CRM: Vnos novega dogodka
Vnos novega dogodka za posameznega partnerja naredimo preko pogovornega okna, ki ga prikličemo na delovni mizi (osnovni pregled CRM) preko gumba Nov. Na voljo nam je preko desnega menija ali v orodni vrstici. Pogovorno okno za popravek že vnesenega dogodka prikličemo z dvojnim klikom na sam dogodek.
Vnos dogodka se prične z izbiro tipa dogodka, ki mora biti predhodno določen. S tem si omogočimo lažji pregled in možnost filtriranja tipov dogodkov.
Z naslovom čim bolj kratko in jasno opišemo namen dogodka. Za nadaljnje aktivnosti iz tega dogodka zadolžimo sodelavca oz. smo zadolženi mi sami. Določimo datum in čas, lokacijo, če je potrebno, in določimo pomembnost dogodka.
V primeru, da gre za skupinski oz. konferenčni dogodek bomo izbrali partnerje, udeležene ali vabljene na določen dogodek. Sicer je edini partner izbrani partner. Izberemo še kontaktne osebe izbranih partnerjev in dodamo eventualno zunanjo osebo (oseba, ki ni kontaktna oseba nobenega partnerja).
Na dogodku lahko sodeluje več sodelavcev hkrati. Na voljo je dodatni zavihek Zadolženi sodelavci. Kot prvi zadolženi se zapiše kreator dogodka, ki pa ni nujno zadolžen. Preko gumba ali preko desnega menija lahko zadolži drugega sodelavca. Čas zasedenosti se najprej zapiše na vse delavce enak in sicer čas, ki je določen za celotni dogodek. Čas lahko popravimo in določimo za vsakega sodelavca svojega.
V odprto okence s prosto besedo opišemo bistvo dogodka, ki bo kasneje v pomoč nam ali sodelavcem. V kolikor ne želimo, da bi besedilo kdorkoli popravil (razen nas samih, ki smo besedilo ustvarili), besedilo zaklenemo s kljukico v okence pod ključ.
Naslednji vnos besedila na isti dogodek zahteva pritisk na gumb Nov zapis. K vsakemu besedilu se zapiše kdaj in kdo je besedilo vnesel. Tega dela uporabnik ne more popravljati, niti ga ni potrebno ponovno vpisovati v opis dogodka. Priimek in čas se bo videl tudi na izpisu.
Slika 1 - pogovorno okno za vnos dogodka
Zaupni komentarji
Vsak dogodek ima možnost vpisa zaupnega komentarja. Zaupni komentar bo viden vsem, ki imajo pravico CRM.SECRET in so hkrati kreirali dogodek ali so zadolženi ali je skrbnik partnerja ali je udeležen pri dohodku.
Če na dogodku obstaja zaupni komentar in imamo do njega pravico, bo na pogovornem oknu viden klicaj z oznako Zaupni komentar.
Priponke
Shranjenemu dogodku lahko
pripenjamo dokumente preko ikone za priponko. Preko desnega menija v seznamu vabljenih lahko pošljemo elektronsko sporočilo z vsebino zapisano na samem dogodku. K sporočilu se pripnejo tudi eventualne priponke dogodka.
Elektronska sporočila udeležencem dogodka
Udeležencem dogodka lahko neposredno preko pogovornega okna in desnega menija v rubriki vabljeni pošljemo elektronsko sporočilo z vsebino, ki je navedena v spodnjem delu pogovornega okna. Naslovniki elektronskega sporočila se bodo navedli v rubriko Bcc, kar pomeni, da naslovniki drug drugemu ne bodo vidni. Sporočilo trenutno lahko vsebuje največ 20 naslovnikov. V premeru, da jih je več, se oblikuje ustrezno število elektronskih sporočil.
V primeru konferenčnih dogodkov se seznam prejemnikov določenega sporočila ohranja in ga lahko izberemo preko gumba 'Seznam vabljenih iz preteklih konferenčnih dogodkov'.
Predpogoj za uporabo te funkcionalnosti neposrednega pošiljanja elektronskih sporoči je nameščen in vklopljen Outlook.