Knjiga pošte - Oddana pošta
Vzpostavljena je direktna povezava med Oddano pošto in moduloma Fakturiranje in Saldakonti.
Ob vnosu oddano pošto razvrstimo po tipih pošte, ki smo jih predhodno defiirali v šifrantu Vrsta pošiljke.
Polja za vnos so sistemsko nastavljiva in jih prilagodimo potrebam evidence knjige pošte v posameznem podjetju.
Po izvedenem evidentiranju oddane pošte pripravimo poročilo
Popis oddanih pošiljk, ki je pripravljen po zahtevah Pošte Slovenije.
Vnos pričnemo z izbiro dneva, datuma vnosa oddane pošte.
Slika 1 - Vstopno okno v modul oddane pošte programa Knjiga pošte
V primeru, da nam uporabnik v saldakontih pošlje dokumente za oddajo (IOP, Opomini), je tem dokumentom potrebno definirati podatke in jih prenesti med Oddano pošto.
Vnos izvedemo preko ikone Dodajanje ali funkcijske tipke F3.
Slika 2 - Ikona za dodajanje pošte za oddajo
Ustrezno število dni za vnos podatkov za nazaj se vpiše v sistemski spremenljivki XSTDNI in sicer je mogoče vpisati - število dni od navedenega datuma ob vstopu. Program javi opozorilo in nadaljevanje vnosa ni dovoljeno.
V primeru, da v skladu z dogovorom Pošte Slovenije izvajamo tudi tehtanje pošte, izvedemo za vsako oddano pošto tudi vpis podatkov o količini, masi (v gramih) in poštnini.
Slika 3 - Vnosna polja oddane pošte
Po shranitvi vnešenih podatkov imamo možnost z direktnim vpisom v polje dopolniti manjkajoče podatke o:
- povratnici (D-s povratnico)
- količini (število kuvert)
- masi (v gramih)
- poštnini (znesek v EUR)
Na ta način lahko hitreje vnesemo manjkajoče podatke, spremembe ni potrebno izvesti preko opcije Korekture.
Slika 4 - dopolnitve z direktnim vnosom na predogledu
Ko v Oddano pošto vnesemo podatke o dokumentu, ga lahko skeniramo in pripnemo nanj priponko preko posebne ikone Priponke in dogodki.
Slika 5 - Ikona za shranitev in pregled skeniranih dokumentov in prilog
Preko priponk lahko izvedemo tudi skeniranje dokumenta: 
Slika 6 - Opcija za digitaliziranje prejete oddane pošte
Omogočeno je pošiljanje obvestila o oddani ali prejeti pošiljki. Besedilo se izpiše samo v primeru, če so vneseni podatki Zadeva, Opombe, Znesek, Datum rešitve in Stroškovno mesto. Če je priponka vnesena že prej, se pri posredovanju sporočila že "sama pripne" na mail.
Zaposleni, ki bo pošto prejel, mora imeti vpisan e-naslov v šifrantu
Delavci.
Slika 7 - Prikaz pošiljanja obvestila po e-pošti s pripeto prilogo
Na pregledu vnesenih podatkov se nahaja tudi ikona Razlaga polj, preko katere lahko spremljamo šifrante Vrsto izmenjave, Vrsto pošiljke, Partnerja in Naslovnika.
Okno se odpre in zapre s klikom na ikono.