Skip Ribbon Commands
Skip to main content
Navigate Up
Sign In

Navodila

:

VSI_Zaključek_leta

MIT navodila za uporabo programa Orkester

Zaključek poslovnega leta

Ob zaključku leta se podatki ne brišejo. Kljub temu je smiselno vzpostaviti arhivsko bazo, če se predvideva potreba po kasnejših izpisovanjih starih podatkov s starimi izpisi. Na taki arhivski bazi se zaradi dodelav izpisov nadgradnje ne smejo izvajati.

Ker se podatki ob zaključku leta ne brišejo ni potrebno, da bi vse pakete zaključevali sočasno.

 

Postopek izdelave arhivske baze (za administratorja):

 
Administrator kreira novo bazo npr. MITISArhivLLLL (LLLL predstavlja leto, ki se zapira) in uporabnikom na njej se dodeli enake pravice kot na redni bazi.
  1. Administrator kreira mapo z enakim imenom MITISArhivLLLL in kopira vsebino map iz rednega MIT IS v kreirano mapo.
  2. Izdela se arhiv rednega MIT IS.
  3. Izvede se restavriranje podatkov iz obstoječe baze na arhivsko bazo (MITISArhivLLLL).
  4. Izvede se namestitev (VSETUP) na arhivski bazi. S tem nastavimo pravilne ODBC povezave.
  5. Novo arhivsko bazo se označi samo za branje.
  6. Administrator kreira bližnjice uporabnikom na Arhiv MIT IS LLLL in določi pravice na bazi in v arhivski MIT IS aplikaciji.

 

Okvirni vrstni red postopkov pred dokončnim zaključkom leta v Glavni knjigi:

  1. sprožiti teste po paketih, kjer je to predvideno (testi podatkov se nahajajo v meniju Ostalo posameznega paketa)
  2. dokončno zapreti mesece po paketih do vključno zadnjega meseca za leto, ki se zaključuje (saldakonti,z dokončnim obračunom tečajnih razlik),
  3. v Glavni knjigi dokončno zapreti davčni datum za zadnji mesec leta, ki se zaključuje, konti razreda 4, 7, 8 morajo biti predhodno zaključeni),
  4. zaključek leta v tekoči bazi. Smer zaključevanja je smiselno da je enaka, kot je smer vnosov in prenosov npr. najprej MBK, zajem, blagajna, osnovna sredstva, sledijo saldakonti... Zadnja je glavna knjiga.

 

Za hitrejši pregled neknjiženih podatkov po paketih in neprenesenih podatkov v glavno knjigo je v meniju Ostalo na voljo avtomatski test.

 

Pregled nezaključenih (neknjiženih ali neprenesenih) postavk iz pomožnih paketov lahko izvedemo tudi preko OPOMNIKOV v Glavni knjigi na namizju paketa.

Pred zaključkom podatkov po posameznih paketih je smiselno preveriti tudi usklajenost kontov in simbolov med glavno knjigo in pomožnimi knjigovodstvi ter vodenjem projektov in pomožnimi knjigovodstvi. To je mogoče narediti v Glavni knjigi v meniju Ostalo in izborom opcije Kontrola s pomožnimi knjigovodstvi.

 

 

Obveznosti v paketih, v katerih se zaključek leta ne izvaja

Čeprav se zaključek leta v paketih ne izvaja, je potrebno poskrbeti, da so vse knjižbe zaključene, knjižene in prenešene v Saldakonte in Glavno knjigo pred dokončnim zaključkom leta.
  • Fakturiranje
  • Nabava: Dokumente je možno arhivirati (posamezno ali pod določenimi pogoji več naenkrat) – opis v pomoči. Arhivirani dokumenti so v isti tabeli z drugim statusom.
  • Prodaja: Dokumente je možno arhivirati (posamezno ali pod določenimi pogoji več naenkrat) – opis v pomoči. Arhivirani dokumenti so v isti tabeli z drugim statusom.
  • Proizvodnja
  • Storitveni nalogi
  • Evidenca prisotnosti: Je pa omogočeno brisati arhiv prihodov (meni Ostalo / Brisanje arhiva prihodov. Omogočeno je tudi brisanje zbirnih podatkov (meni Ostalo / Brisanje zbirnih podatkov). 
  • Kadrovska evidenca: V paketu Kadrovska evidenca se leto ne zaključuje, se pa izvaja v meniju Ostalo zaključek meseca – arhiviranje podatkov. S tem se podatki prenesejo v arhiv, za nazaj pa podatkov o delavcih ni več mogoče popravljati.
  • Plače: V paketu Plače konkretnega zaključevanja obdobij in leta ni. Pred zaključkom leta mora biti pripravljena temeljnica za glavno knjigo V meniju Poročila se v posameznih menijih lahko ti podatki pregledujejo in izpisujejo (z izborom ustreznega obdobja). V meniju Ostalo se lahko v podmeniju Arhivirana izplačila izvede vračilo in brisanje za stare obračune in to kadar na disku ni več dovolj prostora ali določene obdelave postanejo prepočasne. Pobrisanih izplačil ni več mogoče obnoviti. Pred tem se določi obdobje, za katerega se podatki vrnejo med neknjižene in brišejo.
  • Honorarji: V paketu Honorarji konkretnega zaključevanja obdobij in leta ni, obstaja samo izvedba prenosa podatkov v arhiv, v meniju Poročila / Podatki iz arhiva se lahko ti podatki pregledujejo in izpisujejo. V meniju Ostalo se lahko v podmeniju Brisanje arhiva izvede brisanje za stare obračune in to kadar na disku ni več dovolj prostora ali določene obdelave postanejo prepočasne. Pobrisanih izplačil ni več mogoče obnoviti.
  • Plačilni promet: Paket Plačilni promet je prehoden paket, v katerem se ne izvaja zaključevanje obdobja, pač pa se podatki arhivirajo. Pred zaključkom leta je vseeno potrebno preveriti, ali so obdelani vsi izpiski in narejeni vsi prenosi v ostale pakete. 
  • Finančno poslovanjePreveriti je potrebno le, če so izvedeni vsi prenosi v ostale pakete.
  • Spremljanje projektov: Zaključek leta ni priporočljiv, razen če bi želeli pobrisati podatke za pretekla leta. V primeru odločitve za brisanje starih podatkov se to naredi v meniju Ostalo / Zaključevanje projektov.

 

 

 

GK285.JPG

Slika 3 - Zaključevanje projektov

Pred brisanjem je potrebno določiti stroškovno mesto, projekt in obdobje brisanja, saj je opcija predvidena le za morebitno brisanje starih, že zaprtih in torej neobstoječih stroškovnih mest oz.projektov.

  • Opcija priprava otvoritvenih knjižb pripravi novo knjižbo za vsak konto po stroškovnih mestih in projektih. Ta knjižba vsebuje v polju breme vsoto vseh zneskov izbranega obdobja v breme, v polju dobro pa vsoto vseh zneskov izbranega obdobja v dobro. Knjižbe se prikažejo v meniju Dokumenti / Temeljnice kot ročno vneseni podatki. Otvoritvena knjižba se generira na prvi dan za izbranim obdobjem (do dne).
  • Opcija Brisanje starega prometa pa pobriše podatke za izbrano stroškovno mesto, projekt in obdobje. Podatkov brez predhodnega arhiva ni mogoče povrniti!
  • Konsolidacija: če pa bi vseeno želeli brisati podatke iz preteklih let za posamezna podjetja, se to naredi v meniju Ostalo/Brisanje podjetja.

GK284.JPG

Slika 2 - Brisanje podjetja
 

 

 

 

 

Zaključek leta se izvaja le v spodaj navedenih paketih. V ostalih paketih je še pred zaključkom potrebno poskrbeti, da so knjižbe zaključene, knjižene in prenesene v Saldakonte in Glavno knjigo.

 

 

 

 

  

Zaključek leta se izvaja po priporočenem vrstnem redu: