Če želimo pomoč s prednastavljenim besedilom, je potrebno najprej izpolniti šifrant Datoteke / Transakcije - Razlogi za zavrnitev prejetega računa (tip transakcije št. 6). Tu določimo najpogostejše razloge za zavrnitev. Vsak razlog mora imeti svojo šifro transakcije. Opisi razlogov za zavrnitev morajo biti vpisani v polju Razlog zavrnitve. Podatek v polju Tuj jezik je obvezen, a se pri zavrnitvah program nanj ne sklicuje.
V programskem meniju Dokumenti / Prejeti računi (status neknjiženo) imamo v desnem meniju opcijo 'Zavrnitev računa'. Ko kliknemo na to opcijo, se predlaga za zavrnitev prejeti, neknjiženi račun, na kateri stoji kazalček v tem trenutku.
Slika 1: Programsko okno za vpis besedila ob zavrnitvi prejetega računa
Pokaže se spodnje okno. Predlagani tekst "Vračilo ...." lahko pretipkamo in na izpisu je prepisano besedilo. Zadeva je naslov dopisa. Kraj se predlaga iz sistemske nastavitve XKRAJ. Datum - predlaga se tekoči datum.
V polju Razlogi - s klikom na znak izbiramo iz šifranta Transakcij - Razlogi za zavrnitev prejetega računa (tip 6). S potrditvijo se besedilo prikaže v oknu, kjer ga lahko spremenimo.
S potrditvijo gumba<V redu> naredimo:
- spremenimo status računa na zavrnjeno (Z),
- shranimo v polje Dodatni opis,
- izpišemo dopis.
Slika 2: Dopis ob dokončni zavrnitvi prejetega računa
Naknadno lahko izpišemo dopis ob zavrnitvi v primeru, da pri vstopu v programski meni Dokumenti / Prejeti računi izberemo status 'Zavrnjeni'.
Zavrnjenega računa ne moremo prenesti v druga knjigovodstva in tudi kontrola ob zaključku poslovnega obdobja zavrnjenih računov ne upošteva.
Z izdajo 903-000 je vzpostavljena kontrola med postopkom zavrnitve in podpisovanja po procesni verigi v programu Podpisovanje:
V primeru, da se računi podpisujejo v programu Podpisovanje je potrebno:
1. polje Datum vrnitve na glavi računa je še prazno in račun še ni šel v postopek podpisovanja - zavrnitev se dovoli, zahteva se vpis razloga za zavrnitev
2. polje Datum vrnitve na glavi računa še prazno in račun je že dan v postopek podpisovanja (v tabeli podpisov obstajajo zapisi za dokument) - zavrnitev se dovoli, če je račun zavrnil eden od podpisnikov, kar pomeni, da ostalim podpisnikom ne ponuja računa v podpis.
3. polje Datum vrnitve na glavi računa ni prazno, ker so račun že podpisali vsi podpisniki - zavrnitev se dovoli pod pogojem, da se vpiše razlog zavrnitve.