Glavna knjiga - Datoteke: Definicije obrazcev
Program omogoča izdelavo obrazcev za pripravo poročil, ki so vezani na posamezna konta, stroškovna mesta, simbole, datume... Pripravimo lahko poročila za zunanje poročanje ali poročila za interno analizo.
Slika 1 - Šifrant obrazcev
Po potrditvi izbora se lahko omejimo na en obrazec ali *-vsi obrazci.
Slika 2 - Omejitev na konkreten obrazec
Slika 3 - Pregled pripravljenih obrazcev
Pri vnosu / korekturah ključa obrazca je dodan pomočnik za vpogled v zajete konte, katerih promet bo v poročilu.
Vpogled je mogoč tudi z dvoklikom na polje ali z opcijo v dodatnem meniju.
Z opcijami dodatnega menija lahko izvedemo naslednje posege:
Slika 5 - Opcije desnega menija
Select stavki, ki jih želimo uporabiti pri pripravi obrazca, so pogosto tako dolgi, da jih ne moremo zapisati v polje Enačba. Sivo okno v spodnjem delu ekrana je namenjeno vpisu select poizvedbe za posamezno vrstico obrazca. Dovoljena je le uporaba select stavkov. Ostali ukazi niso dovoljeni.
Vse redne funkcije, razen select stavkov, se še vedno vpisujejo v polje Enačba, samo select stavki se vpisujejo v polje Poizvedba.
Slika 6 - Polje Poizvedba se uporablja za vpis select stavkov pri pripravi enačb v obrazcih glavne knjige
Opozorilo:
Če se na pregledu obrazca, ki vsebuje deljenje, na pregledu pojavijo zvezdice, pomeni, da gre za deljenje z 0.
Primer enačbe: #004/#003*100
Če je znesek v vrstici 003 enak 0.00, pride do deljenja z 0, na pregledu se prikažejo zvezdice, prenos v Excel pa vsebuje zapis '#NUM!'.
Rešitev: enačbo se spremeni v takole: (iif((#003)<>0,#004/#003*100,0)), kar pomeni: če je znesek v vrstici 003 različen od nič, upoštevaj enačbo, sicer vpiši 0,00.
Pravila priprave obrazca:
Obrazec : interna dvomestna oznaka obrazca, ki je skupna vsem postavkam na istem Obrazcu (uporabljajo se
lahko številke in/ali črke)
Ključ : zaporedna trimestna številka pozicije, na katero se je možno sklicevati tudi v formulah.
Ključ 000 je naslovna vrstica obrazca in je obvezna za vnos, saj ta številka določa nov obrazec in
njegov naziv. Enačba pri tem ključu mora biti vedno prazna.
Opis : poljubno besedilo podatkov iz posamezne vrstice, ki se izpiše pred izračunanim zneskom.
Enačba : za enačbo se lahko vnese poljuben matematični izraz z vsebovanimi konti. Select stavkov ne vpisujemo tu, pač pa v polje
Poizvedba (dvojni klik na sivo polje v spodnjem delu ekrana - za vsako vrstico posebej)
Obračun : vrsta obračuna (00 ali prazno je osnova)
Pogoj : dodatni pogoj za prikaz podatkov. Uporabi se lahko stroškovno mesto (iz podatkov glavne knjige), simbol (iz podatkov glavne knjige) ali
klasifikator konta (iz kontnega načrta). Pogoj zapišemo v obliki: strm='92' ali simb<>'IZ' ali klas not in ('XXX','XXY',XYX').
B\D : polje služi kot pogoj pri opciji za pripravo temeljnice s podatki, pridobljenimi na podlagi enačb iz
obrazcev.
Z izborom med B-breme, D - dobro določimo, v katero polje se bo zapisal znesek na temeljnici.
Konto : polje služi kot pogoj pri opciji za pripravo temeljnice iz obrazcev v meniju Poročila \ Obrazci. Določi
se konto, podatek za konto se zapiše na pripravljeno temeljnico.
Oblika dob. : Oblika prikaza vrstice v poročilu na Reporting services. Možnosti so:
(prazno) - navadno
B - poudarjeno (Bold)
I - ležeče (Italic)
N - Negativni zneski poudarjeno
P - Pozitivni zneski poudarjeno
O - Odstotek
H - Skrij
Obdobje : polje služi kot pogoj pri opciji za pripravo temeljnice iz obrazcev v meniju Poročila \ Obrazci.
Možnost izbire je:
(prazno) - ni določeno
1 - otvoritev
2 - do obdobja
3 - obdobje
4 - skupaj
Stroškovno mesto : Šifra stroškovnega mesta nastale knjižbe na temeljnici
Ključ deleža : Vpiše se ključ, s katerim se deli znesek iz tega ključa za izračun strukture (konkretni
ključ/kljuc_stru*100)
Osnovni ključ : Vpiše se šifra ključa, ki predstavlja imenovalec v enačbi za izračun zneska na tem ključu na
kvartalnem, letnem nivoju. Če ima konkretni ključ enačbo #107/#200*100, se po tej enačbi
izračuna znesek za izbrano obdobje. Če pa želimo po isti enačbi izračunati znesek tudi v seštevku
kvartala, leta..., moramo v polje ključ deleža (kljuc_stru) vpisati ključ 200, v polje Osnovni ključ
(kljuc_base) pa ključ 107. Enačba za izračun v seštevku obdobja je vedno enaka:
(kljuc_base/kljuc_stru)*100
Operator : Vrsta matematičnega operatorja, ki se upošteva na OLAP oz. RS poročilu. Možne vrednosti:
+ -> Seštej
- -> Odštej
* -> Množi
/ -> Deli
~ -> Prezri
Projekt : Šifra projekta za nastalo knjižbo temeljnice
Poizvedba : Z dvojnim klikom na sivo polje v spodnjem delu ekrana za posamezen ključ (vrstico) obrazca vpišemo select stavek. Obstoječe
select stavke je potrebno iz vrstice Enačba prepisati v to polje.
Shema: Možni izbori, obvezen vnos za pripravo Letnih poročil in obrazca ČPPS.
Ime taga: Vnos imena taga, obvezen podatek za pripravo XML datoteke za Letna poročila in ČPPS obrazca.
Pri polnjenju obrazcev se vpiše tudi ime sheme, ki je pomembna za pripravo XML datoteke (polje Shema) in ime taga (polje Ime taga).
Če imamo obrazec že pripravljen, je potrebno dopolniti podatek:
- na ključu 000 obrazca vpišemo ime sheme v polje Shema, pomoč na polje je postavljena
- Ime taga: v vrstice obrazca je potrebno dodati ime taga za XML.
Slika 7 - primer vpisa pogojev v obrazcih glavne knjige