MIT Navodila

PLP_Plačila_priprava_priprava

Quick Launch

Plačilni promet - Priprava obveznosti

Z opcijo Priprava obveznosti nam program avtomatsko pripravi plačilne naloge z vsemi potrebnimi podatki tako za obliko TKDIS.TXT,
kot za novo XML datoteko po standardu ISO SEPA 20022.

Slika 1 - Desni meni ali ikona z opcijo za pripravo plačilnih nalogov

Plačilne naloge iz naslova izplačil plač in honorarjev moramo predhodno pripraviti v programskem modulu Plače in Honorarji.
V večini primerov ta postopek izvedejo že uporabniki, ki so pregledali obračune plač in honorarjev in s pripravljenimi nalogi izvedejo še zadnjo kontrolo, pregled zneskov izplačil. Za pripravo plačilnih nalogov iz modula Plač in Honorarjev je potrebno potrditi oba VIRA OBVEZNOSTI.

!!!Posebnosti pripravljenih plačilnih nalogov iz HON in OD po izdaji 898-000!!!:

1. Plačilnih nalogov, ki so pripravljeni v paketu HON in OD in jih pripravimo za plačilo z opcijo Priprava obveznosti iz Plač ali Honorarjev, jih po izdaji 898000 v paketu Plačilni promet ne moremo več popravljati. Spreminjamo lahko samo podatek v polju Transakcijski račun.

2. Tudi v primeru korekture transakcijskega računa se v polju Paket ohrani zapis OD ali HON.

Slika 2 - Popravljanje plačilnih nalogov iz OD in HON

V primeru potrditve vira PLAČILNI PROMET lahko izberemo naloge, ki smo jih pripravili vnaprej v paketu Plačilni promet, na primer za obveznosti, ki jih ne spremljamo saldakontno in ki imajo zapadlost v prihodnosti.

Slika 3 - Izbor pogojev za pripravo plačilnih nalogov

Pojasnilo izbornih pogojev:

Konto: omejimo se na primer na konto obveznosti in vpišemo 22*.
Partner: z izborom šifre partnerja se omejimo konkretno na obveznosti samo enega partnerja
Dobavitelj: z izborom šifre partnerja se omejimo konkretno na obveznosti samo enega dobavitelja. Program šifro partnerja dobavitelja prebere iz baze podatkov o prejetih računih, saj saldakonti ločenega polja za dobavitelja nimajo.
Koda: omejitev ali izločitev konkretne šifre kode. Primer: vse odprte obveznosti, ki so rezervirane (šifra kode R), naj program izloči iz pregleda priprave obveznosti- V tem primeru velja naslednje: če potrdimo s kljukico polje, bodo obveznosti pripravljene brez postavk z navedeno kodo R, če kljukice ne vpišemo, bodo pripravljene postavke z vpisano kodo R.
Simbol:omejitev ali izločitev konkretnega simbola. Primer: vse odprte obveznosti, ki so na simbolu KO, naj program izloči iz pregleda priprave obveznosti - v tem primeru velja naslednje: če potrdimo s kljukico polje, bodo obveznosti pripravljene brez postavk na simbolu KO, če kljukice ne vpišemo, bodo pripravljene postavke samo s simbolom KO. Vzpostavljena je povezava na šifrant Simboli s Hitro pomočjo.

Izbor podatka o Kodi in Simbolu:
Poleg polja se nahaja posebna ikona, s katero lahko dostopamo do posameznega šifranta. Po potrditvi ikone se nam odpre torej šifrant (enako velja, če dvakrat kliknemo v polje Koda ali Simbol) ter na pregledu šifranta z opcijami desnega klika izberemo eno ali več šifer.

Slika 4 - Izbor šifre Kode ali Simbola

Dokument: omejimo se lahko na konkreten dokument (polje STDOK v saldakontih). Polje Številka dokumenta ima zapise internih številk prejetih računov, to niso dobaviteljeve številke računov.
Od datuma: gre za najnižji datum zapadlosti, polje VALUTA, program vedno ponudi 1.1. tekočega leta. Datum DO je maksimalni datum VALUTE.
Vpis TRR: glede na šifrant Transakcijski računi izberemo najpogostejši transakcijski račun, torej TRR, iz katerega bomo poravnali obveznosti. Po izvedeni pripravi plačil iz SAK, FP in PLP bo tem postavkam program avtomatsko vpisal izbrani TRR. Plačila iz OD in HON obdržijo transakcijski račun, ki je bil izbran v teh programskih modulih ob generiranju plačilnih nalogov.

Samo partnerji z enako banko: Na pregled obveznosti za plačilo program pokaže samo tiste partnerje (ali dokumente izbranega partnerja), ki imajo v glavi prejetega računa vpisano enako banko, kot je navedeno v prvih 6 mestih TRR podjetja.
Vir obveznosti: izberemo poljubne programske module, iz katerih želimo pripraviti plačilne naloge. Vir obveznosti izberemo iz naslednjih programskih modulov:
- Plačilnega prometa (za naprej pripravljene plačilne naloge v plačilnem prometu),
- Plače (v programu Plače kreirani plačilni nalogi),
- Honorarji, pogodbe (v program Honorarji kreirani plačilni nalogi),
- Saldakonti (obveznosti knjižene v saldakontih oziroma so še na statusu neknjiženi v saldakontih, če izberemo opcijo "vključi neknjižene obvez."),
- Finance (obveznosti pripravljene za plačilo v programu Finančno poslovanje).

- Prejeti predračuni: povezava s paketom Nabava in menijem Prejeti predračuni.

Vrstni red obveznosti:
Vrstni red pregleda obveznosti je postavljen v tri izbore:

Slika 5 - Izbor vrstnega reda priprave obveznosti

Po potrditvi izbranih pogojev se podatki o obveznostih pokažejo na pregled.

PLP_SALDO_PARTN ERJA_PRIPRAVA0.JPG

Slika 6 - Prikaz odprtih postavk glede na izbrane pogoje

V polju STATUS z dvoklikom izvedemo izbor posameznih nalogov za plačilo. Lahko pa z opcijami v desnem meniju pregleda označimo vse postavke istočasno.
Označene postavke dobijo v polju STATUS znak *.
Postavke, ki so že bile označene z * in iz katere je že bil pripravljen plačilni nalog, dobijo oznako !. Prikaz takšnih postavk lahko vklopimo/izklopimo preko opcije na desnem meniju z nazivom "Izločitev/Prikaz že prenesenih postavk (status!)".

Pomen oznake !

- Klicaj se pojavi pri tistih postavkah, katerih so bili zneski samo delno plačani, primer: Skupni znesek obveznosti je 2.800 EUR, plačamo samo 2.000 EUR, ostane za plačilo še 800 EUR.
- Klicaj se pri pripravi obveznosti pripravi pri tistih postavkah, ki so že bile uvožene z izpiskom, izpisek je že bil knjižen, niso pa še prenesene v saldakonte.
- Klicaj se pri pripravi obveznosti pripravi pri tistih plačilih, ki so že bila prenesena v saldakonte, plačila so tudi že knjižena na saldakontih, niso pa še zaprta s fakturo.

V spodnjem delu ekrana lahko ves čas spremljamo prikaze stanj za partnerja:

V primeru, da ima partner več terjatev kot obveznosti, se tekst Saldo partnerji obarva rdeče. Pomemben pri obarvanju je tudi podatek o preplačilu obveznosti ali terjatev.

Prikazuje pa seštevek vseh terjatev ali obveznosti, ki še niso povezane z računi oziroma avansna plačila.

V primeru, da imamo na pripravi obveznosti odprte postavke v drugi denarni enoti, se v spodnjem delu prikaže seštevek PRERAČUNAN V EUR glede na zadnji tečaj devize v tečajni listi.

PLP_SALDO_PARTN ERJA_PRIPRAVA3.JPG

Z opcijo desnega menija lahko izvedemo pregled Stanja partnerja v saldakontih.
Slika 9: Desni meni in opcija za pregled stanja partnerja v saldakontih

Preko ikone Povezave lahko pogledamo, na kakšen način je bil v Zajemu prejetih računov definiran način plačila preko opcije Predvidena plačila.

V primeru, da imamo izvor računa v Zajemu prejetih računov, je na pregledu viden tudi podatek Datum računa.

Na pripravljenem nalogu se v polju Opomba vidi datum računa.

Po potrditvi želenih obveznosti program izvaja kontrolo na:

- transakcijski račun partnerja: transakcijski račun se lahko v času od vnosa prejetega računa do priprave plačila v šifrantu transakcijskih računov partnerja briše ali pa se mu vpiše datum zaprtja računa in postane neaktiven. V primeru, da TRR v šifrantu ne obstaja, na prejetem računu pa je vpisan, program javi obvestilo, da transakcijski račun ne obstaja v šifrantu. V tem primeru ga na pripravljenem plačilnem nalogu briše, podatek TRR je prazen in ga je pred pripravo potrebno vpisati v šifrant ali izbrati aktivnega, vpisanega v šifrant.

Če transakcijski račun ni aktiven, program javi obvestilo:

- Koda namena: v primeru, da se na glavo prejetega računa koda namena ne zavede oziroma da vnašamo obveznosti direktno v saldakonte, pri pripravi obveznosti program zazna, da Koda namena manjka in jo skuša prebrati iz Kontnega načrta. Na kontu obveznosti je potrebno vpisati kodo namena, saj bo le v tem primeru program pri pripravi obveznosti avtomatsko izvedel zapolnitev manjkajočega podatka. V primeru, da koda namena ni vpisana v Kontni načrt, program javi obvestilo.

- transakcijski račun partnerja in če je partner zaposlenec (v šifrantu Delavci): potem program naredi primerjavo s transakcijskim računom delavca. V primeru, da transakcijska računa nista enaka, javi obvestilo.

Slika 10 - Obvestilo o manjkajočih obveznih podatkih pri pripravi obveznosti.

Iz vseh označenih postavk se bodo kreirali plačilni nalogi. Z opcijo Prenos v desnem meniju oziroma s posebno ikono izvedemo avtomatsko pripravo plačilnih nalogov.