Odpiranje polj za vnos, popravek je omogočeno nastaviti glede na želje naročnika. Nekatera polja so za vnos obvezna. Pri določitvi vrstnega reda polj je poleg želje naročnika potrebno upoštevati še kako pomoč na posameznih poljih deluje (vsebinska povezava polj).
Interna označitev računa
Številka dokumenta:
program poda zaporedno interno številko računa iz števca (glede na enoto). Omogočeno je številčenje ločeno po dodatnem pogoju npr. oznaki.
Simbol:
simbol pod katerim bo račun prenesen v programski paket Saldakonte, Glavna knjiga, Spremljanje projektov.
Oznaka:
oznaka prejetega računa - predlagamo PF, za dobropis DBP in BMP za bremepis, S za storno prejetega računa, A za avansni račun. Pomoč je iz šifranta Oznak. Ponudijo se oznake, ki imajo v šifrantu oznak vpisan izbrani simbol iz prejšnjega polja ali imajo simbol v šifrantu oznak prazno.
Konto:
vnesemo konto dobavitelja (za saldakonte). Ob tem se izvede kontrola glede na XVNKON (najmanjša dopustna dolžina konta. Obveznost se knjiži v dobro. Pomoč je iz šifranta Kontni načrt.
Partner:
šifra partnerja (pošiljatelj oziroma partner, kateremu se bo plačal prejeti račun, največkrat je to tudi dobavitelj). Hkrati se prikaže nekaj njegovih osnovnih podatkov, med drugim tudi podatek ali je sploh DDV zavezanec (glede na indikator v matični datoteki). Vzpostavljena je pomoč iz šifranta Partnerjev, kjer lahko s posebno ikono izvajamo tudi direkten vnos novega partnerja če ugotovimo, da v šifrantu partner še ni evidentiran.
Slika 1 - Vnos novega partnerja pri vnosu glave prejetega računa
Dobavitelj:
dejanski dobavitelj blaga, izvajalec storitev, ipd.; ta se izpiše v knjigi prejetih faktur v koloni dobavitelj; običajno je enak partnerju, ni pa nujno (računi za kartice, uvoz) Pomoč iz šifranta Partnerjev.
Št. dob. fakture:
številka dobaviteljevega računa. Po potrditvi vnosa se izvaja programska kontrola, če navedena dobaviteljeva številka že obstaja med prejetimi računi. Program preveri med neknjiženimi, knjiženimi in zavrnjenimi prejetimi računi. V primeru, da enaka številka dokumenta obstaja, program javi obvestilo za uporabnika.
1. Na vnosu IN na korekturah je po potrditvi vsebine polja Št.dob.računa kontrola ali račun s takšno številko že obstaja. Preverja pa vse že knjižene in neknjižene račune partnerja. POGOJ ZA KONTROLO JE ŽE VNESEK DATUM VELJAVE RAČUNA.
Če datuma veljave nimate vpisanega, program ne izvaja kontrole na vnosu in korekturah, torej ne javi spodaj prikazanega obvestila.
2. Knjiženje računa: kontrola se nahaja tudi na knjiženju računa. Gre pa samo za obvestilo in NE ZA BLOKADO knjiženja.
Opombe:
opombe h glavi določene fakture. V primeru, da želimo, da se polje prenese na pozicijo prejete fakture, se v sistemsko spremenljivko XPF_PVVA (nivo 4-MIT) vpiše nov valid VA_OPOMBE. Pri prenosu podatkov v saldakonte se polje Opomba iz glave prenese v polje opis odvisno od sistemske nastavitve spremenljivko XOPIS
V sistemskih nastavitvah (nivo 4) lahko naročniku vklopimo možnost ponujanja 10 najpogostejših vpisov za partnerja. V nastavitev je potrebno vpisati valid:
VA_TEKSTPOLJA('ZAJ_PF_GL' ; 'OPOMBE' )
(npr. left(arh_gl.opombe,30) prenos se izvede samo za polje Opombe, lahko pa polje tudi sestavljamo iz različnih drugih polj, ki se ob prenosu v SAK vpišejo v polje Opis npr. left(arh_gl.strac_d+alltrim(arh_gl.storno)+' '+arh_gl.strm,30)... nastavitev je pod zaščito vzdrževalca sistema.
Opis:
V sistemskih nastavitvah (nivo 4) lahko naročniku vklopimo možnost ponujanja 10 najpogostejših vpisov za partnerja. V nastavitev je potrebno vpisati valid:
VA_TEKSTPOLJA('ZAJ_PF_GL' ; 'OPIS' )
Besedilo:
V sistemskih nastavitvah (nivo 4) lahko naročniku vklopimo možnost ponujanja 10 najpogostejših vpisov za partnerja. V nastavitev je potrebno vpisati valid:
VA_TEKSTPOLJA('ZAJ_PF_GL' ; 'BESEDILO' )
Možen klic tudi na pozicijah ZAJ_PF_PP.
Parametri funkcije
tcTabela - tabela ki se kontrolira --- 'ZAJ_PF_GL'
tcPolje - polje ki se kontrolira -- 'OPOMBE'
tcPogoj - dodatni pogoj npr. datumska omejitev
tcTop - št. zapisov npr '10', ali '100 PERCENT' -- default 10
Povezave računa z drugimi dokumenti
Vrsta fakture:
Vnos oznake za vrsto računa:
- DBP, če gre za dobropis,
- BMP, če gre za bremepis (ne glede na to če je za te vrste faktur vnesena že posebna oznaka fakture; v primeru običajne fakture ostane polje prazno. Če se v polje Vrsta fa. vpiše DBP (dobropis), BMP (bremepis) ali S (storno), se na polju Vezava ponudijo vsi vneseni računi za vpisanega partnerja in konto. Če se potrdi eden od njih, se števec zapiše v polje Vezava,
- S - ročni storno dokumenta,
- prazno, če gre za redni račun, pa je obvezno potrebno v polje Vezava vpisati 0 (številka nič).
Vezava:
če gre za dobropis (DBP), bremepis (BMP) ali storno (S), se vnese vezni dokument -interna številka fakture na katero se nanaša. V primeru, da je račun v saldakontih že zaprt, program vpraša ali se želi račun v takem primeru odpreti. Če izberemo opcijo Da - se račun v saldakontih odpre in se bo zaprl s storno knjižbo, ki jo vnašamo. Če izberemo Ne, pa bo v takem primeru je potrebno dobropis ročno zapirati z računom - v paketu Saldakonti.
Številka predračuna:
številka predračuna na podlagi katerega je bilo dano predplačilo in prejeti račun na podlagi tega predplačila, vzpostavi se povezava knjižb danih predplačil in povezava s Saldakonti.
V primeru, da vpišemo v polje številko od 1-9, se nam za izbor ponudijo odprta plačila za izbranega partnerja, ki so knjižena na kontu avansa (v kontnem načrtu je označen z oznako AV - polje Avans). Predračun vpišemo, izberemo pri avansnih računih in računih plačanih z avansom.
Številka prevzemnice:
povezava prejetega računa s številko prevzemnice iz programa materialno knjigovodstvo. Vnos številke od 1-9 omogoči vključitev hitre pomoči in sicer se predlagajo vse še neizbrane, knjižene naročilnice za vpisanega partnerja na tem računu. S klikom v kvadratek prevzemnice ali s pomočjo opcije na desni klik, izberemo ustrezno prevzemnico oz. prevzemnice za zbir.
Številka naročilnice:
povezava prejetega računa s številko naročilnice iz programa nabava. Vnos številke od 1-9 omogoči vključitev hitre pomoči in sicer se predlagajo vse naročilnice za vpisanega partnerja na tem računu, razen tistih, ki so brisane v celoti (status na glavi='Z') ali imajo brisano pozicijo (polje ind na poziciji ='Z'). S tipko <Enter> izberemo tisto naročilnico, na kateri v tem trenutku stoji kazalček. V primeru, če je ta naročilnica že izbrana na drugem prejetem računu, program javi na katerem prejetem računu je ta naročilnica že izbrana. Kontrola je tako na knjižene kot neknjižene prejete račune. Predlagajo se le naročilnice, ki nimajo vpisane količine - storitvene naročilnice.
Pogodba:
številka nabavne pogodbe. Prikažejo se vse pogobe naročnika, razen brisanih.
EUL:
oznaka EUL v primeru povezave z Zunanjo trgovino - Uvoz; predvsem pomemben podatek pri DDV povezanih računih (uvozna faktura in obračun carine, zato priporočamo njegov vnos; če se k prejeti fakturi veže več EUL, se podatki vnašajo na pozicijah, ki naj bodo razbite po teh EUL; pri prejetih računih - (ob)računih carine se na podlagi tega podatka izvede tudi preverjanje ali uvozni račun s podano oznako EUL sploh obstaja; nato se Izvede avtomatični predvpis datuma EUL, prikaz podatkov partnerja uvoza in zneska uvoznega računa.
Datum EUL:
datum EUL
Nabavni referent:
šifra nabavnega referenta (opcija). Pomoč na šifrant delavcev.
Datumski podatki računa
Datum veljave:
datum, s katerim se bo prejeti račun evidentirala v knjigo računov, oziroma v poročila za Glavno knjigo (običajno datum odpreme oz. opravljene storitve na dobaviteljevem računu)
Datum odpreme:
datum opravljene storitve ali odpreme blaga od dobavitelja
Datum fakture:
datum izstavitve računa od dobavitelja
Datum prejema:
datum prejema računa
Davčni datum:
določa davčno obdobje, ki se ponudi na vnosu davčnih pozicij na prejetem računu. Davčni datum na poziciji določa v katerem davčnem obdobju se bo račun upošteval.
Dni za valuto:
V polje Rok za plačilo program preračuna datum iz datuma računa, podaljšano za rok. V primeru, da imamo odprto polje Datum odpreme, pa se Valuta izračunava glede na datum odpreme + dni za valuto. Polje se nastavi na željo naročnika. Polje rok za plačilo mora biti na vnosnem nizu pred poljem Valuta. Če je na Partnerjih odprto polje ZA_VANA (število dni za plačilo prejetih računov), se podatek prepiše v polje ZA_VA na glavi prejetega računa ob vnosu/korekturah glave računa. Število dni na partnerju se prepiše tudi v Knjigi pošte za prejete račune in se prenese v vmesno tabelo _ZAJ_PF_GL.
Če polje na partnerju naknadno odpremo, je potrebno vpisati na neknjižene prejete račune v glavo podatek o številu dni, saj se prepis za stare glave ne naredi, samo za vse naslednje nove glave računov.
Valuta:
datum valute (plačilnega roka); vnese se tudi pri bremepisih/dobropisih, da se upošteva pri skupnem virmanu oz. pri pripravi diskete za agencijo. V primeru, da imamo v šifrantu partnerjev vneseno število dni za plačilo (polje ZA_VA), se nam Valuta izračuna glede na število dni za plačilo iz šifranta partnerjev. Če na glavi prejetega računa vpišemo Dni za valuto različno od 0, se nam valuta izračuna glede na podatek iz glave računa.
Polja pomemba za spremljanje likvidature računa
Datum v podpis:
datum predložitve fakture v podpis (opcija vodenja faktur po podpisnikih).
Datum vrnitve:
datum vrnitve podpisane fakture (opcija vodenja faktur po podpisnikih). Ko je datum vrnitve za prejeti račun vpisan, lahko po dopolnitvi podatkov na pozicijah izvedemo knjiženje prejetega računa.
Podpisnik:
šifra podpisnika fakture (opcija vodenja prejetih računov po podpisnikih). Spremljanje po podpisnikih je omogočeno glede na ustrezno nastavitev sistemske nastavitve XPODP. Šifro podpisnika izberemo iz šifranta delavcev.
Procesna veriga:
šifra procesne verige v kateri imamo določene podpisnike za potrjevanje prejetega računa v programskem paketu Podpisovanje.
Polja pomembna za predpripravo plačilnega naloga in spremljanje obveznosti
Znesek:
skupen znesek računa, ki ga moramo plačati dobavitelju. Po potrditvi vnosa zneska se izvaja programska kontrola, če navedeni znesek že obstaja med prejetimi računi partnerja. Program preveri znesek med neknjiženimi, knjiženimi in zavrnjenimi prejetimi računi. V primeru, da enakznesek obstaja, program javi obvestilo za uporabnika.
Denarna enota:
oznaka denarne enote (devize), ki se prebere iz izbranega konta obveznosti iz glave računa. Denarna enota za izbrani konto je vpisana v kontnem načrtu. Za vsako obveznost, ki jo želimo voditi v saldakontih po originalni denarni enoti moramo imeti svoj konto (konto obveznosti za EUR, USD...). V saldakontih so torej poročila v originalni denarni enoti in v EUR. V glavni knjigi so knjižbe v EUR in opcijsko v originalni denarni enoti.
Tečaj za 1:
tečaj za eno denarno enoto (za preračunavanje v tolarsko protivrednost); če gre za domačo prejeto fakturo v EUR, je tečaj 1; pri opciji deviznih saldakontov (vnašanje tečajev v datoteko tečajev), se predhodno, glede na vneseno denarno enoto, pripravi ustrezen tečaj; po potrebi se ga lahko korigira, korigiran tečaj se v primeru nastavitve spremenljivke XTOLERANCA (v % dovoljeno odstopanje tečaja od tečajne liste) ustrezno preveri glede na datum veljave fakture.
Transakcijski račun:
Izbor iz šifranta partnerjev za izbranega partnerja. V primeru, da ima partner več transakcijskih računov naj bodo vpisani v šifrantu Transakcijskih računov partnerja. Če vnesemo celotni transakcijski račun partnerja (19 znakov) nas program vpraša ali želimo shraniti nov transakcijski račun v šifrant in ob potrditvi nam bo program nov transakcijski račun vpisal v polje transakcijski račun partnerja in v ločeno tabelo šifrant transakcijskih računov partnerja.
Pri domačih partnerjih program prebere šifro banke iz prvih 6 mest transakcijskega računa partnerja.
Če je partner tujec in transakcijskega računa še nimamo vpisanega v seznam partnerjevih računov, z izdajo 910-000 program ponudi tudi možnost vnosa banke partnerja.
Šifra banke je v tem primeru prvih 6 mest transakciskega računa.
V primeru potrditve se odpre takoj tudi okno za vnos podatkov banke. Za potrebe eRačunov so obvezni podatki Naziv banke, Naslov, Kraj, BIC koda, oznaka države in za plačevanje po SEPA standardu tudi oznaka ali je država v območju SEPA standarda.
Po vnosu se izvede vpis transakcijskega računa v seznam računov partnerja.
Koda namena:
je šifrant, ki ga je potrebno definirati na UPN obrazcu oziroma pri pripravi plačil obveznosti plačilnega sistema SEPA. Šifrant je objavljen na spletnem naslovu http://www.zbs-giz.si/zdruzenje-bank.asp?StructureId=945 Navodila si lahko ogledamo na linku Koda namena.
Koda:
Pomoč iz šifranta Kode, v katerim je podrobneje specificirano predvideno plačilo računa. V primeru, da imamo v šifrantu partnerjev odprto polje koda in ga tudi vnašamo, se nam bo po potrditvi izbora partnerja na glavi prejetega računa (polje Partner) vpisala koda od izbranega partnerja iz šifranta partnerjev. Kodo lahko spremenimo v programu Zajem pred knjiženjem oziroma prenosom računa v saldakonte ali pa v saldakontih (če imamo ustrezne pravice).
Število obrokov:
Polje se uporablja v primeru spremljanja obrokov v paketu ZAJ. Če je v tem polju vpisana vrednost, ki je večja od 1, to predstavlja število obrokov. Podatke o obrokih se pregleduje in ureja v meniju na desnem kliku miške Odložena plačila.
Model in sklic:
Podatka sta pomembna za plačilne naloge in za pripravo datoteke s plačili.
Avtomatski vpis modela in sklica se izvaja po naslednjih pravilih:
1. če uporabnik potrdi polje Dobaviteljeva številka z "enter", se v sklic prepiše vsebina in sicer brez posebnih znakov in črk. Model je ta trenutek še prazen.
2. če uporabnik potrdi podatek Transakcijski račun partnerja, se zgodi sledeče:
- če je TRR prazen (partner nima vpisanega TRR), se v model vpiše 99, če sklica ni oziroma 00, če je sklic vpisan. Uporabnik mora sam popraviti model, če je partner tujec.
- če je TRR partnerja z oznako SI (slovenski TRR), se vpiše model 99, če sklica ni oziroma 00, če je sklic vpisan.
- če je TRR partnerja tujca, se v model vpiše NRC, če sklica ni oziroma RF, če je sklic vpisan.
Z izdajo 911-000 je dodana kontrola na model 00, ki zahteva:
"V
primeru, da je v polju Model vpisan 00 (ODOBR1), naj se izvaja kontrola na
dolžino sklica (ODOBR2), ki je za model 00 praviloma sledeč: 00
: P1 - P2 - P3
"Podatek
v polju sklicevanje na številko je lahko izpisan z enim, dvema ali s tremi
podatki (P1 – P2 – P3). Podatki so ločeni z vezajem. Dolžina enega podatka je
omejena na 12 številčnih znakov.
Več si lahko pogledate na : Priprava in prenos plačilnih nalogov v datoteko v PLP
Pravilo za avtomatsko polnjenje modela na glavi vnosa prejetega računa (ZAJ):
1. Potrditev transakcijskega računa partnerja:
- Če je partnerjeva banka v SEPA območju in ni v Sloveniji, potem se avtomatsko predvpiše model RF
- Če partnerjeva banka NI v SEPA območju in ni v Sloveniji, potem se avtomatsko predvpiše model NRC
- Če ima partner domačo banko, se vpiše 00, če je sklic vnešen in 99 če sklica ni.
2. Potrditev polja Sklic:
Če ima partner domačo banko in prazen sklic, se nazaj vpiše model 99, drugače pa 00.
Dodatna davčna številka računa:
S 1.7.2021 - omogočen vnos računa na dodatno davčno številko podjetja. Če je polje prazno pomeni, da je bil izveden vnos na domačo davčno št.
