Program Zajem prejetih računov omogoča vnos in celovito spremljanje prejetih dokumentov od sprejemne pisarne do likvidacije in kontiranja, kontrola ažurnosti likvidacijskih postopkov po službah in posameznikih, ločeno spremljanje likvidiranih in nepotrjenih računov, razdelitev stroškov po stroškovnih mestih, projektih, evidenca prejetih računov glede na Zakon o davku na dodano vrednost z izpisom Evidence prejetih računov. Priprava plačilnih nalogov za prejete račune ter povezava s Plačilnim prometom, kontrole za zagotavljanje usklajenosti podatkov, povezave s saldakonti (prenos likvidiranih računov), povezave z glavno knjigo (predlog in izdelava temeljnic), povezave s spremljanjem projektov. Vzpostavljena je tudi možnost elektronske izmenjave dokumentov preko opcije E-računi.
OZAJ 000 - ZAJ Osnovna verzija
VODENJE PREJETIH FAKTUR PO PROTIKONTIH:
možnost razbijanja zneska prejete fakture po pozicijah - protikontih, pregled in izpis prejetih faktur po pozicijah/protikontih,
SPREMLJANJE NEPOTRJENIH PREJETIH FAKTUR:
vnos, pregled in korekture po raznih ključih, izpis kontrolnika nepodpisanih faktur, možnost naknadnega dodajanja manjkajočih podatkov pred knjiženjem,
EVIDENCA DDV PODATKOV:
izpis nepodpisanih faktur po datumu prejema, izpis knjige vhodnih davkov in izpis knjige prejetih računov v predpisani obliki, pregled po davčnih oznakah, pregled obračunov uvoza, pregled podatkov povezanih z danimi predplačili,
SPREMLJANJE LIKVIDIRANIH PREJETIH FAKTUR:
pregled po raznih ključih, izpis knjige likvidiranih prejetih faktur po interni številki fakture, datumu veljave, kontu, partnerju, državah, denarni enoti, oznaki, simbolu, naročilnicah, prevzemnicah, številki uvoznega zaključka, ECL(U)-ju,
pregled seštevkov zneskov nepotrjenih in likvidiranih faktur po kontu v obdobju,
test usklajenosti nepotrjenih faktur pred knjiženjem in test likvidiranih faktur kadarkoli po knjiženju,
avtomatski storno likvidiranih faktur,
spremljanje prejetih faktur po nabavnih referentih in po podpisnikih: vnos nabavnega referenta in podpisnika na prejeto fakturo, izpisa nepotrjenih prejetih faktur po nabavnih referentih in po podpisnikih,
zapiranje mesecev (obdobja) s kontrolo pri vnosu, korekturah in knjiženju,
POVEZAVA S SALDAKONTI:
prenos in izpis prenesenih faktur ter pregled prenesenih, neprenesenih faktur v paket Saldakonti, pregled kartice partnerja,
POVEZAVA z GK:
izpis temeljnice na nivoju posamezne prejete fakture in izpis predloga zbirne temeljnice za Glavno knjigo ter avtomatična izdelava temeljnice (po stroškovnih mestih) v paketu Glavna knjiga,
POVEZAVA Z VODENJEM PROJEKTOV:
uporaba ključev pri vnosu pozicij prejetih faktur, izpis in prenos prejetih faktur v paket Vodenje projektov.
OZAJ 200 - Elektronska likvidatura
Likvidiranje prejetih računov s pomočjo pošiljanja digitaliziranega prejetega računa s priponkami podpisnikom po elektronski pošti
- omogoča sočasen in enkraten vnos v program in digitaliziranje računa
- digitaliziranje se izvaja na delovni postaji z Windows
- potreben je pregledovalnik elektronske pošte Outlook
OZAJ 210 - Obroki in zadržana plačila
Plačilo računov na več obrokov oziroma možnost odloženih - zadržanih plačil.
Zadržana, odložena plačila se v saldakonte prenesejo na istem ali drugačnem kontu obveznosti (polje konta odloženih plačil v kontnem planu) oziroma na istem ali drugačnem simbolu glede na simbol računa.
Glede na število vpisanih obrokov se generirajo, obroki, ki jih je omogočeno pred knjiženjem, prenosom računa v saldakonte popraviti.
Vknjižba obveznosti računa je v saldakontih stornirana z vknjižbo, ki je na istem kontu kot je vknjižba obveznosti in lahko na drugem simbolu kot je na simbol obveznosti računa. Med njima se generira vezava. Za saldakonte se generirajo vknjižbe obrokov z istim datumom veljave in različnimi datumi valute.
OZAJ 220 - Povezava s programskim paketom MBK
Povezava prejetega računa s prevzemnicami v materialno blagovnem knjigovodstvu (lahko za delni znesek). Glede na šifro partnerja ob vnosu prejetega računa, program predlaga prevzemnice, ki jih je omogočeno povezati s prejetim računom. Prevzemnico je omogočeno vnesti na glavi računa.
Kontrolnik prevzemnic in prejetega računa:
- Dodatno poročilo (kontrolnik), ki prikaže prevzemnice brez računov v določenem obdobju, tečajne razlike iz naslova prevzema v tuji denarni enoti in prejeti račun v tuji denarni enoti.
- Povezava in kontrolnik sta narejena za nabavno vrednost prevzema (brez odvisnih stroškov).
OZAJ 225 - Vrednotenje Prevzemnic iz ZAJ
Možnost povezave pozicije prejetega računa s knjiženo prevzemnico iz materialno blagovnega knjigovodstva (MBK), ki omogoča vpis dobaviteljeve cene in dobaviteljeve vrednosti na prevzemnico iz programa Zajem v MBK.
Na pregledu pozicij prejetega računa je omogočeno, preko dodatnega modula, izbrati izmed vseh nepovezanih prevzemnic dobavitelja, ki je izbran na glavi prejetega računa. Uporabnik potrdi želene prevzemnice in jih preko dodatnega menija ali posebnega gumba prenese med pozicije prejetega računa. Program kreira pozicije prejetega računa. Znesek vsake pozicije je vrednost prevzema po dobaviteljevem znesku prevzemnice. Omogočen je popravek dobaviteljeve cene ali vrednosti, ki popravi dobaviteljeve cene vrednosti na povezani prevzemnici.
V MBK je potrebno potrditi kalkulacije (lahko za več prevzemnic istočasno). V primeru, da je bilo iz MBK že izveden prenos v GK, program za razliko v vrednosti materiala kreira temeljnico.
Ob knjiženju prejetega računa je dodana kontrola na usklajenost zneskov pozicij prejetih računov s povezanimi prevzemnicami po dobaviteljevem znesku. V primeru neskladja se izpiše obvestilo in prepreči knjiženje prejetega računa.
Avtomatski storno prejetega računa razveljavi povezavo pozicij s prevzemnicami.
Temeljnice, ki so nastale pri vrednotenju v MBK, je potrebno korigirati, oz. stornirati ročno v MBK.
Vnos odvisnih stroškov na prevzemnico je omogočen po knjiženju prejetega računa za prevzem materiala.
Opcija razporeditev stroškov kooperacije omogoča, da pri vnosu prejetega računa za kooperacijo, ob vnosu stroška kooperacije v programu Zajem razdelimo stroške kooperacije na ustrezne delovne naloge, ki imajo vpisano tehnološko delovno mesto kooperanta - partnerja za katerega prejeti račun vnašamo.
Ob shranitvi stroškovne pozicije prejetega računa, program kreira izdajnico v materialno blagovnem knjigovodstvu, ki bo obremenila s stroški kooperacije izbrane delovne naloge. Kreirane izdajnice vidimo v materialno blagovnem knjigovodstvu, kjer jih izpišemo s potrditvijo in knjižimo.
Možnost vpisa odvisnih stroškov na knjižene prevzemnice v MBK, ki še nimajo potrjene nabavne kalkulacije, ob vnosu prejetih računov, iz programa Zajem prejetih računov. S tem postopkov razporeditve odvisnih stroškov je vzpostavljena tudi povezava med prejetim računom in pripadajočimi prevzemnicami na katere je bil strošek razporejen. Nabavna kalkulacija prevzemnic se potrdi v programu Materialno blagovno knjigovodstvo.
OZAJ 240 - Likvidatura- seznam podpisnikov
Podpisovanje prejetih računov z izborom v naprej določenega seznama podpisnikov in izdelavo dela pozicij prejetih računov s strani podpisnikov. Podpisniki imajo omogočen pregled digitaliziranih priponk prejetih računov. Knjiženje prejetih računov je omogočeno, ko so račun potrdili vsi podpisniki.
OZAJ 245 - Koledar neplačanih dni
Možnost določitve dni s posebnim koledarjem, ko je bančni plačilni promet zaprt.
OZAJ 250 - Povezava ZAJ - NA
Ob vnosu prejetega računa možnost povezave računa z več celimi pozicijami različnih naročilnic vnesenih na istega partnerja.
Kontrola med naročilnicami in prejetimi računi se vrši s pomočjo kontrolnika v programu Zajem. Poročilo upošteva povezovalno tabelo med knjiženimi prejetimi računi in pozicijami naročilnic. Kontrolnik prikaže razlike v zneskih med prejetimi računi in povezanimi pozicijami naročilnic.
OZAJ 254 - POVEZAVA PREJETIH IN IZDANIH RAČUNOV
Povezava prejetega računa za stroške prevoza ali druge stroške nastale pri logistiki ali manipulaciji z blagom, katerega smo obračunali na izdanem računu in pri katerem smo uveljavljali oprostitev za obračun DDV. Vpogled in povezava je namenjena dokazovanju o resnično opravljeni dobavi v primeru davčnega pregleda.
Na podlagi kreirane povezave med pozicijo prejetega računa in izdanim računom v programu Fakturiranje ali Materialno blagovno knjigovodstvo, je tako omogočeno iz pregleda izdanega računa videti podatke vezanih prejetih računov. Vpogled je preko ikone za Povezave - zavihek Prejeti računi. Tu je omogočen vpogled na podatke prejetih računov vezano na izbrani izdani račun.
Preko ikone za pregled priponk na izbranem računu, pa je omogočen izbor in vpogled na priponke povezanih prejetih računov.
Meniji preko katerih je omogočen vpogled v povezane prejete račune so:
- Fakturiranje - Fakture (storitveni računi), Fakture iz dobavnic (zbirni računi), Evidenčne fakture;
- Materialno blagovno knjigovodstvo - Dobavnice in fakture, Prenosnice - Konsignacijske prenosnice.
Povezavo je omogočeno narediti v postopku likvidacije - desktop program Podpisovanje oziroma pri vnosu pozicije prejetega računa v programu Zajem prejetih računov.
OZAJ 260 - LOČENO ŠTEVILČENJE PO DODATNEM POGOJU
Številčenje prejetih računov ločeno po dodatnem pogoju. Možnost izbora po:
- simbolu,
- oznaki,
- enoti.
OZAJ 270 - STROŠKI RAČUNOV PO OSNOVNIH SREDSTVIH
Spremljanje stroškov po osnovnih sredstvih:
- možnost vnosa stroškov po knjiženih osnovnih sredstvih iz registra osnovnih sredstev,
- poročilo o stroških iz knjiženih prejetih računov v programu Zajem po osnovnih sredstvih, v izbranem obdobju.
Ker se pojavlja vse več stroškov, katere je potrebno časovno razmejiti je pripravljen pomočnik, ki kreira iz prvotne pozicije razmejitev stroška na izbrano število poslovnih obdobij in s tem tudi ustrezno delitev stroška.
Opcija delitve stroškov časovnih razmejitev predvideva delitev s kreiranjem ustreznih pozicij že na samem prejetem računu. S tem je zagotovljeno, da se bo razmejitev delila že na izvoru. S tem se zagotovi ustrezno delovanje že obstoječih poročil in sicer tako v programu Glavna knjiga kot v programu Zajem prejetih računov (npr. stroški po osnovnih sredstvih). Ohrani se obstoječi postopek prenosov in povezave na izvorni dokument (priponke...).
Uporabnik vnese pozicijo, ki jo označi, da se bo razmejila. S pomočnikom na razmejitev izbere podakte potrebne za kreiranje novih pozicij kot so, stroškovni konto, stroškovno mesto, projekt, število mesecev. Po potrditvi število obrokov program prikaže pozicije, ki jih bo vpisal. Spreminja se poslovno obdobje (datum veljave). Davčno obdobje je enako prvotni poziciji. Izravnava do prvotne pozicije se izvaja na zadnjem mesecu delitve.
OZAJ 300 - Povezava ZAJ - E - računi
Opcija zajema:
OZAJ 350 - Knjigovodski popravki v drugem poslovnem obdobju
Knjigovodski popravki knjiženih prejetih računov omogočajo storno pozicije prejetega računa v programu Zajem in izdelava ene ali več novih pozicij z možnostjo v drugem poslovnem ali davčnem obdobju, kot je bil prejeti račun knjižen. Knjigovodske popravke izvajamo za primere, ko je prišlo do napake npr. pri vnesenem stroškovnem mestu, projektu, stroškovnem kontu, davčni oznaki, davčnem datumu. V primeru, da moramo izvesti popravke, ki se nanašajo na podatke za saldakonte, potem izvedemo storno računa.
Nove pozicije se prenesejo na ločeno temeljnico v glavno knjigo oziroma vodenje projektov.