Skip Ribbon Commands
Skip to main content
Navigate Up
Sign In

Navodila

:

KP_Prejeta_posta

MIT navodila za uporabo programa Orkester
​​​​​

Knjiga pošte - Prejeta pošta

Vnos prejete pošte izvajamo zaradi vzpostavitve evidence pošte po različnih kriterijih: datumih, pošiljateljih, zadolžencih.

Ob vnosu prejeto pošto razvrstimo po tipih prejete pošte, ki smo jih predhodno defiirali v šifrantu Vrsta pošiljke.

Polja za vnos so sistemsko nastavljiva in jih prilagodimo potrebam evidence knjige pošte v posameznem podjetju.

Posebno polje za nastavitev je polje Številka knjižbe. Številčenje dokumentov lahko uporabniku prilagodimo glede na leto, tip dokumenta ali ostale kriterije.

Posebne nastavitve:

1. Pri vnosu podatkov lahko naročniku s posebnim validom .VA_DAT_PREJ vzpostavimo kontrolo za datum vnosa. Valid se lahko nastavi na prejeti in oddani pošti. Kontrola se izvaja po potrditvi datumskega polja. Ustrezno število dni za vnos podatkov za nazaj se vpiše v sistemski spremenljivki XSTDNI in sicer je mogoče vpisati - število dni od navedenega datuma ob vstopu. Program javi opozorilo in nadaljevanje vnosa ni dovoljeno.

2. Če želimo, da se nam pri zaporednem vnosu podatkov določena polja brišejo, nastavimo polja v sistemskih nastavitvah ( znak ! v XKP_PP ali XIP_PP ).

3. Po vnosu številke dobaviteljevega računa se  prepišejo v polje SKLIC samo številke in znak -. V primeru, da so v številki računa tudi črke, se te v sklic ne prepišejo. Znak /, se spremeni v -. V polju STRAC_D mora biti vpisan valid .VA_STRAC_D.

Vnos pričnemo z izbiro dneva, datuma vnosa prejete pošte. Z izdajo 905-000 se ponudi obdobje od-do, kar omogoča lažje iskanje vnesenih zapisov.

KP_Vstop.jpg

Slika 1 - Izbor datuma vnosa (prejema) prejete pošte
 

Večino podatkov prepišemo iz prejetega dokumenta.

Vnos izvedemo preko ikone Dodajanje ali funkcijske tipke F3

KP10.JPG 

Slika 2 - Ikona za dodajanje 

Ustrezno število dni za vnos podatkov za nazaj se vpiše v sistemski spremenljivki XSTDNI in sicer je mogoče vpisati - število dni od navedenega datuma ob vstopu. Program javi opozorilo in nadaljevanje vnosa ni dovoljeno.​

KP_KNJIGA POŠTE 904_4.JPG


Za povezavo z modulom Zajem prejetih računov so pomembna vnosna polja:

- Datum prejema: dan prejema dokumenta

- Datum fakture: podatek prepišemo iz prejetega računa - ta podatek se vpiše še v datum veljave (glej pogoj pri datum veljave) in datum odpreme

- Datum veljave: bilančni datum, veljavnost dokumenta - če je datum veljave odprt na vnosnem nizu se bo med prejete račune prenesel ta datum, sicer se bo vpisal datum računa/fakture vnesen v knjigi pošte.

- Vrsta pošiljke: za prejete račune moramo imeti definirano posebno šifro vrste pošiljke

- Pošiljatelj: izberemo šifro poslovnega partnerja iz šifranta Partnerji

- Naslovnik: ikona poleg polja Naslovnik ponudi pomoč na vse tiste partnerje, ki jih NISMO vnesli v šifrant Partnerji, smo pa od njih že prejeli prejeto pošto.

- Opombe: splošen opis računa

- Znesek: podatek, ki ga prepišemo iz prejetega računa ter ustrezna Denarna enota.

- Št. dobaviteljevega računa, ki je v večini primerov enaka kot podatek v polju Sklic

- Valuta: datum zapadlosti računa 

- Model: vrsta modela

- Sklic: sklicevalna številka, v katero se prepiše vrednost iz dobaviteljeve številke računa. Na tem polju ni kontrole na model, tako kot je v ZAJ, ker gre za drugo polje (v ZAJ je polje ODOBR2, v KP pa SKLIC).

- TRR partnerja: osnovni TRR se prepiše iz osnovnih podatkov, pomoč je na seznamu TRR partnerja. Vzpostavljena je tudi možnost dodajanja nove banke v primeru tujega TRR.

   KP5.JPG

Slika 3 - Prikaz vnosa podatkov prejete pošte

Ob shranitvi vnešenih podatkov se izvaja kontrola na pretekle vnešene podatke. Program preveri enako kombinacije naslednjih vnešenih polj: Št. dobaviteljevega računa + znesek + šifra partnerja + tip prejete pošte.

Pri kopiranih dokumentih se testiranje ne izvaja.

 KP6.JPG 

Slika 4 - Obvestilo o obstoju enakega dokumenta

Ko v Prejeto pošto vnesemo podatke o dokumentu, ga lahko skeniramo in pripnemo nanj priponko. Po prenosu podatkov v ZAJ je ta priponka vidna tudi na prejetem računu. V tem primeru priponke nimamo več pod ikono Priponke in dogodki, ampak jo lahko vidimo preko povezave z ZAJ s priponko Priponke in dogodki iz ZAJ.
 
V primeru pa da ima naročnik vklopljeno funkcionalnost
XSCANFAK - Shranjevanje prilog dokumentov na strežnik ali lokalno mapo in
XSCANTAKOJ - shranjevanje prilog dokumentov takoj po shranitvi glave dokumenta,
program takoj po shranitvi vnosa (ne korekture) odpre okno za shranitev in digitaliziranje. 
 
KP7.JPG 

Slika 5 - Ikoni za shranitev in pregled skeniranih dokumentov in prilog

Preko priponk lahko izvedemo tudi skeniranje dokumenta:

KP13.JPG

Slika 6 - Opcija za digitaliziranje prejete pošte

 
Omogočeno je pošiljanje obvestila o prispeli pošiljki. Besedilo se izpiše samo v primeru, če so vneseni podatki Zadeva, Opombe, Znesek, Datum rešitve in Stroškovno mesto. Dodajo se lahko tudi priloge \ priponke. Če je priponka vnesena že prej, se pri posredovanju sporočila že "sama pripne" na mail.
 
KP8.JPG 

Slika 7 - Prikaz pošiljanja obvestila po e-pošti

Na pregledu vnesenih podatkov se nahaja tudi ikona Razlaga polj, preko katere lahko spremljamo šifrante Vrsto izmenjave, Vrsto pošiljke, Partnerja in Naslovnika. 
Okno se odpre in zapre s klikom na ikono. 

KP_Razlaga_polj_prejete1.JPG


 

nazaj na osnovna navodila Knjige pošte

 

Funkcionalnosti desnega menija:

Izbor

Izpis dnevnika prejete pošte

Prenos v Zajem prejetih računov

Izvoz opomnikov v Outlook

Kopiranje

 

Posebne pravice:

KP.PP - Dokumenti \ Prejeta pošta: dostop, vnos v meni Prejeta pošta, povezava s paketom Zajem PF

 

Možna vnosna polja za Prejeto pošto