Splošno o sledljivosti
Način spremljanja sledljivosti artikla skozi MIT IS je določen s stopnjo sledljivosti artikla v šifrantu artiklov. Stopnjo sledljivosti je možno vklopiti samo na artiklu, za katerega še ne obstajajo nobeni knjiženi dokumenti. V kolikor je bil na artiklu že promet (prejemi ali izdaje) in želimo ta artikel na novo spremljati po kodah sledljivosti, je potrebno odpreti novo šifro artikla, na kateri se bo spremljala sledljivost.
Artiklu je možno določiti eno od naslednjih treh stopenj sledljivosti
- "0" - ni spremljanja sledljivosti
- "3" - spremljanje sledljivosti v obliki serijske številke
- "4" - spremljanje sledljivosti v obliki serije, sarže ali številke serije
Slika 1 - Polje za določitev sledljivosti na artiklu
Vnos in pregled kod sledljivosti se izvaja na poziciji dokumenta, če se za artikel, ki je vnesen na poziciji, vodi sledljivost.
Pravila za vnos novih kod sledljivosti:
- koda sledljivosti v MIT IS je unikatna
- različni artikli ne morejo imeti enake kode sledljivosti
- en artikel ima lahko več kod sledljivosti
Vse kode sledljivosti, ki jih vnesemo v MIT IS, se shranjujejo v šifrant kod sledljivosti, ki vsebuje osnovne in dodatne informacije o posamezni kodi sledljivosti.
Osnovni podatki so:
A. koda sledljivosti
B. šifra artikla, ki ji koda sledljivosti pripada
C. status deljivosti kode sledljivosti:
1. STATUS "0" pomeni, da koda sledljivosti ni deljiva (pri stopnji sledljivosti "3", so vse kode nedeljive)
2. STATUS "2" - koda sledljivosti je deljiva
Šifrant je dostopen v meniju Datoteke.
Slika 2 - Šifrant kod sledljivosti
Pri višji stopnji ISO sledljivosti lahko spremljamo tudi kartice sledljivosti, ki za vsako kodo sledljivosti pokaže trenutno zalogo in promet.
Vnos kod sledljivosti je možen na tri načine:
- ročni vnos
- vnos preko optičnega bralnika
- vnos z avtomatskim številčenjem
Avtomatsko številčenje kod sledljivosti
Značilnosti avtomatskega številčenja:
- proži se ob pritisku tipke <ENTER>, kadar je polje za vnos kode sledljivosti prazno, ali vsebuje samo predpono
- če je koda sledljivosti vnesena v celoti, se avtomatsko številčenje ne sproži
- če uporabnik avtomatsko dodeljeno kodo sledljivosti popravi, se takšen vnos obravnava kot ročni vnos
Kodo sledljivosti lahko delimo na dva dela:
- na predpono, če je definirana
- na avtomatsko dodeljeno zaporedno številko, ki je lahko vezana na predpono
Predpone lahko definiramo v dveh sistemskih spremenljivkah na naslednji način:
A. XISOPRETIP - seznam predpon, vezanih na tip artikla (npr. "XX;0,XF;1,XD;3")
- predpone morajo biti enako dolge
- za vsako predpono mora biti definiran tip artikla
- za posamezni tip artikla je lahko definirana le ena predpona
- predpona in tip artikla morata biti ločena s podpičjem (npr. "XX;0,XF;1")
- predpone morajo biti med seboj ločene z vejico
- prvi znak v predponi mora biti obvezno črka
- presledki pred in za predpono se ignorirajo
- če predpone niso določene v nobeni sistemski spremenljivki, se koda sledljivosti številči v polni dolžini
B. XISOPREOSN - seznam osnovnih predpon (npr. "SS,*SA,DC")
- predpone morajo biti enako dolge
- predpone morajo biti med seboj ločene z vejico
- prvi znak v predponi mora biti obvezno črka
- presledki pred in za predpono se ignorirajo
- če predpone niso določene v nobeni sistemski spremenljivki, se koda sledljivosti številči v polni dolžini
V sistemski spremenljivki XISOPREOSN, se lahko definira tudi privzeta predpona, ki se upošteva v primeru, ko je polje za vnos kode sledljivosti prazno. V spisku je lahko le ena privzeta predpona, označi pa se tako, da se pred predpono vpiše znak * (npr. "SS,*SA,DC").
Program preverja vnesene predpone na sledeč način:
- najprej se preveri, če obstaja v sistemski spremenljivki XISOPRETIP
- če ne obstaja, se njen obstoj preveri v sistemski spremenljivki XISOPREOSN
- če tudi tu ne obstaja, se avtomatsko številčenje ne izvede, vnesena predpona pa se obravnava kot vnesena koda sledljivosti
Možni problem in rešitev:
- Pri prevzemih od različnih dobaviteljev se lahko zgodi, da imajo različni artikli enako kodo sledljivosti. Ker mora biti koda sledljivosti v MIT IS unikatna, je potrebno v tem primeru uvesti interno kodo sledljivosti, ki je unikatna, dobaviteljevo kodo sledljivosti pa vpisati v novo polje ISO_DOB (Dob. ISO).
Priporočilo:
- priporočamo, da pri prevzemih vedno definirate interne kode sledljivosti, dobaviteljeve kode sledljivosti pa vnašate kot informativni podatek
- priporočila vam ni potrebno upoštevati le, če ste povsem prepričani, da od dobaviteljev ne boste nikoli dobili različnih artiklov z isto kodo sledljivosti
Sledenje kontrole kvalitete
Ob opciji spremljanja kontrole kvalitete je na pregled kod sledljivosti dodano polje 'Status KK'. Polje lahko spreminja Služba za zagotavljanje kontrole kvalitete ob ustrezno dodeljeni pravici VSI.ISOSIFKK. Glede na status kontrole kvalitete kode sledljivosti je odvisno nadaljnje obravnavanje dokumentov, ki to kodo sledljivosti vsebujejo.
Polje 'Status KK' ima lahko sledeče vrednosti:
0 vzorec še ni odvzet (to vrednost ima koda sledljivosti v trenutku prevzema artikla na skladišče in avtomatskega vpisa te kode sledljivosti v matično datoteko)
1 vzorec v analizi (le neknjiženi poziciji prevzemnice, ki vsebuje kodo sledljivosti s tem statusom je možno zamenjati splošno šifro artikla z novo šifro artikla; sprememba statusa nazaj na 0 ni več možna)
2 vzorec ne ustreza (pozicije prevzemnic, ki vsebujejo kodo sledljivosti s tem statusom je potrebno brisati, saj pomeni, da se koda sledljivosti zaradi neustreznosti ne bo prevzela)
3 vzorec ustreza (za knjiženje prevzemnic s pozicijami artiklov, ki vsebujejo kode sledljivosti je pomembno, da imajo vse prevzete kode sledljivosti ta status; v nasprotnem primeru knjiženje prevzemnic ni možno, prav tako pa ni možna izdaja teh kod sledljivosti z dokumenti izdajnica, dobavnica in prenosnica; prenosnica se izjemoma lahko naredi kadar je prejemna lokacija lokacija izmeta)
Opise statusov kontrole kvalitete (ne pa tudi številke) je možno spreminjati preko sistemske nastavitve XKASTATUSI (npr. sprememba 'vzorec v analizi' na 'vzorec na testiranju' …).
Vsaka sprememba statusa kontrole kvalitete kode sledljivosti se beleži v datoteko sprememb matičnih datotek.
Na desnem kliku miške je ob opciji spremljanja kontrole kvalitete v dodatnem meniju dostopno tudi opisno polje 'Kakovostni kriteriji' (vsebuje prednastavljeno besedilo - kakovostni kriteriji iz matične datoteke artiklov; enako opisno polje se namreč nahaja tudi v matični datoteki artiklov, kjer je za posamičen artikel možno prednastaviti besedilo kakovostnih kriterijev).