Plačilni promet - Opis postopkov obdelave bančnih izpiskov
Vse funkcionalnosti obdelave bančnega izpiska se nahajajo v desnem meniju ali preko ikon.
Slika 1 - Desni meni in opcije za obdelavo podatkov
Postopek obdelave bančnega izpiska poteka v naslednjem vrstnem redu:
1. Prenos obdelanih podatkov iz bančnega programa v ustrezno elektronsko obliko.
Zelo pomembno je, da imamo nameščeno zadnjo verzijo bančnega programa in da spremembe bančnega programa spremljamo in posodabljamo.
Na bančnem programu nastavimo obliko datoteke, ki jo bomo dnevno pripravljali. Predlagamo uporabo XML oblike datoteke. Na bančnem programu definiramo odlagalno mesto datoteke na naš računalnik. Ta pot se nastavi enkrat, program naslednjič ponudi zadnje mesto shranitve datoteke. V primeru pa, da na svojem računalniku počistimo spominske datoteke (memvars*.*), je potrebno to pot ponovno nastaviti.
2. Shranitev pripravljene bančne datoteke na dogovorjeno mesto računalnika (Raziskovalec oz. Windows Explorer)
Raziskovalec oz. Windows Explorer predstavlja vmesno postajo med bančnim programom in programom Orkester. Pred pričetkom dela predlagamo, da si uporabnik bančnega programa na Raziskovalcu kreira novo mapo, kamor bo vsak dan shranjeval datoteke z bančnimi izpiski. Predlagamo, da je to mesto dostopno tudi tistim uporabnikom, ki bodo občasno, v primeru nadomeščanj, uporabljalo bančni program.
Prednost uvoza bančnega izpiska je v avtomatski obdelavi določenih podatkov v trenutku uvoza postavk:
- program samodejno preko transakcijskega računa plačnika ali prejemnika poišče šifro
partnerja- iz sklicevalne številke program iz saldakontnih knjižb prebere vezni dokument plačila in ponudi vezavo za zapiranje
- plačilne naloge, ki imajo status <V teku - 4> uvoz bančnega izpiska poišče in zaključi na status <Knjiženo - 5>.
- uvožene postavke se avtomatsko tudi protikontirajo na konto transakcijskega računa. Lahko pa kot protikonto definiramo tudi stroškovni konto v primeru knjiženja bančnih stroškov.
Opcija za razdruževanje plačilnih nalogov nam iz
združenega naloga poišče originalne knjižbe in jih pripravi skupaj z vsemi osnovnimi podatki.
Program iz podatka o sklicevalni številki vzpostavi povezavo med dokumenti v Saldakontih in postavko uvoženega izpiska prebere konto, ter vzpostavi vezavo terjatve/obveznosti.
6.
Knjiženje in prenos v Saldakonte in Glavno knjigo
Prenos v Saldakonte in Glavno knjigo deluje različno glede na programsko nastavitev posameznega podjetja: prenos se lahko izvaja ob knjiženju postavk izpiska ali pa naknadno v meniju Ostalo.