Program omogoča povezavo med knjiženimi prevzemnicami in prejetim računom za vrednost materiala, vnesenega v programskem paketu Materialno blagovno knjigovodstvo. S pomočjo poročila Kontrolnik prevzemnic lahko preverimo za katere prevzemnice nismo prejeli računov, kateri računi s prometom na prehodnem kontu nimajo enakega zneska kot prevzemnice.
Na polju št. prevzemnice vpišemo številko od 1 do vključno 9. To nam omogoči vzpostavitev povezave s knjiženimi, neizbranimi prevzemnicami za partnerja, vpisanega v polju Partner tega prejetega računa.
S klikom v okence pod nazivom "Potrditev" izberemo želeno prevzemnico. Druga možnost izbora ustreznih prevzemnic je s pomočjo opcije na desni klik - označi vse, ali označi za zbir (pomembno kje stoji v trenutku izbora kazalček). V zgornjem delu okna se izračunava stanje izbranih prevzemnic.
Povezavo med prevzemnico in prejetim računom lahko kreiramo za istega partnerja za celotno ali za del prevzemnice in sicer tako, da v polju saldo zapišemo znesek, za katerega želimo povezavo kreirati. Prevzemnice z nabavno vrednostjo dobavitelja 0,00 so izločene iz pregleda.
Zneski, ki so prikazani v oknu za kreiranje povezave so:
- saldo (nabavna vrednost prevzemnice v originalni denarni enoti, ki jo lahko po želji znižamo);
- € (znesek nabavne vrednosti prevzemnice preračunano po tečaju prevzemnice);
- tečaj za 1 - tečaj iz prevzemnice;
- denarna enota - denarna enota prevzemnice;
- dobaviteljeva vrednost - dobaviteljeva vrednost prevzemnice, ki je lahko enaka znesku v saldo, če ni prevzemnica že zaprta na drugem računu;
- znesek_gk - znesek iz prevzemnice, ki se je prenesel v glavno knjigo iz materialno blagovnega knjigovodstva.
Ko se z izborom strinjamo, zapremo okno s klikom na ikono za izhod tega okna prevzemnic. Po shranitvi glave prejetega računa se na izbrane prevzemnice v materialnem knjigovodstvu zapiše številka in datum dobaviteljevega računa in še unikatna številka prejetega računa, ki je osnova za povezavo in naknadno kontrolo med prevzemnicami in prejetimi računi.
Na naslednjem računu istega partnerja je prikazan znesek v polju saldo le še za razliko.
Če želimo videti pozicije prevzemnice imamo opcijo na desni klik pozicije prevzemnice. Pokažejo se vse pozicije za prevzemnico na kateri stoji kazalček.
Pomembna je naslednja omejitev:
Prejeti račun lahko povežemo s prevzemnico za vpisanega partnerja. Povezave za morebitne odvisne stroške zato ni omogočeno vzpostaviti. Prevzemnice, ki nimajo vpisanega zneska v polju nabavna vrednost dobavitelja oz. je ta vrednost 0,00 so izločene iz pregleda.
V primeru, da želimo prejeti račun na katerem smo označili prevzemnice dokončno zavrniti, moramo predhodno odznačiti izbrane prevzemnice.
Če se vračamo v polje številka prevzemnice na glavi prejetega računa na zavihku korekture, se nam pokažejo vse razpoložljive prevzemnice in tiste, ki so bile označene na tem prejetem računu v npr. postopku vnosa. Pomembno je, da se ob shranitvi predhodno označane povezave nadomestijo z označenimi povezavami med prevzemnicami in računom.
Če želimo le preveriti katere prevzemnice so označene na tem računu to storimo v meniju na desni klik Povezave / Prevzemnice ali na zavihku Povezave - Pozicije prevzemnic v MBK (seštevek je dodan v prvi vrstici s št. dokumenta 00-00000) ali s klikom na desni klik in izbor podmenija "POVEZAVA S PREVZEMNICAMI".
Po knjiženju prejetih računov izvajamo kontrolo med prevzemnicami v materialnem knjigovodstvu in med prejetimi računi v meniju Poročila/Kontrolnik prevzemnic.