Zajem prejetih računov - Vezava prejetega računa s komercialnimi dokumenti
Povezavo izvajamo v programu Zajem prejetih računov / DOKUMENTI - Vnos prejetih računov ali Podpisovanje
Postavimo se na glavo prejetega računa in kliknemo na ikono s sliko številke 1.
Program pokaže naročilnice / prevzemnice partnerja računa. Partnerja je omogočeno na povezovalnem oknu spremeniti in to pomeni spremembo filtra za prikaz komercialnih dokumentov.
Prevzemnica mora biti knjižena.
Z izdajo 910-000 je vzpostavljena možnost izbora Datum od za prikaz prevzemnic in naročilnic. Za prevzemnico se upošteva datum veljavce, za naročilnico pa dogovorjeni rok. Osnovna vrednost datuma je datum začetnega stanja v MBK (sistemska spremenljivna XDAT_ZS). Po vnosu in potrditvi datuma se pregled dokumentov osveži.
Z izdajo 910-000 je narejena tudi dopolnitev, da se v primeru zavrnitve računa ali brisanja računa briše tudi povezava na prevzemnico ali naročilnico.
V pregledu glav komercialnega dokumenta nam je v pomoč izračunan znesek Razlika. Program tu prikaže vrednost dokumenta, ki je znižana za že izvedene povezave.
V osrednjem pregledu je prikaz pozicij dokumenta na katerem stoji program. Prikazane so pozicije, ki še niso bile izbrane. V primeru, da smo pozicijo delno že povezali na drug prejeti račun, kliknemo na opcijo Prosti dokumenti (umaknemo kljukico). Program tako pokaže že vezane pozicije komercialnih dokumentov s prikazano razliko v količini.
Pozicije dokumenta izberemo s klikom v kvadratek poleg pozicije oziroma klik na ikona 'modra kljukica', ki omogoča izbor vseh pozicij dokumenta. Program v kontrolnem seštevku prikaže kakšna je vsota izbranih pozicij in razlika glede na prejeti račun.
Če želimo neshranjen izbor pozicij odstraniti lahko to naredimo preko ikone 'Osveži'.
Pri tem povezovanju se izvaja zgolj kontrola računa s komercialnimi dokumenti. Vpis količine ali vrednosti ne vpliva na komercialni dokument (nabava, materialno blagovno knjigovodstvo).
Filter omogoča lažje iskanje komercialnih dokumentov glede na podatke iz pozicij komercialnih dokumentov. Partner je filter na partnerja iz storitvenega naloga iz katerega je bila kreirana nabavna naročilnica.
Program prikaže celotni dokument v primeru, da vsaj ena pozicija ustreza filtru. V polje vsebuje vnesemo vrednost po kateri naj se filter izvaja. Prazno polje pomeni, da ni filtriranja.
Povezavo shranimo s potrditvijo na ikono V redu.
V spodnjem delu okna program prikaže že kreirane povezave na prejetem računu.
Slika 1: Zajem prejetih računov - povezovanje - ikona 1
Ikona 2 prikaže povezavo med računom in komercialnim dokumentom. Omogočeno je tudi popravljanje vezave preko korekture oziroma brisanje vezave. Možnost na desni klik omogoča vpis protikonta vsem pozicijam in izbris celotne vezave.
Z izdajo 907.000 je omogočeno selektivno brisanje povezav. Omogočen izbor brisanje za naročilnico ali brisanje za prevzemnico.
Slika 2: Zajem prejetih računov - pregled povezav - ikona 2
Program preko ikone s sliko številke 3 omogoča avtomatično kreiranje knjigovodskih pozicij prejetih računov, ki so osnova za prenos podatkov v glavno knjigo. Program predlaga tudi davčne oznake. Program predvideva, da je vedno pravico do odbitka DDV. V primeru, ko je primer tak, da ni pravice do odbitka DDV je potrebno ročno popraviti knjigovodsko pozicijo.
Program omogoča:
- dodajanje novih zapisov - če smo že vnesli pravilne knjigovodske pozicije in dodajamo nove povezave;
- prepis obstoječih zapisov - novo kreiranje in prepis knjigovodskih pozicij računa (običajni izbor).
Slika 3: Zajem prejetih računov - kreiranje knjigovodskih pozicij - ikona 3
Postopek povezave računa in dobropisa na isti komercialni dokument:
1. Račun je bil prejet za višji znesek kot je prevzemnica. Dobavitelj nam je poslal dobropis kot ločen dokument.
Račun povežemo s prevzemnico tako, da na okno, kjer izvajamo povezavo do pozicije prevzemnice popravimo vrednost na znesek računa - polje Vrednost.
Dobropis povežemo z isto prevzemnico tako, da odstranimo kljukico na 'Prosti dokumenti'. Program nam v polju Razlika prikaže negativni znesek na tej prevzemnici. Ta znesek se mora ujemati z dobropisom. Povežemo dobropis in prevzemnico. Količino lahko pustimo 0, vrednost bo negativna.
2. Račun je bil prejet za višji znesek kot je naročilnica. Dobavitelj nam je poslal dobropis kot ločen dokument.
Račun povežemo z naročilnico tako, da na okno, kjer izvajamo povezavo do pozicije naročilnice popravimo ceno, količino na znesek računa - polje Cena.
Dobropis povežemo z isto naročilnico tako, da odstranimo kljukico na 'Prosti dokumenti'. Program nam v polju Razlika prikaže negativni znesek na tej naročilnici. Ta znesek se mora ujemati z dobropisom. Povežemo dobropis in naročilnico. Količino moramo vnesti -1 in vpisati ustrezno ceno. Program bo na povezavi izračunal ustrezo povezavo z negativnim predznakom. Če v količini pustimo 0 moramo popraviti povezavo preko ikone 2. Program povezavo kreira po formuli količina * cena.
