Z vnosom pozicij prejetega računa razdelimo obveznost do dobavitelja po stroškovnih in davčnih kontih. Seštevek pozicij (breme-dobro) mora biti usklajen z zneskom iz glave računa, kjer vnesemo obveznost do dobavitelja.
Pozicije vnašamo, dodajamo pri prejetem računu s statusom neknjiženo.
Klic programskega modula za vnos pozicij prejetih računov naredimo z izborom opcije desnega menija Pozicije ali z dvojnim klikom na glavo prejetega računa ali preko hitre tipke CTRL + F7.
Po izboru menija Pozicije računa se nam odpre programsko okno za pregled in popravljanje že vnesenih pozicij in za dodajanje novih pozicij računa. Dokler račun še ni knjižen lahko pozicije tudi brišemo (opcija desnega menija za brisanje vseh pozicij računa).
Vnos nove pozicije naredimo na zavihku Pregled in izbor ikone za vnos oziroma hitra tipka <F3>.
Slika 1: Okno za pregled, vnos, popravek pozicij prejetega računa in možnosti desnega menija modula pozicij prejetega računa v programskem paketu Zajem prejetih računov
Vnos pozicij prejetega računa
Najprej vnesemo davčno pozicijo za DDV za katero imamo pravico do odbitka DDV.
Program ponudi DDV oznake iz šifranta Davčne oznake po naslednjih omejitvenih pogojih:
- konto obveznosti iz glave računa se ujema z omejitvijo iz polja Konto fa davčne oznake;
- davčna oznaka ima izbran DDV klasifikator. Na DDV klasifikatorju je določeno za kateri tip partnerja se ponudijo. Tip partnerja pa določamo v šifrantu partnerja - DDV zavezanost (*-DDV zavezanec, T-tujec, ' ' - prazno ni DDV zavezanec...);
- davčna oznaka ima v polju Aktivno izbrano 0-Aktivna.
Program po izboru davčne oznake zapiše protikonto davka, glede na znesek obveznosti iz glave računa izračuna in ponudi znesek davka. V primeru, da je na računu obračunana le ena vrsta davka bo znesek davka pravilen in ga le potrdimo z Enter. Program bo izračuna in zapisal tudi znesek davčne osnove in davka. V primeru, da je na računu obračunan DDV po različnih stopnjah moramo izračunani znesek ustrezno znižati. Davčna osnova in davek se bo preračunala glede na vpisani znesek.
Slika 2: Vnos DDV pozicije prejetega računa v programskem paketu Zajem prejetih računov
Glede na nastavitev sistema in dogovor so možnosti za nadaljno obdelavo računa naslednje:
- vnos lahko nadaljujemo s pozicijo za davčno osnovo - stroškovna pozicija. Pozicijo lahko vnesemo v celoti oziroma jo naknadno dopolnimo s podatki o npr. stroškovnih mestih oziroma izberemo razdelilni ključ, ki bo po shranitvi pozicijo razdelil glede na delitvene pogoje;
- uvoz stroškovnih pozicij iz datoteke excel;
- stroškovne pozicije kreirajo podpisniki ob postopku podpisovanja. Referent iz računovodstva jih po potrditvi računa s strani podpisnika le dopolni (vpis zneska za glavno knjigo in določitev davčnih oznak brez pravice do odbitka DDV ali oproščen promet).
Slika 3: Vnos stroškovne pozicije prejetega računa v programskem paketu Zajem prejetih računov
Ko smo na vnosu ali korekturah pozicije računa, program omogoča, da z desnim klikom v desni del okna aktiviramo možnosti:
- Pomoč pri vnosu (tu program omogoča shranitev pomoči pri vnosu),
- Najdi - iskanje po dokumentu,
- Besedilo iz glave računov - podpisniki (prikaz besedila vpisanega s strani podpisnikov, ki ga je možno videti tudi v spodnjem delu glave računa,
- Delilnik podpisnikov - vpogled na tabelo delilnika računa preko web Podpisovanja.
Slika 4: Možnosti dodatnega menija ob vnosu ali korekturah pozicije prejetega računa