Odpiranje polj za vnos, popravek je omogočeno nastaviti glede na želje naročnika. Nekatera polja so za vnos obvezna. Pri določitvi vrstnega reda polj je poleg želje naročnika potrebno upoštevati še kako pomoč na posameznih poljih deluje (vsebinska povezava pomoči na poljih).
Polja za stroškovno razdelitev obveznosti iz prejetega računa
Protikonto
Vnos protikonta pozicije (kontrola glede na XVNKON - minimalna dolžina proti konta). Izbrani protikonto mora biti najprej vnesen v kontnem načrtu s statusom aktivno. Na polju je pomoč na kontni načrt. Polje ob knjiženju računa ne sme biti prazno.
Znesek pozicije
Znesek, ki bo v glavni knjigi knjižen na vneseni protikonto. Na davčnih pozicijah (izbrana davčna oznaka) se izvede tudi predpriprava davčne osnove in davka.
Denarna enota
Denarna enota pozicije je običajno ista kot glava prejetega računa. Razlikuje se v primeru, ko se na račun v tuji denarni enoti, vpiše dodatne pozicije za samoobdavčitev. Predlaga se vedno denarna enota iz glave prejetega računa, ki pa jo je pri samoobdavčitvah popravimo v denarno enoto EUR.
B/D
Določitev ali gre znesek v breme ("B") ali v dobro ("D"). Pri protikontu je stran knjiženja običajno "B". Pozicija se kontira v dobro, če je v kontnem planu, polje B/D označeno "D".
Možnost izbora šifre ključa, ki omogoča delitev zneska pozicije na stroškovna mesta glede na pripadajoče faktorje za posamezno stroškovno mesto. Seštevek vseh faktorjev posameznega razdelitvenega ključa mora biti 1. Po shranitvi pozicije z izbranim razdelitvenim ključem program samodejno kreira razdeljene pozicije skladno s faktorjem delitve stroškov. Deli se znesek davčne osnove, davka, znesek pozicije in znesek potrditve. Projekt in ostali podatki ostanejo enaki kot na prvi poziciji, ki je bila osnova za delitev. Izbrani ključ se iz polja ključ izbriše, saj nastanejo nove pozicije z razdeljenimi zneski.
Izberemo stroškovno mesto (če ni že vnesen ključ) na katerega se bo knjižil znesek stroška. Vnos se preverja glede na nastavitev konta v kontnem načrtu in sicer na katerih kontih spremljamo stroškovna mesta. V primeru, da uporabimo konto na katerem je določeno, da se spremljajo stroškovna mesta in ne gre za konkretno stroškovno mesto, moramo izbrati splošno šifro stroškovnega mesta. Delitev iz splošne šifre stroškovnega mesta lahko skladno z internimi pravili delimo na konkretna stroškovna mesta v okviru programskega paketa Glavna knjiga ali Spremljanje projektov.
Izberemo projekt na katerega se bo knjižil znesek stroška. Vnos se preverja glede na nastavitev konta v kontnem načrtu in sicer na katerih kontih spremljamo projekte in na katerih ne. V primeru, da uporabimo konto na katerem je določeno, da se spremljajo projekti in ne gre za konkretni projekt, moramo izbrati splošno šifro projekta. Delitev iz splošne šifre projekta lahko skladno z internimi pravili delimo na konkretne projekte v okviru programskega paketa Spremljanje projektov.
Slika 5: Kreriranje stroškovih pozicij prejetega računa z izborom ključa delitve po stroškovnih mestih, v programskem paketu Zajem prejetih računov
Polja za DDV poročila
Davčna oznaka:
Šifra davčne oznake, ki se vnašajo pri davčnih pozicijah:
- odbitnih vhodnih davkov na podlagi pomoči iz matične datoteke davčnih oznak v povezavi z matično datoteko DDV klasifikatorja -v primeru vnosa se predpripravi protikonto;
- neodbitni DDV - protikonto je stroškovni konto,
- oproščeni DDV - protikonto je stroškovni konto.
Davčna osnova:
Davčna osnova se predpripravi na podlagi prej vnesenih podatkov in se prav tako izpisuje v Evidenci-PR. Možno jo je popraviti zaradi morebitnega drugačnega zaokroževanja na dokumentu. Davčno osnovo se vnese na poziciji z davčno oznako (oproščeni DDV, neodbitni, odbitni vstopni DDV, samoobdavčitev). Znesek vnesemo v denarni enoti EUR.
Davek:
Znesek davka pri odbitnem, neodbitnem davku. Pri oproščenem prometu je znesek davka enako 0,00. Znesek davka je v EUR.
Davčni datum:
Davčni datum se predlaga iz glave prejetega računa. Običajno je to isti datum. Davčni datum na davčnih pozicijah ne sme biti prazen. Pri samoobdavčitvi je davčni datum na poziciji za obveznost davka lahko drugačen kot na poziciji s pravico do odbitka. V primeru, da je to sta obe poziciji v istem davčnem mesecu, naj bo davčni datum isti.
Za starejša davčna poročila (pred 1.1.2010) so pomembni še naslednji podatki na poziciji prejetega računa:
EUL - številka enotne carinske listine
Datum EUL - datum izstavitve enotne carinske listine
Datum prejema EUL - datum prejema enotne carinske listine, ki je bil pomemben za obrazec E-UVOZ in upoštevanje davka od uvoza
Carinski postopek - šifra carinskega postopka iz šifranta transakcij npr. 40 redni uvoz
Slika 6: Vnos DDV pozicij (pravica do odbitka, brez pravice do odbitka, oproščeno) prejetega računa v programskem paketu Zajem prejetih računov