Kadrovska evidenca: Prenos podatkov v ostale pakete
Podatke delavcev ali enega delavca iz kadrovske evidence po potrebi prenašamo v ostale pakete in sicer:
Prenos podatkov izvajamo preko pogovornega okna (Slika 1) na katerem pri prenosu v paket plač in evidence prisotnosti določimo mesec za katerega prenašamo podatke, pri prenosu v honorarje in ostale pakete pa datum veljave.
Pred prenosom oz. po prenosu lahko pridobimo izpis razlik med podatki v kadrovski in podatki posameznega paketa.
Pod vsakim paketom so navedena polja, katerih zapisi se bodo prenesli. Za vse pakete velja, da se lahko prenesejo samo podatki, ki so vidni v šifrantu Delavcev kadrovske evidence. Vidnost polj je nastavljiva z sistemskimi nastavitvami. Za plače in evidenco prisotnosti se lahko preverijo razlike v izstopih. Če obstajajo, je potrebno takega zaposlenega prenesti z mesecem oz.dnem izstopa.
Slika 1 - vnosno okno za prenos podatkov v želene pakete
Prenos podatkov v plače
V plače se bodo prenesli podatki SAMO tistih delavcev, ki so v izbranem mesecu opravičeni do izplačila.
Prenos podatkov v plače je omogočen za vsa polja, ki so predvidena za prenos - v šifrantu Delavci v plačah obstaja istoimensko polje. Podatki, ki se bodo dejansko prenesli v plače, morajo biti na pregledu v šifrantu Delavci kadrovske evidence in navedeni morajo biti v sistemski nastavitvi XNIZ_PRS.
Podatki se bodo prenašali glede na datum veljave. Za izplačilo plač se vedno prenesejo podatki, ki so v veljavi na zadnji dan izbranega meseca.
Za plače je pomembnih tudi nekaj spreminjajočih (vitalnih) podatkov, kot so minulo delo, staž, delovna doba. Tudi ti podatki se ob prenosu izračunajo na zadnji dan izbranega meseca. Izračun podatkov v kadrovski evidenci NI potreben. Polja, ki jih ni potrebno vpisati s sistemsko spremenljivko za prenos v plače, pa se kljub temu prenesejo so: urt_dd (Tedenski delovni čas za izračun delovne dobe), doba_do (Delovna doba do vstopa v firmo), stal_doba (Skupna del. doba v podjetju), del_dob_d (Delovna doba), proc_dd (Procent delovne dobe), doba_sozd (Prejšnja delovna doba v firmi), starost (Starost), dat_roj (Datum rojstva), dop_otr (Dodatni dopust na otroke do določene starosti), olajsava (Šifra splošne olajšave), rez_prihod (Prihod v državo - vpisuje se za nerezidente), star_upok (Delavec je izpolnil starostni pogoj za predčasno upokojitev; možen vnos Da/Ne), prva_zap (Delavec, ki je prvič zaposlen za nedoločen čas in je mlajši od 26 let ali skrbi za otroka), nac_zapo (Način zaposlitve).
Če je v sistemski nastavitvi XPREN_OLAJ določeno, da se v plače prenašajo tudi dohodninske olajšave iz naslova družinskih članov, se to izvede hkrati s prenosom podatkov v plače, v skladu z izbranim mesecem. Pri tem se moramo zavedati, da se dohodnina in s tem tudi olajšava obračunava glede na mesec izplačila. Če plače ne izplačujemo sproti (vsak mesec za pretekli mesec) prenosa dohodninskih olajšav ne priporočamo.
Razlike v izstopih preverijo ali je v kadrovski evidenci na katerem delavcu že vpisan izstop, medtem ko v plačah ni. Običajno se to zgodi, če prenosov ne izvajamo redno vsak mesec pred obračunom plač. V takem primeru priporočamo prenos podatkov samo za tega delavca za zadnji mesec njegove zaposlitve ali ročni vpis manjkajočih podatkov v plačah.
Prenos podatkov v evidenco prisotnosti
V evidenco prisotnosti se bodo prenesli podatki delavcev za katere je v izbranem mesecu potrebno voditi evidenco prisotnosti na delu. Prenesejo se vsi podatki, ki so vidni v šifrantu Delavci v kadrovski evidenci in so predvidena tudi v evidenci prisotnosti. Upošteva se datum veljave - zadnji dan v izbranem mesecu.
Dodatni izbor (Slika 2) omogoča izbor še kakšnega tipa delavcev. Po privzeti vrednosti se prenašajo samo podatki aktivno zaposlenih delavcev.
Razlike v izstopih med kadrovsko evidenco in evidenco prisotnosti nakazujejo, da te razlike niso priporočljive. V primeru razlike naredimo prenos za enega delavca in sicer za mesec v katerem ima vpisan izstop. Ali manjkajoče podatke vnesemo ročno v evidenco prisotnosti.
Prenos podatkov v honorarje
V honorarje se bodo prenesli podatki delavcev, ki se vodijo v kadrovski evidenci in so predvideni tudi v paketu honorarji. Prenos se izvede na določen datum veljave.
Preko gumba Dodatni izbor lahko izberemo posameznike, ki imajo status drugačen od Z-zunanjega sodelavca ali S-študenta. Na voljo so tudi neaktivni delavci.
Prenos v ostale pakete
V ostale pakete se bodo prenesli podatki delavcev, ki se vodijo v kadrovski evidenci in so predvideni tudi v skupnem šifrantu. Prenos se izvede na določen datum veljave.
Preko gumba Dodatni izbor (Slika 2) za prenos lahko izberemo tudi druge statuse delavcev.
Neaktivne delavce je potrebno prenesti takoj, ko se jim spremeni status. Kasnejši prenos je mogoč z izborom kategorije N - Neaktivni delavci in izborom konkretnega datuma veljavnosti spremembe statusa (datum izstopa).
Slika 2 - izbor statusov delavcev, ki se prenašajo (na voljo preko gumba Dodatni izbor)