Materialno blagovno knjigovodstvo: Vnosi dokumentov
V okviru menija "Dokumenti" so zbrani vsi postopki, s katerimi vnašate, izpisujete in knjižite dokumente, ki izpričujejo gibanje materiala, gotovih izdelkov ipd., znotraj podjetja ter tudi navzven. Ti dokumenti so:
Lastnosti in postopki, ki veljajo za vse naštete module:
1. Dokumenti, ki se nahajajo v sistemu imajo lahko 3 možne statuse:
| neknjiženi |
so dokumenti, ki so bili v sistem vneseni in so še neknjiženi. Možno jih je korigirati oz. spreminjati ali brisati |
| knjiženi |
dokumenti, ki se nahajajo v arhivu knjiženih dokumentov. Ni jih možno spreminjati ali brisati |
| brisani |
neknjiženi dokumenti, ki smo jih že izpisali s potrditvijo (imajo dodeljeno številko dokumenta), ter nato brisali...Dokument dobi status "brisani" zato, ker je številka dokumenta bila že dodeljena in je ni več možno uporabiti za drug dokument. Brisani dokumenti ne vplivajo na poročila.
To ne velja za dokumente, ki še niso bili izpisani s potrditvijo. |
Posebnost so
začetna stanja, ki jih program kreira ob zaključku leta oz. na začetku porabe programskega paketa preko ugotovljenega inventurnega stanja. Začetna stanja namreč takoj dobijo status "knjiženi".
2. Izvajamo lahko 2 vrsti izpisov:
|
uporablja se v fazi kreiranja dokumenta, ko želimo le preveriti izgled izpisa |
|
pomeni dodelitev številke dokumentu, ki smo ga vnesli, in izpis.
V primeru brisanja takšnega dokumenta se le-ta pojavi na pregledu brisanih dokumentov.
Izpis s potrditvijo pa je potrebno izvesti pred knjiženjem dokumenta. |
Vsak vnos podatkov in izpis dokumentov je možno popravljati dokler niso popolnoma pravilni. Šele ko ste prepričani, da so vnosi in izpisi pravilni, sprožite dokončno knjiženje, po katerem podatkov ni mogoče več popravljati.
NEKNJIŽENI DOKUMENTI
1. Dodajanje ali vnos novega dokumenta izvršimo s klikom na gumb "Dodajanje/shranjevanje zapisa" ali preko tipke <F3>.
Pri vseh dokumentih je tehnika vnosa enaka, vnosu glave dokumenta sledi vnos pozicij, razlikujejo se le vnosna polja in kontrole vnesenih podatkov v posamezna polja.
Pri vnosu pozicij dokumentov se poleg vnosnega polja za količino, pokaže trenutna prosta zaloga na določeni lokaciji izbranega artikla.
Ko potrdite shranitev podatkov, se ažurirajo trenutne proste zaloge tako, da se v pregledu zalog v skladu z vneseno pozicijo dokumenta ažurira polje NEKNJIŽENI PREJEMI oz. NEKNJIŽENE IZDAJE.
Če vnašate
prejem na skladišče, se količina v polju NEKNJIŽENI PREJEMI za lokacijo in artikel poveča, poveča se hkrati tudi prosta zaloga, v primeru izdaje pa se poveča količina v polju NEKNJIŽENE IZDAJE, prosta zaloga pa se zmanjša.
2. Popravljanje ali korekture podatkov na dokumentu izvedemo s klikom na gumb "Korekture zapisa" (ali zavihek "Korekture") ali preko tipke F7.
3. Brisanje celotnega dokumenta ali samo določene pozicije artikla s klikom na gumb "Brisanje zapisa" ali preko tipke F2.
Odpre se pogovorno okno, kjer je potrebno določiti interval zaporednih številk dokumentov, ki jih želite brisati.
Uporabnik lahko briše samo dokumente, ki jih vidi na ekranu.
V primeru, da dokument že ima dodeljeno številko (izvršen je že bil izpis s potrditvijo), se tak dokument pojavi na pregledu brisanih dokumentov. |
4.
Izpis s klikom na gumb "Izpis podatkov" ali preko tipke F5. Več o izpisih in oblikovanju dokumenta, si preberite v poglavju
Izpis dokumenta.
Izpišemo lahko vse dokumente, ki jih vidimo na ekranu. Odpre se pogovorno okno z naslednjimi določitvenimi podatki:
- interval dokumentov, ki naj se izpišejo (privzeto je trenutno izbrani dokument),
- vrsta izpisa (testni ali s potrditvijo številke dokumenta)
Pred knjiženjem dokumenta je potreben izpis s potrditvijo (v primeru, da je ta z ustrezno sistemsko nastavitvijo zahtevan).
Ko dokument knjižite, se vknjižbe prikažejo na kartici artikla, hkrati pa se dokument zapiše v svoj arhiv. Zato od tega trenutka dokumenta ni več na pregledu neknjiženih dokumentov, ampak ga imate možnost videti na pregledu knjiženih dokumentov.
KNJIŽENI DOKUMENTI
To je pregled arhiva knjiženih dokumentov. Tu dokumentov ni možno več popravljati.
Ko je knjižena posamezna pozicija dokumenta, se hkrati ažurira zaloga. Količina, ki je bila prej prikazana v polju "Neknjiženi prejemi" oz. "Neknjižene izdaje", se v tem trenutku za to količino zmanjša, količina v polju "Zaloga" pa se, nasprotno, poveča (
prejemi) oziroma zmanjša (
izdaje). Trenutna prosta zaloga ostane nespremenjena.
|
Polje "Zaloga" je vsota količin iz vseh knjiženih dokumentov.
Prosta zaloga = zaloga - rezervirano + neknjiženi prejemi - neknjižene izdaje. |
Po izvedenem knjiženju dokumenta podatkov ni več možno popravljati ampak morate v primeru, da ugotovite nepravilnosti, izvesti storno knjižbe.
BRISANI DOKUMENTI
V tem pregledu se nahajajo dokumenti, ki imajo status "brisani". Tu lahko podatke le pregledujete.
Brisanih dokumentov ne moremo več korigirati, prav tako na pregledu brisanih dokumentov ni možno dodajati novih dokumentov.