WEB Osebni portal
Navodila:
Modul Osebni portal ima dve opciji: IPD000 Osebni portal - Plače in IPD200 Osebni portal - Kadrovska
V osnovi WEB osebni portal ponuja:
- pregled osnovnih osebnih podatkov
- pregled objavljenih dokumentov
- izpis, izvoz oz. shranitev objavljenih dokumentov
- beleženje uporabniških imen in časa dostopanja do portala
- beleženje branja objavljenih dokumentov
- menjava gesla uporabnika
Posebni meni Administracija osebnega portala v okviru Kadrovske evidence / Ostalo omogoča:
- vpogled v statuse objavljenih dokumentov
- ročno dodajanje drugih dokumentov zaposlenca, shranjenih v PDF obliki
- ročno sočasno dodajanje neosebnega dokumenta več zaposlenim
- brisanje posameznega objavljenega, še ne prebranega dokumenta (storno napačne, prezgodnje objave).
Poleg tehničnih pogojev, je potrebno še:
- - V Kadrovski evidenci na delavcih je potrebno odpreti polji E_NASLOV (Elektr. naslov) in GESLO (Geslo).
- - Ko je odprto polje Geslo, se vam ob ponovnem vstopu v kadrovsko evidenco na desni klik aktivira opcija Sprememba gesla ali preko desnega menija Generiranje naključnih gesel.
- - Zaposlencem, ki se jim bodo pošiljale plačilne liste na osebni portal, je treba vpisati elektronski naslov, ki predstavlja njegovo uporabniško ime za prijavo na osebni portal.
:
Slika 1 - Vstop v Osebni portal
- - V desnem meniju Sprememba gesla se vpiše prvo geslo za vsakega uporabnika (naj bo unikatno). Za sočasno generiranje gesel več zaposlenim se lahko uporabi opcija Naključno generiranje gesel, ki omogoča tudi izpis generiranjih gesel za razdelitev zaposlenim.
- - Gesla se razdelijo zaposlencem zaposlencem skupaj z obvestilom, da bodo plačilne liste prejemali preko portala.
Osebni portal:
- - Zaposlenci si lahko v portalu spremenijo geslo. To je zaželeno, da naredijo takoj ob prvem vstopu v zavihku Sprememba gesla.
Za uporabo gesel veljajo pravila, ki so nastavljena tudi za gesla za dostop do Orkestra. Upošteva se sistemska spremenljivka XGESLOROK za paket KAD, ki določa št. dni veljavnosti gesla. Ob spremembi gesla se datum spremembe + št. dni iz te sistemske zapiše v polje kad_delavci.dat_veljdo. Po tem datumu program ob vstopu zahteva menjavo gesla. Pri vpisu novega gesla se upošteva tudi sistemska spremenljivka XGESLODOL za paket KAD, ki določa minimalno dolžino gesla. Dovoljeno je uporabljati vse alfanumerične znake ter posebne znake !#$%&/=?*+_.,@|€-. Staro in novo geslo morata biti vpisana. Novi gesli se morata ujemati. Ko veljavnost gesla poteče te program ob vpisu preusmeri na masko za spremembo gesla in obvestilom, da je geslo poteklo. To program dela dokler uporabnik gesla ne spremeni.
Slika 2 - Obvestilo ob pretečenem geslu na Osebnem portalu, ko je geslo obvezno treba zamenjati
Slika 3 - Možnost sprememba gesla na Osebnem portalu
- Uporabnik portala odpre objavljen dokument tako, da se postavi na želeni dokument in izbere opcijo Predogled. S tem se status dokumenta spremeni iz Neprebrano v Prebrano.
- Dokument si lahko pošlje na želeni elektronski naslov z opcijo Pošlji na e-mail.
- Z opcijo Shrani si dokument shrani na želeno mesto.
Slika 4 - Objavljeni dokumenti na Osebnem portalu
Opcija pošiljanja obvestil o vročenih dokumentih
- Za vročene dokumente je možno vklopiti prejemanje obvestil o novi vročitvi oziroma v obvestilo dodati še zakodirani PDF vročenega dokumenta. Dokumenti so zakodirani z davčno število zaposlenega.
Za vklop opcije pošiljanja obvestil mora biti vklopljena opcija (XMAIL_IOPD=.T.) Ta zahteva, da ima podjetje konfiguriran Database mail.
V Kadrovski evidenci se odpreta dve polji: IND_IZP in IND_DOK, obe z validom .VA_DA_NE. Uporabnikom osebnega portala se vpiše ali naj prejemajo obvestila o vročitvi dokumentov (IND_IZP=DA) oziroma ali naj prejemajo sporočila z zaklenjenimi dokumenti (IND_DOK=DA). Če uporabnik prejema sporočila z dokumenti, se ob pripravi sporočila na osebnem portalu zabeleži, da je bil dokument prebran.
- Zaposleni se lahko kadarkoli odloči drugače glede avtomatskega prejemanja sporočil. To naredi v zavihku Osebni podatki. Obkljuka/odkljuka se želena opcija in izbira potrdi s klikom na <Shrani>.
Slika 5 - opcije prejemnja obvestil na osebnem portalu
- V pregledu Opcije / Database mail so vidna pripravljena sporočila o vročitvi. Besedilo v sporočilu je fiksno določeno.
V tabeli dokumentov imajo objavljeni dokumenti različne indikatorje: P (Plačilne liste), R (ročno dodani dokumenti v kadrovski evidenci), K (dokumenti, kreirani v kadrovski evidenci - npr. odločba za dopust), O (Prispevki), D (Dohodnina).
- Če ni nastavljeno drugače, se pošta pošilja preko Mit profila, nastavljenega na Database mailu. Tako je v elektornskem sporočilu v polju Pošiljatelj vpisan tak naziv, kot je določen pri profilu Mit.
Če bi želeli uporabiti drug elektronski naslov kot pošiljatelja sporočil iz osebnega portala, je potrebno odpreti poseben profil na Database mailu in ime tega profila vpisati v sistemsko spremenljivko XIOPD_PRO (paket KAD).