Plačilni promet: Prenos v Glavno knjigo
Prenos v Glavno knjigo izvajamo naknadno preko menija Ostalo, če nimamo vklopljenega takojšnjega prenosa ob knjiženju.
Slika 1 - Opcija za prenos v Glavno knjigo
Temeljnico lahko pripravimo zbirno po kontih in stroškovnih mestih, enotah, projektih ali pa po posameznih postavkah.
V tem se tudi razlikuje avtomatski prenos ob knjiženju izpiska, kjer izbora ni, temeljnica se vedno pripravi po postavkah.
Za vsak izpisek program pripravi svojo temeljnico. Uporabnik lahko izbere izpisek glede na datum in banko (TRR). Izbor izpiska izvedemo s klikom na posebno ikono (puščico) ali s klikom na polje Izpisek.
Če pripravljamo eno temeljnico za cel mesec, pa izberemo opcijo "vsi izpiski za mesec". V posebnem oknu izberemo številko meseca.
Kreirane temeljnice se po izvedenem prenosu v glavno knjigo nahajajo v meniju Vnos in knjiženje in imajo status "Temeljnice, prenesene iz drugih paketov".
V glavno knjigo se bodo knjižbe prenesle v osnovni denarni enoti (EUR) in v dodatni denarni enoti, ki je določena na kontu v šifrantu Kontni načrt (USD, CHF...) samo v primeru, da imamo v programu Glavna knjiga vključeno opcijo vodenja kartice v dveh denarnih enotah in je ta konto vpisan v sistemski nastavitvi XKDEVRAC, kjer se našteje niz kontov, ki jih vodimo v glavni knjigi v dveh denarnih enotah. Nastavitev XKDEVRAC - paket GK - je dostopna uporabniku s pravicami Glavne knjige in pravico urejanja sistemskih nastavitev tega programa.
Slika 1 - Priprava in prenos temeljnice v Glavno knjigo
Opis posameznega načina prenosa:
1. Dokumenti - po postavkah
Podatki se za temeljnico pripravijo po postavkah glede na datum izpiska in izbrani transakcijski račun. Na temeljnici so postavke pripravljene na enak način, kot so bile obdelane na uvoženem izpisku. Protiknjižba na protikontu je za vse postavke samo ena.
Vsi opisi posameznih knjižb se ohranijo (polje Opis).
- V primeru, da smo na bančni izpisek dodali novo postavko, in da v polje Opis nismo vnesli konkretnega namena, program pri pripravi temeljnice za GK (po postavkah) za ta konto doda v polje Opis naziv konta iz kontnega načrta.
- Za konto preknjižb na transakcijskem računu program vpiše v polje Opis naziv konta iz kontnega načrta.
Slika 2 - Priprava podatkov za prenos v glavno knjigo po postavkah
2. Zbirno - po kontih
V primeru izbora Zbirno - po kontih bo program pripravil temeljnico zbirno, torej bodo združene postavke po kontih in stroškovnih mestih.
Ker se podatki izpiska združujejo, izgubimo opisne podatke posameznih postavk. Zato je potrebno v polju Opis za zbirni prenos vpisati poljubno besedilo, ki ga bodo na temeljnici imele v polju Opis vse postavke.
Tudi za konto transakcijskega računa se vpiše navedeni opis.
Slika 3 - Izbor opcije za zbirni prenos
Pregled pripravljenih postavk za prenos po izboru Zbirno - po kontih:
Slika 4 - Zbirni prenos podatkov v glavno knjigo
3. Konti saldakontov zbirno - ostali po postavkah
V primeru potrditve te opcije bo program pripravil podatke tako, da bo knjižbe na saldakontnih kontih združil, ostale knjižbe na nesaldakontnih kontih pa ostanejo razdružene.
V tem primeru so tudi PROTIKONTI saldakontnih kontov združeni!
Združeni saldakontni konti imajo v polju Opis navedeno besedilo, ki smo ga definirali na izborni maski!
Zbirni saldakontni konti dobijo opis iz izborne maske, nesaldakontni konti ohranijo opis iz pozicij izpiska.
Ročno dodana postavka, ki ni saldakontna, in nima vpisanega namena, dobi opis iz izbornih pogojev za prenos v GK.
Slika 5 - Izbor z možnostjo združitve samo saldakontnih kontov
Slika 6 - Pregled pripravljenih podatkov za prenos v Glavno knjigo
Ne glede na način priprave podatkov za temeljnico program po izvedenem prenosu javi obvestilo, na katerem je navedena tudi številka temeljnice, ki se je v
glavni knjigi pripravila.
V primeru, da ima podjetje vzpostavljeno evidenco po enotah, se temeljnice pripravijo tudi po enotah: kolikor različnih enot je na bančnih podatkih, toliko temeljnic za Glavno knjigo program pripravi.
V desnem meniju lahko pred prenosom pripravimo tudi seštevke posameznih podatkov.
Slika 7 - Seštevki po poljubnih pogojih