Do pregleda pozicij dokumenta je možno priti tudi z dvoklikom na ustrezno glavo dokumenta. Na pregled dobimo vnesene pozicije za dokument, na katerega smo kliknili.

 

Pregled je sestavljen iz polj na poziciji dokumenta. Pozicije lahko popravljamo oz. korigiramo in brišemo ali dodajamo nove pozicije.

 

Pri knjiženi dokumentih imamo le možnost pregleda podatkov pozicij, razen v primeru, da imamo izdelano izdajnico z negativno količino (povratnico) ter, da vodimo zalogo po povprečni ceni ali FIFO metodi, lahko za artikle vnesemo knjigovodsko ceno, po kateri se bi ovrednotil promet na kartici tega artikla.

 

3. Besedilo (aktivno ob sistemski nastavitvi za vnos poljubnega besedila za dokument)

Ob ustrezni sistemski nastavitvi je za dokument možno določiti poljuben tekst, ki se izpiše na dokumentu. Okno za vnos besedila se lahko ponudi takoj po vnosu glave dokumenta (v tem primeru se ponudi prednastavljeno besedilo iz napisov na dokumentih, če je le-to tam določeno), ali pa je vnos besedila možen le iz pojavnega okna na desnem kliku miške.

Besedilo za dokumente je možno popravljati, razen v primeru storno dokumenta, kjer korekture niso dovoljene. Enako velja za knjižene in brisane dokumente.

 

Ko ste se prepričali, da so vsi dokumenti izpisani in postavke na njih pravilne, sprožite knjiženje.

Določiti je potrebno interval zaporednih številk dokumentov. Program vam ponudi zaporedno številko, na kateri ste bili trenutno postavljeni.

 

Knjižijo se vsi dokumenti, ki imajo že dodeljeno številko (že izveden izpis s potrditvijo - v primeru, da je le ta z ustrezno sistemsko nastavitvijo zahtevan).

Po izvedenem knjiženju dokumenta ni več možno popravljati. Če ste napravili napako, morate izvesti storno knjiženja.

Ko je dokument knjižen, je viden na pregledu knjiženih dokumentov.

 

Storno dokumenta se uporablja v primeru, ko je le ta že bil knjižen in ga zato ni več mogoče brisati. Novo nastali dokument lahko vidite v pregledu neknjiženih dokumentov in ga ni možno korigirati.

 

Ima popolnoma enake podatke kot original, le da imajo vse pozicije nasprotne vrednosti količin (običajno negativne). Storno dokument boste izpisali s potrditvijo in poknjižili ob prvem naslednjem knjiženju.

 

Glede na ustrezno sistemsko nastavitev se lahko stornira tudi dokument, katerega datum veljave je v zaključenem obdobju. V tem primeru dobi storno dokument datum prvega dne nezaključenega obdobja. Storno lahko izdela vsak uporabnik, ne glede na to, kdo je izdelal dokument, ki ga je potrebno stornirati. Program samo obvesti, kdo je izdajnico izdelal.

 

Storno dokumenta ni možno izdelati, če je bil le ta že izdelan (neknjižen ali knjižen).

Če želite le delni storno dokumenta, se uporabi postopek "Kopiranje dokumenta z nasprotnimi vrednostmi količin".

Ob koncu postopka program obvesti o pripravljenem storno dokumentu oz. o morebitnih napakah, zaradi katerih se postopek ni izvedel.

 

Kopiranje dokumenta pomeni nastanek identičnega dokumenta, ki je viden na pregledu neknjiženih dokumentov. Novo nastali dokument se od originala razlikuje po zaporedni številki.

 

Postopek kopiranja je namenjen hitrejšemu vnosu dokumentov, saj dokument lahko hitreje ustvarimo s kopiranjem obstoječega oz. podobnega dokumenta ter delnimi korekturami le-tega.

 

Ob zaključku postopka program obvesti o novo nastalem dokumentu oz. o morebitnih napakah, zaradi katerih se postopek ni izvedel.

 

Kopiranje z nasprotnimi vrednostmi količin pomeni nastanek identičnega dokumenta, ki je viden na pregledu neknjiženih dokumentov. Novo nastali dokument se od originala razlikuje v tem, da imajo pripadajoče pozicije nasprotne vrednosti količin (običajno negativne).

 

Postopek lahko uporabljate kot delni storno dokumenta, saj za razliko od storna, ki ga, neknjiženega, ne morete popravljati, dokument, ki tako nastane, lahko spreminjate. Spreminjate lahko podatke v glavi ali v pozicijah.

 

Po končanem kopiranju z nasprotnimi vrednostmi količin program obvesti o morebitnih napakah ali o uspešno izdelanem novem dokumentu.