FINANČNO RAČUNOVODSKI PODSISTEM
Podsistem sestavljajo glavna knjiga s saldakonti kupcev in dobaviteljev skupaj z ostalimi pomožnimi knjigovodstvi. Večina poslovnih dogodkov se zajema v pomožnih knjigovodstvih, ki v glavno knjigo in saldakonte pošiljajo podatke, lahko takoj ali kot tedenske, mesečne predloge temeljnic oz. knjižb.
Zagotavlja informacijsko podporo za vse poslovne procese, povezane z nabavo materiala in blaga. Evidentirajo se vsi dogodki, od prvih kontaktov z dobavitelji, povpraševanj, naročil, do prevzema, skladiščenja in porabe materiala. Z enostavnim spremljanjem dogodkov in povezanostjo dokumentov lahko sledimo konkretni knjižbi od izvora pa do končnih bilančnih poročil in kartic partnerja.
Vsak programski paket lahko deluje samostojno, s tem da so vse potrebne povezave avtomatizirane. Podatki, vneseni v katerem koli paketu, so takoj na voljo v drugih paketih za vse uporabnike sistema z ustreznimi pravicami. S posebnimi testi in kontrolami program omogoča medsebojne usklajenosti podatkov med pomožnimi knjigami in glavno knjigo, saldakonti.
Zaključevanje mesecev po posameznih programih deluje kot zaščita pred napačnimi knjižbami v že zaprta obdobja. Sistem omogoča ločeno zaključevanje poslovnih in davčnih obdobij.
V primeru nepričakovanih dogodkov je v posameznih programih vzpostavljena možnost popravkov ter evidentiranja tudi nepričakovanih dogodkov v skladu s predpisi in standardi.
Z večnivojskim spremljanjem poslovanja lahko sistem vzpostavimo za poljubno število organizacijskih enot in stroškovnih mest in to na poljubnih nivojih (holding /podjetje / profitni center / stroškovno mesto).
MIT informacijski sistem je integriran z elektronskim bančnim poslovanjem, obdelavo elektronskih bančnih izpiskov in njihovo avtomatsko knjiženje v programske pakete Saldakonti in Glavna knjiga.
Poslovni proces je poenoten, ne glede na fizične razdalje med akterji procesa kot posebna programska rešitev v povezavi z elektronsko pošto pri likvidaciji računov, digitalizacijo in sistemom podpisovanja.
Programski paketi, ki so vključeni v Finančno računovodski podsistem, so:
- paket GLAVNA KNJIGA, ki je temeljna poslovna knjiga, v kateri so sistematsko prikazane spremembe stanj sredstev in obveznosti do virov sredstev, prihodkov in odhodkov, na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin, s knjižbami na določenih kontih, ki so skladni z uveljavljenim kontnim planom podjetja.
- paket OBRAČUN OBRESTI, ki omogoča avtomatsko pripravo obračunov obresti iz zapadlih postavk, zapadlih in odprtih terjatev in prometa.
paket ZAJEM PREJETIH RAČUNOV, ki omogoča vnos in celovito spremljanje prejetih dokumentov od sprejemne pisarne do likvidacije in kontiranja, knjiženje prejetih dokumentov in avtomatično pripravo temeljnic za glavno knjigo, prenos obveznosti v saldakonte, pripravo plačilnih nalogov.
paket FAKTURIRANJE, ki je namenjen izdelavi in pregledu več vrst faktur za kupca. Na osnovi izdanih faktur se pripravijo tudi davčna poročila in ostala poročila.
paket SALDAKONTI kupcev in dobaviteljev, ki omogoča spremljanje vseh finančnih poslovnih dogodkov, ki se nanašajo na terjatve do kupcev in obveznosti do dobaviteljev.
paket PLAČILNI PROMET, ki je namenjen povezavi s sistemom elektronskega bančništva ter izmenjavi podatkov o prejetih in danih plačilih (standard ISO SEPA 20022).
paket OSNOVNA SREDSTVA, ki omogoča evidenco osnovnih sredstev, spremljanje novo nabavljenih osnovnih sredstev, sprememb na osnovnih sredstvih, izločitve, obračun amortizacije in izdelava avtomatičnih temeljnic za prenos v glavno knjigo.
paket POTNI STROŠKI, ki omogoča evidenco službenih poti zaposlenih. Omogočen je vnos potnih nalogov za službene poti in izdelavo obračunov potnih stroškov v poljubnih tujih denarnih enotah. Vodi se interni šifrant relacij, cen bencina in dnevnic.
paket KONSOLIDACIJA, ki je namenjen vodenju in pripravi uskupinjenih poročil. Vzpostavljena je evidenca odvisnih, pridruženih in obvladujočih združb s hierarhičnimi šiframi.
paket PREŠIFRACIJA, ki omogoča spremembo iz stare šifre v novo šifro z uporabo prešifracijske tabele.
Slika 1: Povezanost programskih modulov Finančno računovodskega podsistema in nekaterih specialnih rešitev