Programski meni Poročila iz obrazcev po stroškovnih mestih predstavlja generator poročil. Najprej moramo vnesti v meniju Datoteke / Obrazci - obrazce, ki omogočajo z možnostjo seštevanja in odštevanja različnih stroškov in prihodkov po nosilcih, pripravo poročil. Ob nastavitvi obrazca vnesemo enačbe, ki jih sestavljajo različna konta, in so povezana z matematičnimi operatorji. Za podatke, ki jih ne moremo izračunati iz podatkov programa Spremljanje projektov pa lahko uporabnika vprašamo za vpis zneska ob pripravi poročila. Na vstopnem oknu priprave poročila iz obrazcev izberemo naslov obrazca z enačbami in ostale omejitvene pogoje, ki jih programsko okno priprave poročila predvideva in omogoča.
V naslednji rubriki izberemo kako naj bodo podatki v poročilu združeni. Možnosti so:
1. Po stroškovnih mestih (ločeno za vsako stroškovno mesto); ni kontrole na pravice SIFRE.VSI_STRM.
- Po nadrejenih stroškovnih mestih iz stroškovnih mest (ko je izbrana ta opcija poročila program aktivira možnost omejitve po nadrejenih stroškovnih mestih);
- Po nadrejenih enotah iz šifranta enot (v primeru, da imamo vključeno opcijo spremljanja podatkov po enotah);
- Za celotno podjetje (ob izbranih pogojih so rezultati združeni).
Izberemo
enoto in
nadrejeno stroškovno mesto (če smo izbrali poročilo po nadrejenih stroškovnih mestih) za katera se ponudi pomoč na ustrezna šifranta. * je dovoljena in pomeni izbor vseh zapisov. Tudi ? je dovoljen znak.
Nabor projektov določimo v polju Projekt, nabor stroškovnih mest pa v polju Str. mesta. * in ? sta dovoljena. Naštete šifre ločimo z vejico. Vpišemo lahko tudi skupine (npr. 02, - pomeni vse šifre, ki se začnejo z 02). Ni kontrole na pravico SIFRE.VSI_STRM.
Polje Združi str. mesta omogoča, da dobimo združene zneske glede na želeno združitev stroškovnih mest. Združevanje označimo z znakom X. Primer pri uporabi 4-mestih stroškovnih mest:
- prazno= prikaz zneskov za vsa stroškovna mesta skupaj (prikaz v obliki klasične bruto bilance)
- X= str. mesta se združijo na prvem mestu
- XX= str. mesta se združijo na drugem mestu
- XXX= str. mesta se združijo na tretjem mestu (četrto mesto ni pomembno)
- XXXX=prikaže se vsako stroškovno mesto posebej
Obdobje omejimo s poljema Od dne..do. Upoštevajo se tudi zapisi z datumom veljave, ki je enak zapisanemu v polju od ali do dne.
V polju Str. m. do statusa določimo do vključno katerega statusa stroškovnih mest se vključijo stroškovna mesta v poročilo. Prednastavitev je 8 - brez neaktivnih stroškovnih mest s statusom 9.
Na poročilu je možno uporabiti naslednje zaokroževanje zneskov:
- Zaokroževanje na cela števila;
- Brez zaokroževanja;
- Zaokroževanje na tisoč.
Če obkljukamo opcijo Upoštevanje dodatnih pogojev, se pri izračunu zneskov upoštevajo dodatni pogoji, ki smo jih vnesli na obrazcu v rubriko za vnos dodatnih pogojev.
Omogočen je izbor knjižb glede na status. V polju
Temeljnice lahko izbiramo med možnostmi:
- knjižene;
- vnesene + knjižene;
- začasne + knjižene;
- VSE (neknjižene + začasne + knjižene).
Izbor denarne enote, v kateri se prikažejo podatki se določi v polju
Preračun v drugo denarno enoto. Če denarna enota ni obkljukana (EUR je zadimljen), se podatki prikažejo v originalni denarni enoti. Za preračun v drugo denarno enoto je potrebno izbrati želeno denarno enoto iz šifranta
Tuje denarne enote in izbrati datum (in s tem tečaj), po katerem naj se preračunajo podatki.
Vključitev opcije Dodaj podatke iz letnega načrta odpre okno za izbor številke letnega načrta, ki je vnesen v šifrant Finančni načrt in iz katerega se bodo upoštevali podatki letnega načrta.
Polje Št. arh. obrazca je aktivno v primeru, da smo izbrali obrazec, ki v enačbi predvideva možnost izračuna vrednosti na osnovi arhiviranega obrazca. V enačbi mora biti vpisan znak $.
Poročilo in desni meni
Po potrditvi omejitvenih pogojev program prikaže knjižbe na predogled oziroma javi, če za izbrane pogoje ni knjižb. Knjižbe iz pregleda lahko izpišemo, izvozimo v datoteko... Pri izpisu se lahko odločamo med več izpisi.
Slika 3 - Desni meni in pregled knjižb v programskem meniju Poročila iz obrazcev po stroškovnih mest
Izpis s kumulativo preteklih let - Na vstopnem oknu smo že predhodno izbrali stroškovno mesto ali projekt in določili, ali se izpis pripravi po stroškovnih mestih, po nadrejenih stroškovnih mestih ali le kot seštevki. Če ne izberemo izpis seštevkov, je vsako stroškovno mesto zapisano na svoji strani. V primeru izbora Seštevkov pa so podatki prikazani zbirno.
Izpis samo tekočega leta - Opcija omogoča izpis podatkov samo tekočega leta. Na vstopnem oknu smo že predhodno izbrali stroškovno mesto ali projekt in določili, ali se izpis pripravi po stroškovnih mestih, po nadrejenih stroškovnih mestih ali le kot seštevki. Če ne izberemo izpis seštevkov, je vsako stroškovno mesto zapisano na svoji strani. V primeru izbora Seštevkov pa so podatki prikazani zbirno.
Izpis načrtovano in doseženo v tekočem obdobju - Opcija omogoča izpis podatkov samo tekočega leta primerjalno s planom. Na vstopnem oknu smo že predhodno izbrali stroškovno mesto ali projekt in določili, ali se izpis pripravi po stroškovnih mestih, po nadrejenih stroškovnih mestih ali le kot seštevki. Če ne izberemo izpis seštevkov, je vsako stroškovno mesto zapisano na svoji strani. V primeru izbora Seštevkov pa so podatki prikazani zbirno.
Definicije obrazcev - omogoča vstop v meni Datoteke /direktno v šifrant
Obrazci, z možnostjo dodajanja, spreminjanja vrstic na obrazcih.
Pojasnilo izračuna obrazca - zaradi razdelitve po str. mestih opcija ni mogoča v enaki obliki, kot je v glavni knjigi.
Arhiviranje obrazca - po izboru menija program prikaže programsko okno na katerem vpišemo številko obrazca in naslov obrazca. Poročilo iz pregleda se bo shranilo v arhiv obrazcev, ki ga lahko vidimo naknadno v meniju
Arhiv poročil iz obrazcev.
Zamenjava poročila v arhivu - po izboru menija program prikaže programsko okno na katerem izberemo številko obrazca in s tem tudi naziv obrazca iz arhiva. Po izboru gumba <V redu> bo program zamenjal obrazec iz arhiva z morebiti spremenjenimi podatki iz pregleda.
Brisanje str. mesta iz poročila - po izboru menija program prikaže odločitveno vprašanje: Želite brisati poročilo iz obrazca za str.m.:xxxx, projekt:yyyy in enoto:zzzz? V primeru, da potrdimo brisanje, bo po izboru izpisa brisano stroškovno mesto odstranjeno za izbrane pogoje. Izpis bo narejen za preostala stroškovna mesta.