Izdani računi: Uvoz podatkov in priprava izdanih računov iz Intrix CRM
Za prenose so pripravljeni spletni servisi, preko katerih se črpajo podatki. Vsako podjetje ima v DOPO (_ZKUM ) postopku svoj URL. Podatki in način izmenjave so za vse firme enaki.
Šifranti:
- Partnerji: Poteka tudi izmenjava šifranta Partnerji in sicer preko matične številke: če partner v Orkestru nima matične številke, se partner v šifrant doda. Program javi obvestilo, kateri partnerji so bili v šifrant dodani.
Če je več partnerjev z isto matično ob prenosu, vzamemo partnerja z najnižjo šifro partnerja. N apartnerju je vzpostavljeno tudi polje Konto terjatev, ki, če je vpisano, se vpiše na glavo izdane fakture oziroma če ni, se upošteva iz maske za prenos. Pred pričetkom uporabe povezave je potrebno partnerjem dopolniti konte.
- Delavci: delavca/komercialista prepoznamo po davčni številki. Davčna številka mora biti vpisana v Intrixu in v Orkestru. Če delavca po davčni številki ni, se priprava fakture zavrne.
- Artikli: V programu Fakturiranje morajo biti odprte tri šifre artiklov, za vsako stopnjo davka svoj artikel. Te šifre artiklov morajo biti vpisane v proceduri za pripravo fakture iz zaključnic. Na pozicijo se vpiše naziv artikla iz zaključnice, šifra je iz Fakturiranja in je na vseh pozicijah enaka, če je stopnja davka enaka.
- Stroškovna mesta: šifrant mora biti usklajen z Intrix-om za vsako firmo posebej. Podatek bo vpisan na vsaki poziciji zaključnice in je obvezen podatek. Vzpostavljena je kontrola na obstoj stroškovnega mesta. Vpiše se iz pozicij zaključnic na pozicije računa. V glavo računa vpiše prvo stroškovno mesto iz pozicije, če ga na poziciji ni, vpiše iz izbora. Če stroškovno mesto v Fakturiranju ne obstaja, se priprava računa ZAVRNE.
- Predvidena plačila: šifrant mora biti usklajen. Na zaključnico se vnese znesek in šifra predvidenega plačila.
- Prihodkovni konti: Intrix-u komercialist, ko dela Zaključnico, izbere artikel, ta artikel pomeni prihodkovni konto. Vsako podjetje bo imelo svoje artikle/prihodkovne konte. Na pripravljen račun se vpiše konto realizacije pozicije iz zaključnice in ne gleda tabelo Prihodkovnih kontov. Kontrola je postavljena samo na obstoj prihodkovnega konta v kontnem planu.
- Popusti: Vrstni red izračuna popustov je zelo pomemben,
saj se vedno vzame osnova od prejšnjega izračuna.
Vrstni red upoštevan pri izračunu popustov glede na tip popusta:
1. Popust
2. Količinski popust
3. Agencijski popust
4. Pogodbeni popust
5. Dodatni popust 1
6. Dodatni popust 2
7. Avansni popust
Ostalo:
- eRačun: če je na zaključnici vpisan mail, na katerega je potrebno poslati eRačun, se ta mail prepiše (če ne obvstaja) v šifrant Partnerji, v način izmenjave eRačunov pa se vpiše E.
- Šifra naročnika: prebere se iz izmenjevalnih podatkov. Če naročnik ne obstaja, se doda v šifrant Partnerjev.
- Naročilnica: številka naročilnice se prenese in vpiše v posebno polje Št. naročilnice (ex_nar). Številka zaključnice se vpiše v polje Opis.
Postopek priprave fakture:
1. Izdani račun iz zaključnice pripravimo v programu Fakturiranje \ Fakture \ Fakture (neknjižene fakture) preko ikone Zaključnice.
Obvezno moramo izbrati obdobje zaključnic: Od datuma, Do datuma.
Pri izboru datuma Od in Do se pripravijo zaključnice, ki so imele storitev opravljeno v izbranem obdobju.
Datum
OD je vedno ponujen tekoči datum. Ker je datum opravljene sttoritve DO lahko
konec meseca, se na izbor vedno ponudi zadnji dan tekočega meseca.
Z opcijo Izločitev obdelanih zaključnic se še pred prikazom izločijo tiste zaključnice, za katere so že bili narejeni računi.
Na pregledu zaključnic se nahajajo naslednja polja:
- Potrditev: izberemo lahko vse ali določene zaključnice. Opcija Označi/odznači vse se nahajaj v desnem kliku. V osnovi so vedno vse označene, ko stopimo na predogled.
- Id zaključnice: identifikacijska številka zaključnice), številka se na fakturo zapiše v polje Številka uvoznega dokumenta (stuvdok).
- Matična številka: matična številka partnerja: iskanje partnerja se izvaja samo po matični številki
- Davčna številka: davčna številka partnerja: iskanje partnerja se izvaja najprej po matični številki
- Naziv: naziv partnerja
- Zaključnica: številka zaključnice, ki se vpiše v polje Številka zunanjega dokumenta (ex_nar).
- Datum od: datum opravljene storitve OD
- Datum do: datum opravljene storitve DO
- Popust: kolone prikazujejo tipe popustov
- Email referenta: elektronski naslov komercialista
- Ime referenta: naziv komercialista
- Sklic: sklicevalna številka, ki se prenese tudi na račun, v datum DUR se vpiše datum računa.
Logika izračuna Valute: Datum DUR+število dni=valuta
Če je na zaključnici podatek prazen (dni za valuto in valuta),
- Status: status zaključnice. Možne vrednosti so dokončana in stornirana.
- Za plačilo: skupni znesek fakture za plačilo
- Dav. osn.: znesek brez davka
- Davek %: odstotek davka
- MIT (zaporedna št.) podatek se vpiše po prenosu oz. pripravi fakture. V primeru, da ima zaključnico že vpisano številko, popravljanje zaključnice ni več dovoljeno. Prav tako ni več možen prenos zaključnic v MIT.
Na pregledu so polja, ki jih Intrix posreduje iz glave zaključnice.
Izbor za pripravo fakture je obvezen.
Način odpreme: pomoč na šifrant Način odpreme (FA).
Oznaka: pomoč na šifrant Oznake.
Stroškovno mesto glave: podatek je zgolj informativen, saj se stroškovna mesta prepišejo na pozicijo iz zaključnice. Na glavi polje obstaja zaradi ročnih vnosov faktur, saj se v tem primeru vpisano stroškovno mesto na glavi ponudi na poziciji. Ob prenosu pa se v glavo (prvo iz zaključnice) in na pozicijo (poseben tag za stroškovno mesto) vpiše stroškovno mesto, vpisano že na zaključnici.
Konto: v primeru, da konto na partnerju ni vpisan, program vzame navedeni konto iz maske.
Način plačila: je informativni vendar obvezen podatek na računu. Vpiše se v glavo računa.
Transakcija: podatek je informativen vendar obvezen na glavi računa.
Vzpostavljena je kontrola na vpisano stroškovno mesto in konto realizacije na zaključnico.
Če podatek ni vpisan ali če konto/stroškovno mesto ne obstaja, se priprava
računa ne izvede.
Če partner v šifrantu po matični številki ne obstaja, program ponudi izbor:
Faktura v programu je pripravljena, program javi obvestilo v katerem je navedeno, katere podatke je potrebno dopolniti.
V Intrix se vpiše nazaj zaporedna številka izdanega računa.
Račun je potrebno ponovno izpisati, da dobi status "izpisan s potrditvijo". S tem so narejeni tudi vsi izračuni in priprave, ki se izvedejo ob izpisu s potrditvijo.
Korekture glave ali pozicije NISO MOŽNE!
Zaključnica je shranjena v priponke fakture. Če je k zaključnici po URL zaključnice pripeta tudi naročilnica, se vidi tudi ta.
Knjiženje pripravljene fakture iz zaključnice:
Ob prenosu se v tabelo za izdane račune (MBK_FA_GL.IND_KON) vpiše indikator 1, kar pomeni, da se protikontiranje za takšne račune ob postopku knjiženja ne izvaja, ampak se upošteva konto realizacije iz drugega sistema.
Kopiranje takšnega računa postavi indikator na 0 - račun se protikontira ob knjiženju.
Storno računa ohrani indikator 1.
Povezave in prikaz protikontov: če je indikator na fakturi 1, potem se izračun nna prikazu povezav ne izvaja, prikaže se dejansko vpisani konto realizacije.