Podpisovanje dokumentov (prejeti računi, interne naročilnice, potni nalogi) lahko izvajamo s pomočjo programskega paketa Podpisovanje oziroma podpisovanje le prejetih računov v programskem modulu Podpisovanje v okviru programskega paketa Zajem prejetih računov.
Pri postopku potrjevanja prejetih računov je omogočeno podpisnikom, da ob potrditvi računa hkrati določijo še stroškovni konto, stroškovno mesto, projekt in znesek potrditve.
Ob potrditvi se kreira pozicija prejetega računa, ki ima vpisano šifro podpisnika, datum potrditve in znesek potrditve.
Dopolnitev pozicij podpisnikov s strani računovodstva:
Slika 1: Modul Prejeti račun programskega paketa Zajem prejetih računov za vnos, dopolnitev pozicij prejetih računov
Vstopimo v programski modul Dokumenti / Prejeti računi. Lahko izberemo možnost omejitve "samo podpisani" računi, status neknjiženi račun.
Program nam na predogled prikaže neknjižene, podpisane prejete račune. Dvojni klik na zapis glave računa ali desni klik Pozicije računa nam prikaže okno za vnos ali dopolnitev pozicij računa.
Dopolnimo podatke kot so znesek pozicije za glavno knjigo pravilen protikonto (če je dogovor, da ga podpisniki ne vnesejo sami) in na prejetih računih za oproščeni DDV ali DDV brez pravice do odbitka vnesemo še davčno oznako, davčna osnovo, davek.
Slika 2: Zavihek Korekture za dopolnitev stroškovnih pozicij kreiranih s strani podpisnikov
Po dopolnitvi pozicij prejetega računa izvedemo postopek knjiženja prejetega računa.