Fakturiranje: E-RAČUNI
Poleg rednih računov lahko kot eRačune izstavljamo tudi evidenčne račune, avansne račune, dobropise, bremepise, fakture iz dobavnic,... .
Elektronski računi se delijo na naslednje tipe:
- 380 - eRačun,
- 381 - eDobropis,
- 383 - eBremepis
Ker se eDobropis in eBremepis razlikuje po strukturi ovojnice od eRačuna, je pri prenosu podatkov v bančni program obvezno potrebno paziti na izbor tipa dokumenta.
eRačun lahko pripravimo iz neknjiženih računov. V primeru, da pripravo XML potrdimo na knjiženem računu, se pripravi samo nova ovojnica, eRačun program prebere iz baze. Pri tem lahko pride do razlik nekaterih podatkov med ovojnico in računom, na primer transakcijski račun, datumi. V tem primeru moramo sprožiti ponovno pripravo eRačuna, da se zapis XML v bazi prepiše s spremenjenimi podatki.
Z izdajo 908-000 se vsem novo pripravljenim računom ob izpisu s potrditvijo pripravi XML eračuna (zapiše se v MBK_FA_GK.ESLOG_XML).
V tem primeru lahko partnerju, tudi če ga nimamo označenega za izmenjavo eRačunov (Datoteke \ Partnerji), preko ikone za pripravo maila, pošljemo obvestilo in v prilogi se pripravi tudi XML eračun in PDF izpis fakture. Ovojnice v tem primeru ni.
Ne moremo pa pripraviti eRačuna preko Izpisa s potrditvijo (eRačun, Ovojnica in PDF). Zaradi nemotenega delovanja eRačunov (obvezne priloge pdf dokumentov za proračunske uporabnike) mora biti nameščen na računalnike PDF creator z verzijo 1.7. ali vklopljena opcija priprave preko Foxypreviewer.
V šifrantu
Partnerji označimo polju
E-računi tiste partnerje, s katerimi bomo izvajali
izvoz faktur v elektronski obliki. Če ima partner več transakcijskih računov, v šifrantu Transakcijski računi partnerja označimo v polju Tip z oznako E tisti TRR, s katerim partner posluje z E-računi.
V sistemsko spremenljivko pod paket
VSI- FIRMASIFRK vpišemo šifro partnerja našega podjetja. V šifrant
Partnerji moramo vnesti novo šifro partnerja z navedenimi osnovnimi podatki našega podjetja. Ta šifra partnerja smo mi, naše podjetje. Nastavitev je na nivoju uporabnika v podjetju. Obvezno mora biti vnesena davčna številka.
Tipi načina izmenjave eRačunov so naslednji:
N - ni izdaje eRačunov
D - izdaja eRačunov preko banke; datoteke se shranijo v mapo ../BANKA;
U - izdaja eRačunov proračunskemu uporabniku (posebna oznak zato, da ločimo proračunske partnerje od drugih partnerjev, predvsem zaradi vpisa BIC kode v XML ovojnico, ki je za njih vse enaka, predpisana s strani UJPnet-a); datoteke se shranijo v mapo ../UJP;
E - izdaja eRačunov s pošiljanjem partnerju po DB mailu. Oznako se uporablja samo v primeru, ko ima naročnik konfiguriran Database Mail in se vsa pošta pošilja preko strežnika; datoteke se shranijo v mapo ../EMAIL.
O - Ostalo: oznaka se uporablja v primeru, ko pošiljamo eRačune po rednem mailu ali preko drugega posrednika, na primer Dopinus.
V primeru, da se s partnerjem, ki ni proračunski uporabnik, dogovorimo, da bomo izvajali pošiljanje eRačuna po mailu, na tega partnerja vstavimo oznako E in v posebno polje E-račun Email vpišemo mail podjetja(partnerja) na katerega bo prejemal elektronske račune. Dbmail-a je potrebno posebej nastaviti. Navodila: Administracija Database maila.
Za pošiljanje eRačunov preko Database maila se lahko uporablja poseben profil, za katerega se uporablja drug elektronski naslov. Če se uporablja poseben profil, ki se ne imenuje MIT, ga je potrebno vpisati v sistemsko spremenljvko XERACPRO za paket VSI.
Na izdani fakturi lahko imamo odprta naslednja polja:
oznaka v XML vrsta partnerja polje
BS prejemnik, če ni je plačnik SIFPREJ, če ni je SIFRK
BY plačnik SIFRK
DP prejemnik blaga, če ni je naročnik SIFPREJB, če ni je SIFNAR
IV prejemnik, če ni je plačnik SIFPREJ, če ni je SIFRK
Označimo partnerja, ki se na izdanem računu (vnosni niz polj) nahaja v polju Prejemnik dokumenta, če tega polja naročnik nima vklopljenega, se upošteva vpisana šifra partnerja v polju Plačnik (SIFRK). Prejemnik dokumenta se vedno vpiše v polje SIFREJ ne glede na to ali ima podjetje polje vklopljeno. Prepiše se podatek iz šifre partnerja (SIFRK).
Slika 1 - Označitev partnerja za E-izmenjavo
Na predogledu je vidno že iz prvega polja, ali imamo pripravljeno izdano fakturo za partnerja, s katerim izmenjavamo e-račune (oznake so ločene po vrstah izmenjave) ali partnerja za katerega izpisujemo izdane račune na papir.
Slika 2 - prikaz polja R na pregledu s statusom partnerja za izmenjavo izdanih računov
V meniju Fakture \ Fakture (neknjižene) izvedemo pripravo datotek z izpisom. Potrdimo ikono za Tiskanje, pri čemer potem definiramo naslednje izborne pogoje:
- Zaporedno številko dokumenta (od-do)
- Način izpisa: v primeru priprave XML datoteke ni možno izbrati testnega izpisa.
- E-račun: v primeru, da stojimo s kurzorjem na računu, ki ima oznako da se pripravi izpis kot e-račun in želimo pripraviti e-račune, označimo s kljukico E-račun. Program bo pripravil XML datoteke za e-račun. Lahko izberemo tudi od-do zaporedne številke. Enako velja za redne račune. S kurzorjem se postavimo na redni račun in izvedemo tiskanje brez oznake E-račun.
- Odlagališče: V šifrantu
Transakcijski računi je potrbno določiti pot, kamor bomo shranjevali pripravljene datoteke. Shranila se bo tako XML kot PDF datoteka na isto izbrano mesto (če seveda izberemo kreiranje pdf). Samo eden naš transakcijski račun lahko ima označen tip E. Če jih bomo označili več, bo vedno program v eRačun zapisal prvega po vrsti.
- Glavni TRR: izberemo iz šifranta naših transakcijskih računov račun, ki je naš glavni transakcijski račun. Če je več TRR-jev označenih z oznako E, je pri pripravi datotek za E-račune mogžno izbirati Glavni TRR.
- Različne kombinacije priprave xml in tiskanja:
V primeru, da pripravljamo e-račune imamo možnost pripraviti XML z ali brez pdf. V primeru, da izberem tiskanje, kreiranje XML datoteke in PDF ni mogoče izbrati.
V primeru, da želimo v prilogo XML ovojnice dodajati tudi druge priponke računa, vzpostavimo kljukico tudi na opcijo Priponke.
Slika 3 - Izbor dokumentov za izpis/pripravo datoteke
Pri izpisu se izbere:
o ovojnica: INV (če se eRačune izmenjujejo preko Banke Celje)
o ovojnica: XML (če se eRačune izmenjujejo preko katerekoli druge banke)
o ovojnica: ENV (če je izdajatelj proračunski uporabnik in mora eRačune uvažati preko UJP neta)
Priponke, dodane na eRačun se zapišejo v tabelo in v ovojnico.
Priponke dodamo prej na konkreten račun. Dovoljeni format za priloge k eRačunu so naslednje oblike datotek: XML, PDF, TXT, CSV, TIFF in JPG.
Priponke dodamo preko ikone. V naziv/opombe se napiše pot do priponk v primeru, če izberemo namesto shranitve v bazo samo pot do priponk.
Slika 4: Priloge k eRačunu.
V nazivu datoteke so sedaj vpisani: številka računa, zaporedna številka računa in davčna številka partnerja. Ovojnica vsebuje cel daziv xml računa in PDF izpisa. Za priponke SE PREIMENOVANJE NE IZVEDE.
V primeru eDobropisa in eBremepisa se namesto ERAC vpiše DBP ali BMP.
Pravilo zapisovanja podatkov banke partnerja:
1. Partnerju lahko v seznamu transakcijskih računov označimo račun z oznako E. V tem primeru se bo v eRačun zapisal ta TRR partnerja in ne osnovni, ki je naveden na vnosu podatkov partnerja. Če te oznake ni vpisane, program upošteva osnovni TRR. Tudi osnovni TRR mora obvezno biti zapisan v seznamu partnerjevih TRR. Vpisana šifra banke je osnova za iskanje preostalih podatkov banke.
2. Pravilo za proračunske uporabnike:
V primeru, da je partner proračunski uporabnik, ima v šifrantu Partnerjev vpisan transakcijski račun, ki ima vpisano banko SI5601 - Banka Slovenije, program vpiše v XML datoteko posebno BIC kodo, ki je unikatna in obvezna za proračunske uporabnike: UJPLSI2DICL.
Pojasnilo: V primeru, da je izdajatelj eRačuna proračunski uporabnik, se v polje Značke »sender_agent« obvezno vpiše BIC koda UJPLSI2DICL. V primeru, da je prejemnik eRačuna proračunski uporabnik, se v polje značke »receiver_agent« obvezno vpiše BIC koda UJPLSI2DICL. V nasprotnih primerih UJP eRačun zavrne. BIC koda Banke Slovenije BSLJSI2XXXX se v ovojnici eRačuna uporablja samo v sklopu podatkov za plačilo (polji »creditor_agent«/«debtor_agent«), če je banka plačnika oziroma banka prejemnika plačila UJP.
Pri proračunskih uporabnikih je tudi obvezen podatek MATIČNA ŠTEVILKA: Če v šifrantu Partnerji podatka ni vpisanega, bo UjpNet zavrnil račun.
Zato imamo v programu ob pripravi XML vzpostavljeno kontrolo na matično številko partnerja. Program javi opozorilo, vendar se XML kljub temu generira.
V primeru, da želimo izpisati dobavnico, lahko na izboru odznačimo izbor E-račun in program nam avtomatsko ponudi možnost izpisa Dobavnice. Opcija zajema paket MBK, kjer izpisujemo dobavnice in fakture.
Slika 4 - Paket MBK in možnost izpisa dobavnice za partnerja, ki ima izmenjavo e-računov.
V primeru da želimo, da se PDF datoteka imenuje na enak način kot XML datoteka (torej s številko dokumenta) zaradi lažjega iskanja, potem je potrebno v sistemski nastavitvi na VSI – XPRTIMEDAT vpisati na primer za Fakturo vrednost FA;'FA'+ALLTRIM(STR(IZPIS.GL_STEVEC)).
V tem primeru se bo v ime PDF datoteke zapisala številka računa – števec. Nastavitev je na nivoju MIT-a.
V primeru, da želimo izpisati ali ponovno kreirati XML datoteko, lahko to naredimo tudi na knjiženih dokumentih. Novo XML datoteko naredimo tudi v primeru spremembe podatkov na partnerju, ko moramo narediti novo datoteko s spremenjenimi podatki.
Pogoj, da se podatki v XML datoteki prepišejo z novimi je odprto davčno obdobje in nezaključen mesec.
V nasprotnem primeru program javi obvestilo, da nove datoteke XML ni kreiral.
Kontrola se izvaja med datumom veljave na računu in zaprtim davčnim obdobjem v nastavitvi XDATDAV.
S sistemsko spremenljivko XPDFDOK - Dokumenti za katere se naredi in shrani PDF (možna trenutna vrednost je Fa-fakture) je mogoče vsak dokument oziroma izpis fakture s potrditvijo izpisati tudi v obliki pdf datoteke, ne samo za eRačun.
Dokument eRačun se shrani (vse tri datoteke) tudi v tabelo MBK_FA_GL (polje ESLOG_XML). V primeru, da se faktura izpiše s potrditvijo večkrat, se shrani zadnja različica izpisa (prejšnja se povozi). Velja za knjižene in za neknjižene dokumente.
Pomembno, da je FA vpisan v XPDFDOK, če se želi eRačun poslati po meilu in je XDBMAIL=.F.
Torej je možno eRačun vedno izpisati ponovno v PDF obliki.
Slika 4 - Shranitev izpisa v PDF in posebna ikona za pregled
V izdaji 905-000 je narejedna dopolnitev v zvezi s ceno 0 na fakturi.
Na izbor za tiskanje je dodana možnost izločitve računov brez zneska, torej z zneskom 0. Za takše račune se XML eRačun in ostale priloge ne pripravijo.
V primeru, da naročnik želi imeti shemo izdanega računa na spletnem mestu, mora sporočiti to zahtevo na SAOP in pripravili bomo shemo.
Tako bo naročnik lahko po mailu svojim partnerjem pošiljal namesto PDF datoteke samo prilogo do spletnega naslova.
Določena shema se zapiše v sistemsko spremenljivko XERACXSLT.
Z izdajo 905-000 smo izvedli uskladitev poljubnega besedila, ki je viden na izpisu (pdf) računu in tagi za besedilo v XML datoteki.
Gre za besedilo, ki ga navedemo v šifrantu Napisi na dokumentih pod Klavzula 1,2,3 oziroma zapišemo kot poljubno besedilo na račun (glava računa\desni klik\Besedilo za fakturo oz. MBK_FA_GL.mnapisi in mnapisi1).
Navedena besedila se zapišejo v xml datoteko eračuna pod tag
<PoljubnoBesedilo>
<VrstaBesedila>ZZZ</VrstaBesedila>
<Besedilo>
<Tekst1>DODATNI_TEKST</Tekst1>
<Tekst2>V primeru zamude plačila si pridržujemo pravico do obračuna obresti v </Tekst2>
<Tekst3>skladu z ZPOMZO. Reklamacije upoštevamo takoj po prejemu računa s pril</Tekst3>
<Tekst4>oženim zapisnikom. Blago potuje na račun in nevarnost kupca. Za primer</Tekst4>
<Tekst5> spora je pristojno sodišče v Ljubljani.</Tekst5>
</Besedilo>
</PoljubnoBesedilo>
<PoljubnoBesedilo>
<VrstaBesedila>ZZZ</VrstaBesedila>
<Besedilo>
<Tekst1>DODATNI_TEKST</Tekst1>
<Tekst2>ZARAČUNAVAMO VAM STORITEV PREVOZA (CELJE- LJUBLJANA) IN UNIČENJA DOKUM</Tekst2>
<Tekst3>ENTACIJE. NAROČILNICA ŠT. 206(000863</Tekst3>
<Tekst4></Tekst4>
<Tekst5></Tekst5>
Oznake besedila:
<PoljubnoBesedilo>
<VrstaBesedila>AAI</VrstaBesedila>
AAI: so dogovorjene
ZZZ: so poljubne
Na izpisu izdanega računa se nahaja tudi besedilo o sklicevanju računa na konkretno sklicevalno številko. Tega podatka v tabeli ni, nahaja se samo na izpisu, zato predlagamo, da naročnik ustrezno besedilo za način plačila navede v klavzule napisov na dokumentih ali na besedilo. Sklicevalna številka naj bo na izpisu ločen podatek.