Osnovni postopek razporejanja odvisnih stroškov nabave na prevzemnice se izvaja v programu Materialno blagovno knjigovodstvo, modul Prevzemnice.
Dodatna možnost delitve odvisnih stroškov na prevzemnice pa je omogočena preko modula, ki se odpre na pozicijah programa Zajem prejetih računov.
Postopek se krmili preko nastavitve, ki je na nivoju MIt (VSI: XZAJPZSTR). Ta omogoča nastavitev ali vnos preko Zajema prejetih računov ali Materialno blagovno knjigovodstvo:
- 1 - vnos odvisnih stroškov je samo preko programa Zajem. V MBK na prevzemnici ni možno vpisati odvisnih stroškov na prevzemnico.
- 0 - ni možen vnos odvisnih stroškov preko programa Zajem (zadimljena opcija v programu Zajem). Vnos je samo v programu MBK / Prevzemnice. Ni povezave prevzemnice s prejetimi računi za odvisne stroške.
Prednastavitve:
Pravice uporabnika:
Uporabnik, ki deli stroške na prevzemnice, mora imete ravno tako pravice za delo v programu Materialno blagovno knjigovodstvo.
Šifrant kontni načrt:
Različne vrste odvisnih stroškov z razdelitvijo stroškov po vrednosti, po teži ali po količini (EM) na prevzemnici v Kontnem planu določimo v polju MBK prevzemi:
BV - stroški banke z razdelitvijo po vrednosti
BQ - stroški banke z razdelitvijo po teži
BE - stroški banke z razdelitvijo po EM
CV - stroški carine z razdelitvijo po vrednosti
CQ - stroški carine z razdelitvijo po teži
CE - stroški carine z razdelitvijo po EM
OV - stroški ostali z razdelitvijo po vrednosti
OQ - stroški ostali z razdelitvijo po teži
OE - stroški ostali z razdelitvijo po EM
PV - stroški prevoza z razdelitvijo po vrednosti
PQ - stroški prevoza z razdelitvijo po teži
PE - stroški prevoza z razdelitvijo po EM
SV - stroški špedicije z razdelitvijo po vrednosti
SQ - stroški špedicije z razdelitvijo po teži
SE - stroški špedicije z razdelitvijo po EM
ZV - stroški zavarovanja z razdelitvijo po
vrednosti
ZQ - stroški zavarovanja z razdelitvijo po teži
ZE - stroški zavarovanja z razdelitvijo po EM
Slika 1: Atributi razdelitve odvisnih stroškov nabave na prevzemnici.
Povezava prejetega računa in prevzemnic za odvisne stroške preko programa Zajem prejetih računov:
Za vsak različni tip odvisnega stroška je potrebno v kontnem načrtu določiti svoj konto z ustreznim indikatorja za MBK. To pomeni, če se želi ločiti špediterske stroške od npr. ostalih stroškov, je potrebno imeti ločena protikonta. Hkrati pa to pomeni, da bo potrebno na prejetem računu vnesti več pozicij s pripadajočimi zneski odvisnih stroškov.
Na oknu pozicij prejetega računa je opcija Odvisni stroški. Ta opcija je aktivna le na tisti poziciji, ki ima protikonto odvisnih stroškov. Pri pozicijah davka oziroma ostalih protikontih je ta opcija zadimljena.
S klikom na podmeni za Odvisni stroški ali klik na ikono (znak €) program odpre okno, ki omogoča vzpostavitev povezave pozicije računa in izbrane prevzemnice. Na polju št. prevzemnice program odpre okno z omejitvenimi pogoji, ki omogoča omejiti nabor prevzemnic, na katere bomo razdelili odvisne stroške.
Omejitveni pogoji za prevzemnice so:
- Šifra partnerja (*),
- Šifra prevoznika (*),
- Šifra lokacije iz prevzema (*),
- Stroškovno mesto iz prevzemnice (*),
- Projekt iz prevzemnice (*),
- Datum veljave od _._.__ - do _._.__ Kontrola na zaključeno leto - datum veljave od.,
- Številka dobavnice dobavitelja (*-za vse. Prazno pomeni filter na prevzemnice, kjer je številka dobavnice prazna),
- Številka, števec prevzemnice (*),
- Številka, števec nabavne naročilnice (*).
Pogoj za prikaz prevzemnice je, da mora biti prevzemnica že dokončno izpisana oziroma je prevzemnici že dodeljena interna številka prevzemnice oziroma je prevzemnica že s statusom knjiženo.
Nabavna kalkulacija prevzemnice še ne sme biti potrjena.
Slika 3: Omejitveni pogoji za izbor prevzemnic
Glede na omejitvene pogoje, program prikaže razpoložljive prevzemnice. V primeru opcije enot so prikazane prevzemnice katerim se enota ujema z enoto iz glave prejetega računa. Za lažji izbor prave prevzemnice so prikazani naslednji podatki interna številka prevzemnice, številka dobavnice dobavitelja, datum veljave, stroškovno mesto (če je na glavi prevzemnice), projekt (če je na glavi prevzemnice).
Ena prevzemnica je prikazana enkrat. V primeru, da je bila za prevzemnico že narejena razporeditev odvisnih stroškov s to pozicijo tega računa, je taka prevzemnica prikazana v spodnjem delu okna, kjer je omogočeno znesek odvisnih stroškov popraviti na gridu oziroma zapisati znesek 0, dokler ta račun ni knjižen.
Slika 4: Izbor prevzemnice
Preostale prevzemnice, ki tudi ustrezajo omejitvenim pogojem program ponudi v osrednjem delu okna za razdelitev odvisnih stroškov, kjer je omogočeno vpisati znesek odvisnega stroška na prevzemnico z vnosom na gridu.
Program na pregledu sproti prikazuje znesek pozicije prejetega računa za razdelitev, koliko je že bilo razporejenega in saldo. Razporediti je potrebno stroške do salda 0.
Prikaz odvisnih stroškov in razporeditev odvisnih stroškov na prevzemnice je v denarni enoti EUR (polje breme - dobro iz pozicij prejetih računov). Znesek je lahko pozitiven ali negativen.
Preko opcije povezave na tem oknu so prikazane pozicije prevzemnice (artikel, naziv, količina, cena, vrednost).
Klik na Potrdi zapiše odvisne stroške razdeljene po prevzemnicah s povezavo na pozicije prejetih računov v vmesno tabelo kalkulacij (MBK_PZKALK). Zapiše se tudi protikonto za pozicijo in status kalkulacije različen od D. Dokler je prejeti račun še neknjižen so omogočene korekture zapisov za odvisne stroške in se torej za morebitne obstoječe zapise odvisnih stroškov za pozicijo prejetega računa prepišejo novi zneski.
V primeru, da so bili stroški pri računu že delno razdeljeni - prikaz prevzemnic na katere prevzemnice so bili ti zneski razdeljeni.
Kontrole za prejeti račun:
Zavrnitev prejetega računa briše zapise iz vmesne tabele (MBK_PZKALK) za ta prejeti račun, vse pozicije.
Brisanje pozicije prejetega računa za odvisne stroške na neknjiženem računu briše tudi odvisne stroške iz vmesne tabele za ta prejeti račun, to pozicijo.
Avtomatski storno prejetega računa, ki je bil že knjižen, kopira z obrnjenim predznakom odvisne stroške v vmesni tabeli za odvisne stroške.
Kontrola na protikonto pozicije prejetega računa, da ga ni omogočeno spremeniti, ko so v povezovalni tabeli odvisnih stroškov zapisi za to pozicijo.
Ob knjiženju prejetega računa kontrola, da morajo biti razdeljeni odvisni stroški za prejeti račun po proti kontih za odvisne stroške. Kontrola glede na vmesno tabelo v EUR zneskih. Knjiženje prejetega računa program zavrne, če še ni narejena celotna razporeditev stroškov na prevzemnice.
Slika 5: Pregled prevzemnic z odvisnimi stroški iz pozicije računa
V opcije Povezave prejetega računa nov zavihek za prikaz Prevzemnic, na katere so bili razdeljeni odvisni stroški.
Ko je prejeti račun s statusom knjiženo v programu Zajem, postopek vrednotenja v MBK razdeli odvisne stroške, ki še niso bili razdeljeni (oznaka v prehodni tabeli CE_KALK je različna od D) na pozicije prevzemnic (po vrednosti). Odvisni stroški se razdelijo na prevzemnico v primeru, da ni takojšnjega vrednotenja oziroma obdobje ni zaključeno, sicer se za te odvisne stroške kreira temeljnica (datum veljave temeljnice je tekoči datum postopka vrednotenja in razdelitve stroškov).
V primeru, da se odvisni stroški vnašajo samo preko programa Zajem, se s klikom na opcijo Odvisni stroški prevzemnice prikažejo povezani odvisni stroški za to prevzemnico, ki so že oziroma bodo vklalkulirani v ceno materiala. Ni možnosti Dodajanja, popravljanja...
Prikazani podatki so:
- konto odvisnega stroška in naziv;
- znesek odvisnega stroška;
- znesek pozicije prejetega računa;
- ali je odvisni stroške že upoštevan v vrednosti artikla;
- interna številka prejetega račun;
- dobaviteljeva številka prejetega računa;
- datum veljave prejetega računa;
- datum prejetega računa dobavitelja.
Kontrole za prevzemnico:
Kontrola pri avtomatskem stornu prevzemnice: Pred avtomatskim stornom prevzemnice je potrebno predhodno stornirati vse prejete računa za odvisne stroške v programu Zajem za to prevzemnico. Storno prevzemnice program omogoči v primeru, da je saldo odvisnih stroškov s povezanimi prejetimi računi v povezovalni tabeli enako 0. V primeru, da se odvisni stroški določajo na prevzemnici, avtomatski storno prevzemnice kreira zapise za odvisne stroške od te prevzemnice z obrnjenimi predznaki.
Slika 6: Pregled odvisnih stroškov s podatkom o prejetem računu iz prevzemnice
Odvisni stroški - Poročila o pregledu odvisnih stroškov je omogočeno pripraviti v programu Materialno blagovno knjigovodstvo. Delovanje je enako ne glede na način povezovanja. V primeru izdelave povezave preko programa Zajem prejetih računov pa je prikazana tudi zaporedna številka in števec računa.