Zaključek poslovnega leta

Ob zaključku leta se podatki ne brišejo. Kljub temu je smiselno vzpostaviti arhivsko bazo, če se predvideva potreba po kasnejših izpisovanjih starih podatkov s starimi izpisi. Na taki arhivski bazi se zaradi dodelav izpisov nadgradnje ne smejo izvajati.

Ker se podatki ob zaključku leta ne brišejo, ni potrebno, da bi vse pakete zaključevali sočasno.

Postopek izdelave arhivske baze (za administratorja):

1. Administrator kreira mapo z enakim imenom MITISArhivLLLL in kopira vsebino map iz rednega MIT IS v kreirano mapo.
2. Izdela se arhiv rednega MIT IS.
3. Izvede se restavriranje podatkov iz obstoječe baze na arhivsko bazo (MITISArhivLLLL).
4. Izvede se namestitev (VSETUP) na arhivski bazi. S tem nastavimo pravilne ODBC povezave.
5. Novo arhivsko bazo se označi samo za branje.
6. Administrator kreira bližnjice uporabnikom na Arhiv MIT IS LLLL in določi pravice na bazi in v arhivski MIT IS aplikaciji.

Okvirni vrstni red postopkov pred dokončnim zaključkom leta v Glavni knjigi:

1. sprožiti teste po paketih, kjer je to predvideno (testi podatkov se nahajajo v meniju Ostalo posameznega paketa)
2. dokončno zapreti mesece po paketih do vključno zadnjega meseca za leto, ki se zaključuje (saldakonti, z dokončnim obračunom tečajnih razlik),
3. v Glavni knjigi dokončno zapreti davčni datum za zadnji mesec leta, ki se zaključuje, konti razreda 4, 7, 8 morajo biti predhodno zaključeni),
4. zaključek leta v tekoči bazi. Smer zaključevanja je smiselno, da je enaka, kot je smer vnosov in prenosov npr. najprej MBK, zajem, blagajna, osnovna sredstva, sledijo saldakonti... Zadnja je glavna knjiga.

Za hitrejši pregled neknjiženih podatkov po paketih in neprenesenih podatkov v glavno knjigo je v meniju Ostalo na voljo avtomatski test.

Pregled nezaključenih (neknjiženih ali neprenesenih) postavk iz pomožnih paketov lahko izvedemo tudi preko OPOMNIKOV v Glavni knjigi na namizju paketa.

Pred zaključkom podatkov po posameznih paketih je smiselno preveriti tudi usklajenost kontov in simbolov med glavno knjigo in pomožnimi knjigovodstvi ter vodenjem projektov in pomožnimi knjigovodstvi. To je mogoče narediti v Glavni knjigi v meniju Ostalo in izborom opcije Kontrola s pomožnimi knjigovodstvi.

Obveznosti v paketih, v katerih se zaključek leta ne izvaja

• Fakturiranje
• Nabava: Dokumente je možno arhivirati (posamezno ali pod določenimi pogoji več naenkrat) – opis v pomoči. Arhivirani dokumenti so v isti tabeli z drugim statusom.
• Prodaja: Dokumente je možno arhivirati (posamezno ali pod določenimi pogoji več naenkrat) – opis v pomoči. Arhivirani dokumenti so v isti tabeli z drugim statusom.
• Proizvodnja
• Storitveni nalogi
• Evidenca prisotnosti: Je pa omogočeno brisati arhiv prihodov (meni Ostalo / Brisanje arhiva prihodov. Omogočeno je tudi brisanje zbirnih podatkov (meni Ostalo / Brisanje zbirnih podatkov). 
• Kadrovska evidenca: V paketu Kadrovska evidenca se leto ne zaključuje, se pa izvaja v meniju Ostalo zaključek meseca – arhiviranje podatkov. S tem se podatki prenesejo v arhiv, za nazaj pa podatkov o delavcih ni več mogoče popravljati.
• Plače: V paketu Plače konkretnega zaključevanja obdobij in leta ni. Pred zaključkom leta mora biti pripravljena temeljnica za glavno knjigo V meniju Poročila se v posameznih menijih lahko ti podatki pregledujejo in izpisujejo (z izborom ustreznega obdobja). V meniju Ostalo se lahko v podmeniju Arhivirana izplačila izvede vračilo in brisanje za stare obračune in to kadar na disku ni več dovolj prostora ali določene obdelave postanejo prepočasne. Pobrisanih izplačil ni več mogoče obnoviti. Pred tem se določi obdobje, za katerega se podatki vrnejo med neknjižene in brišejo.
• Honorarji: V paketu Honorarji konkretnega zaključevanja obdobij in leta ni, obstaja samo izvedba prenosa podatkov v arhiv, v meniju Poročila / Podatki iz arhiva se lahko ti podatki pregledujejo in izpisujejo. V meniju Ostalo se lahko v podmeniju Brisanje arhiva izvede brisanje za stare obračune in to kadar na disku ni več dovolj prostora ali določene obdelave postanejo prepočasne. Pobrisanih izplačil ni več mogoče obnoviti.
• Plačilni promet: Paket Plačilni promet je prehoden paket, v katerem se ne izvaja zaključevanje obdobja, pač pa se podatki arhivirajo. Pred zaključkom leta je vseeno potrebno preveriti, ali so obdelani vsi izpiski in narejeni vsi prenosi v ostale pakete. 
• Finančno poslovanje: Preveriti je potrebno le, če so izvedeni vsi prenosi v ostale pakete.
• Knjiga pošte
• Spremljanje projektov: Zaključek leta ni priporočljiv, razen če bi želeli pobrisati podatke za pretekla leta. V primeru odločitve za brisanje starih podatkov se to naredi v meniju Ostalo / Zaključevanje projektov.

Zaključek leta se izvaja po priporočenem vrstnem redu: