Knjiga pošte: Številčenje prejete, oddane pošte
Možne nastavitve:
XDAT_LETO: Datum,
ki določa leto za interni števec pošte (Datum
veljave ali Datum prejema)
XSTEVDOK: Knjiga pošte: spisek polj za način
številčenja
.AddProperty("XSTEV_PP","TIP_DOK,DAT_PREJ") ali
("XSTEV_PP","TIP_DOK,LETO")
.AddProperty("XSTEV_IP","TIP_DOK,DAT_PREJ") ali
("XSTEV_IP","TIP_DOK,LETO")
XSTEV_UPO: Ali uporabnik določa nastavitev
števca? Če je nastavljeno na .T., se ob prehodu na nov števec uporabniku ponudi okno, kamor sam vpiše obliko za številčenje (z letnico, brez letnice, ...)
Števec
se dodeli pri:
- Ročnem
vnosu oz. shranitvi
- poveza
s Fakturiranjem (označimo in prenesemo podatke iz računov)
- Uvoz
iz excel-a
- pri prenosu Opominov in Kompenzacij
Številčenje prejete oz. oddane pošte lahko omogočimo s prilagoditvami v sistemskih nastavitvah. Za interno številčenje nastavimo polje STEVEC,
lahko za prejeto in za oddano pošto.
Če v navedeni sistemski nastavitvi tip številčenja ni določen, je smiselno, da se polje STEVEC umakne iz vnosnega niza polj za naročnika.
Slika 1 - Sistemske nastavitve za vnosni niz polj prejete pošte in polje STEVEC
Zaradi različnega načina organizacije dela lahko interno številčenje postavimo na dva načina:
- zaporedno številko knjižbe (ZST_ID): številčenje se začne z 1 (prvi vnos v bazo podatkov), ni omejeno glede na tip pošte (prejeta, oddana
pošta), ni omejeno na leto. Gre za zaporedno številko knjižbe v sistemu.
V tem primeru umaknemo iz pregleda polje STEVEC in v XSTEVDOK vpišemo številčenje po DAT_PREJ: datumu prejema. Na pregledu kažemo samo zaporedno številko, ki se nadaljuje ne glede na datum ali leto.
Slika 2 - Vneseni dokumenti prejete pošte samo s poljem Zaporedna številka
- Int. št. dokumenta (STEVEC) - številčenje prejete ali oddane pošte, ki je vezano na leto ali drug poljuben kriterij. Nastavitev kriterija za interno
številčenje se izvaja v sistemski nastavitvi XSTEVDOK - spisek polj za način številčenja.
Vežemo na:
- datum prejema: v tem primeru se vsak dan števec začne z 1.
- leto: števec se spremeni po prehodu na novo leto
Primer nastavitve:
.AddProperty("XSTEV_PP","TIP_DOK,
DAT_PREJ") ali .AddProperty("XSTEV_PP","TIP_DOK,
LETO")
.AddProperty("XSTEV_IP","TIP_DOK,
DAT_PREJ") ali .AddProperty("XSTEV_IP","TIP_DOK,
LETO")
Tip dokumenta pomeni PP-prejeta pošta ali IP oddana pošta.
V primeru nastavitve po DAT_PREJ se številčenje v polju Interno številčenje dokumenta izvaja po datumu prejema. Vsak dan se začne z 1.
Slika 3 - Zaporedno številčenje prejete pošte po datumu prejema
V primeru nastavitve po LETO je števec vezan na leto. Začetna vrednost se nastavi ob prvem dokumentu tekočega leta. Številči se vedno zadnji
števec + 1.
Slika 4 - Zaporedno številčenje glede na leto
Po izvedenem prenosu podatkov v
Zajem prejetih računov (prejete pošte, prejetih računov) lahko uporabniku na pregled odpremo
polje za povezavo s Knjigo pošte:
- Povezava KP (KP_ZST_ID*) - iz Knjige pošte se prenese v Zajem prejetih računov podatek o zaporedni številki knjižbe:
Slika 5 - Nastavitev polja "Povezava KP" za glavo prejetega računa za povezavo s Knjigo pošte
- Tuji ID (TUJI_ID*) - iz Knjige pošte se prenese v Zajem prejetih računov podatek o interni številki dokumenta. Polje lahko poljubno imenujemo.
Slika 6 - Polje "Interna številka iz KP" na glavi prejetih faktur