Glavo prejetega računa, ki vsebuje podatke o nastali obveznosti do partnerja iz prejetega računa lahko vnesemo v programu Zajem oziroma izvedemo uvoz podatkov iz programa Knjiga pošte in dopolnimo manjkajoče podatke. Ob shranitvi računa je možnost nastavitve, da program opozori na podvojen račun pod pogojem, da ima nov račun isto dobaviteljevo številko, isti znesek, isti partner, isto leto, isti konto obveznosti, kot že shranjen račun.
Vnos in knjiženje prejetih računov izvajamo v programskem modulu Dokumenti / Prejeti računi. V primeru izbora po številki dokumenta program ponudi status računov glede na prvi račun z izbranim števcem (izdaja 910.000).
Slika 1: Programski modul za vnos, obdelavo prejetih računov v programskem paketu Zajem
Možnosti nastavitev delovanja programa:
Katera polja bomo na glavi računa spremljali in vrstni red polj za vnos, je omogočeno prilagoditi zahtevam naročnika. Možnost nastavitve je tudi ali bomo po glavi prejetega računa nadaljevali z vnosom pozicij računa ali pa bomo nadaljevali z vnosom naslednje glave računa. Možnost nastavitve je tudi interno številčenje dokumentov in sicer glede na datumsko obdobje (datum veljave ali datum računa dobavitelja) ali dodatne pogoje (simbol, oznaka računa, enota podjetja...).
Dodeljevanje internega števca:
Ob prvem vnosu dokumenta v novem letu, glede na nastavitvene pogoje dodeljevanja števca, nas bo program opozoril in ponudil prednastavljen števec za dokument. Ponujen interni števec lahko spremenimo (možen vpis le števil). Po potrditvi bo program za naslednje vnose avtomatično dodeljeval interni števec. Internega števca po shranitvi ni možno spreminjati.
Slika 2: Okno za nastavitev internega števca dokumenta
Statusi zapisa dokumenta:
- 1 - uvoženo: po uvozu računov, interni števec še ni dodeljen;
- 6 - neknjiženo: dokument ima dodeljen števec in ga lahko damo v postopek podpisovanja;
- 5 - v podpisovanju: dokument podpisan s strani prvega podpisnika v postopku podpisovanja s programom Podpisovanje;
- 6 in vpisan datum vrnitve iz podpisa: račun podpisal zadnji podpisnik in s tem zaključil postopek likvidacije. Omogočen prenos obveznosti v saldakonte;
- 9 - knjiženo: ko na dokumentu vnesemo vse pozicije, lahko izvedemo knjiženje računa in s tem omogočimo prenos v glavno knjigo in druga knjigovodstva;
- Z - zavrnjeno: če podpisnik račun v programu Podpisovanje zavrne se na glavi računa v polju indikator zavrnitve vpiše znak Z. Referentka v programu Zajem sproži akcijo dokončne zavrnitve dokumenta preko desnega menija in ob tem dobi zapis status Z - zavrnjeno.
- B - brisano: v primeru, da je pri vnosu prišlo do napake in zapis brišemo, bo zapis dobil status B - brisano.
Vnosna polja na glavi računa:
Katera polja bomo na glavi prejetega računa vnašali, je odvisno od opcij, ki jih imamo na prejetih računih določene. Seznam možnih polj si lahko ogledate v poglavju Vnosna polja glave prejetega računa.
Opcije desnega menija:
Prikažejo se vse pozicije računa, na katerem stoji kazalček; pozicije je možno dodajati, korigirati, izpisati ali brisati. Dvojni klik na glavo dokumenta prikliče okno za vnos pozicij;
Likvidacija računa po e-pošti:
Pošiljanje podatkov o prejetem računu s pripeto priponko na elektronski naslov. V primeru, da smo priponko na dokument v zajemu predhodno pripeli se samodejno pripne v elektronsko pošto;
Sprememba datuma veljave:
Sprememba datuma veljave prejetim računom iz pregleda. V primeru, da ima uporabnik pravico, da obdeluje vse račune, se bodo za popravek ponudili le računi, ki imajo na glavi računa vpisan naš logname (smo lastniki zapisa). V primeru, da želimo spremeniti datum veljave na računih od drugih uporabnikov, moramo najprej s prevzemom lastništva dokumentov, spremeniti logname. To naredimo z opcijo desnega menija Prevzem lastništva.
Narejena je kontrola na leto dokumenta. Datum se spremeni na glavah in pozicijah računov. Datum veljave je možno spreminjati samo na mlajšega, ne pa za nazaj. Računom iz pregleda, ki imajo datum veljave nižjega od novega, se datum veljave ne spremeni.
Sprememba davčnega datuma:
Opcija omogoča spremembo davčnega datuma na glavi in pozicijah dokumenta. V primeru, da ima pred tem dokument različne datume lahko na novo popravimo davčne datum na pozicijah oziroma izberemo opcijo za prepis novega davčnega datuma na vse pozicije.
Davčnega datuma ne dopuščamo popravljati na starejši datum od trenutnega.
Slika 3: Pogovorno okno za spremembo davčnega datuma na neknjiženem računu v programskem modulu Zajem
Ponovni nabor računov - prikaz vstopne maske za ponovni izbor omejitvenih pogojev.
Račun ohrani vse vnesene podatke nespremenjene (števec, oznaka...), spremeni pa se status računa na zavrnjeno in možnost izpisa spremnega dopisa. Brišejo se povezave do povezanih prevzemnic.
Brisanje oznake zavrnitve:
Omogoča spraznitev polja "Začasni indikator zavrnitve" na glavi prejetega računa. V to polje program vpiše oznako "Z" v primeru zavrnitve računa s strani podpisnika, ki uporablja opcijo "Podpisovanje" v programu Zajem ali pa potrjevanje v okviru procesne verige podpisovanja. Nov indikator pomaga uporabniku v računovodstvu, da vidi na pregledu neknjiženih prejetih računov, da je bil račun s strani podpisnika zavrnjen zaradi različnih razlogov. Razlogi za zavrnitev so vpisani v tekstovnem polju. Od teh razlogov je odvisno ali uporabnica dokončno račun tudi zavrne (sprememba statusa računa) ali pa odpravi razlog za zavrnitev (npr. napačna podpisna veriga...) in sprazni indikator zavrnitve z opcijo na desni klik (meni Dokumenti/Prejeti računi-neknjiženi): "Brisanje oznake zavrnitve".
- omogočen je izpis Likvidacijskega lista za prejeti račun,
- seznam prejetih računov,
- seznam po podpisnikih, po nabavnih referentih;
- slik računa
- projekta
Možnost knjiženja izbranih dokumentov, katerih lastnik je prijavljeni uporabnik v programski modul. Knjiženje računa od drugega uporabnika je omogočeno le v primeru prevzetja lastništva z opcijo Prevzem lastništva. Nadaljnji izbor katere dokumente bomo knjižili izvajamo na zavihku Izbor dokumentov;
Slika 4: Prevzem lastništva nad dokumentom ob knjiženju enega prejetega računa programski modul Zajem prejetih računov
Možnost knjiženja enega dokumenta, katerega lastnik smo sami. V primeru, da je dokument, ki ga želimo knjižiti, last drugega uporabnika, nas program o tem obvesti in ponudi možnost ali želimo prevzeti lastništvo nad dokumentom;
Slika 5: Prevzem lastništva nad dokumentom ob knjiženju enega prejetega računa programski modul Zajem prejetih računov
Slika 6: Okno z osnovnimi podatki o računu in partnerju, ki ga bomo knjižili v programu Zajem prejetih računov
možnost kopiranja enega dokumenta. Ob tem vnesemo datuma za novi dokument. Nov zapis ima status neknjiženo;
Prevzem lastništva nad dokumenti drugih uporabnikov. Možnost izbora med posameznim dokumentom ali med vsemi dokumenti uporabnika na katerem stoji program na pregledu;
možnost storniranja enega dokumenta za celoten ali delni znesek (kopiranje z negativnimi zneski). Opcija je aktivna le pri izboru knjiženih računov. Nov zapis dobi status neknjiženo. Pred potrditvijo storno zapisa imamo možnost vnosa datumov za novi zapis in v kakšnem znesku račun storniramo;
Opcija aktivna v primeru, da imamo dodatno opcijo za odložena plačila, obroke, vključeno;
Pregled prevzemnic za dokument, ki so bile povezane s prejetim računom na polju št. prevzemnice - glava dokumentov (preko vmesne tabele ZAJ_PREVZEM);
možnost prenosa prejetega računa na status neknjiženo in sicer je možno prenesti na status neknjiženo v programu Zajem prejete račune, ki so:
- status zavrnjeno,
- status brisano,
- status knjiženo (še ni preneseno v glavno knjigo in vodenje projektov). Omejitve na zaključenost poslovnega, davčnega obdobja ni, ker se izvaja kontrola na vnosu in ob knjiženju prejetega računa;
Vnos datuma vrnitve iz podpisa:
hitrejši vnos datuma vrnitve kot s pomočjo zavihka Korekture;
V primeru, da želimo vpisati "datum iz podpisa" večim prejetim računom naenkrat uporabimo posebno ikono na pregledu.
- starejši od tekočega meseca,
- nezavrnjeni,
- nepreneseni v saldakonte,
- vrstično;
prikaz šifranta za polja Partner, Konto in Simbol in v primeru vodenja po enotah, stroškovnih mestih - razlaga polj Enota, Stroškovno mesto;
prenos podatkov v Excel ali drugo obliko datoteke;
možnost iskanja po vneseni besedi po tipih polj. Bližnjica je CTRL + F.
omejitev pregleda na poljubne podatke ali razvrščanje po poljubnem vrstnem redu polj. Izbrani pregled se shrani. Tipka ponastavi omogoča vrnitev na polj na privzeto nastavitev pregleda.
Z izdajo 915.000 je omogočeno na neknjiženih, zavrnjenih ali brisanih prejetih računih ponastaviti, zbrisati dodeljeni interni števec. Program opozori, da v primeru, ko to ni zadnje dodeljena interna številka števca, bo ta številka manjkala. Po potrditvi opozorila program interni števec dokumenta spremeni na 00-00000 tako na glavi kot vnesenih pozicijah računa. V opisno polje vpiše kdo in kdaj je spremembo izvedel. Ponovna dodelitev števca se izvede preko zavihka Korekture.
Če števec računa ni dodeljen, je omogočeno tudi spremeniti datum veljave računa v npr. preteklo leto, če imamo tak primer. Po shranitvi spremembe program dodeli števec glede na novo določene podatke.