Ko smo podatke, ki jih za prejete račune spremljamo dokočno vneseli, izvedemo postopek spremembe statusa prejetega računa iz neknjiženo v knjiženo. To izvedemo z izborom med možnostmi:
- knjiženje dokumentov (z dodatno možnostjo omejitve glede na obdobje, partnerja)
- knjiženje enega dokumenta.
Podatki o prejetih računih katerim smo status spremenili na "Z-dokončno zavrnjeni računi" ali "B-brisani vnosi prejetih računov" se ne knjižijo.
Ob knjiženju se izvajajo določene kontrole. V primeru kritičnih nepravilnosti se knjiženje ne izvede. Program ob tem javi ustrezno obvestilo na podlagi katerega znamo podatke dopolniti in ponoviti postopek knjiženja.
Knjiženje dokumentov
Ob izboru opcije Knjiženje dokumentov program prikaže prejete račune katerih smo lastnik in so že podpisani s strani podpisnikov. Če nismo lastnik dokumenta ga lahko knjižimo tako, da pred tem izvedemo postopek prevzem lastništva nad dokumetnom. Na pogovornem oknu lahko omejimo račune glede na interno številko od - do, enoto, konto obveznosti, partnerja in obdobje. Z izborom drugega zavihka "Izbor dokumentov" program prikaže prejete račune, ki se bodo ob potrditvi na gumb <V redu> knjižili. V stolpcu Potrditev lahko posamezni račun odznačimo in program ga ne bo zajel v postopek knjiženja.
Slika 1: Pogovorno okno za izvedbo knjiženja dokumentov v programskem meniju Dokumenti / Prejeti računi
Knjiženje enega dokumenta
Ob izboru opcije Knjiženje enega dokumenta program preveri ali smo lastnik dokumenta. Če nismo lastnik dokumenta nas program o tem obvesti in ponudi možnost prevzema lastništva nad dokumentom. Ko smo izvedli postopek prevzema lastništva nad dokumetnom, lahko nadaljujemo s postopkom knjiženja. Prikaže se pogovorno okno z osnovnimi podatki o partnerju in o pozicijah prejetega računa. V primeru, da program ugotovi kakšno neskadje, ki ni nujno, da je kritičnega pomena, nas o tem obvesti z rdečim znakom (pika). Če je račun vnesen skladno s pričakovanim je prikazan znak zelena pika.
Slika 2: Pogovorno okno za izvedbo knjiženja enega dokumenta v programskem meniju Dokumenti / Prejeti računi
Z izdajo 911.000 je bila dodana kontrola pri knjiženju enega ali več prejetih računov in sicer se seštevek davčne osnove in davka pozicij mora ujemati z zneskom za izplačilo. Ločeno je obravnavan primer samoobdavčitve in avansnega računa z oznako A.
V primeru, da ima katero od obravnavanih polj vpis na več kot tri decimalna mesta se knjiženje ne izvede v primeru razlike na drugem decimalnem mestu za več kot 0,01.
Knjiženje in takojšnji prenos glavna knjiga, saldakonti, vodenje projektov:
V primeru vključene opcije Knjiženja in takojšnji prenos v glavno knjigo, program šifro partnerja prenese v polje šifra partnerja, kar omogoča uporabo izpisa konto kartice po partnerjih.
Opcije za izbro kaj se prenese v polje opis, ni. Prenos se vrši na naslednji način:
Prenos polj OPIS, OPOMBE in BESEDILO v pollja
- Če je polje OPOMBE tekst vpisan, polje OPIS pa je prazen - se OPOMBE
prenesejo v Glavna knjiga OPIS in Glavna knjiga OPOMBE
- Če je polje OPIS tekst vpisan, polje OPOMBE so prazne - se OPIS se
prenese v Glavno knjigo polje OPIS
- Če je polje OPIS in polje OPOMBE vpisan tekst - se OPIS prenese
v Glavno knjigo OPIS, OPOMBE pa v Glavno knjigo OPOMBE.
- Polje BESEDILO se vedno prenese v polje Glavna knjiga BESEDILO.