Slika 1: Potek evidentiranja prejetih računov
Koraki likvidacije prejetih računov:
- Kontrola računa s strani računovodstva;
- Potrditev računa s strani računovodstva – potrditev kalkulacije prevzemnic;
- Knjiženje in prenos računov;
Po zavrnitvi računa s strani enega od podpisnikov se delo nadaljuje v programu Zajem prejetih računov:
- Dokončna zavrnitev računa z možnostjo izdelave dopisa;
- (napačna procesna verige) Izbris vseh podpisov 'napačne' procesne verige, zamenjava procesne verige s pravo in ponovno v potrditev.
Ali je možno, da se račun, ki je bil sicer podpisan z vseh strani oziroma od vseh podpisnikov, zavrne in dodeli novo podpisna veriga?
Pojasnilo:
Načeloma je predvideno, da se pri dokončno podpisanem računu ne spreminja podpisne verige. V kombinaciji naslednjih postopkov pa je omogočeno priti do tega, da se dokončno podpisanemu računu lahko spremeni podpisna veriga:
- Račun, ki je bil dokončno podpisan in je še vedno na statusu neknjiženo, dokončno zavrnemo s postopkom Zavrnitev računa. V opombo dopisa lahko napišemo, da gre za napačno podpisno verigo. Ob zavrnitvi računa program spremeni status računa iz Neknjiženo na Zavrnjeno.
- Potem vstopimo v pregled računov z izborom Zavrnjenih računov in na desnem meniju je omogočeno spremeniti status računa nazaj na Neknjiženo. Ob tem postopku se na računu sprazni podpisna veriga in pripadajoči podpisi. Račun je omogočeno dati v ponovni podpis.
Če je račun že knjižen ni možnosti spremembe statusov. V tem primeru je potrebno vnesti storno dokumenta in nov vnos - lahko s pomočjo kopiranja.