Po vnosu glave prejetega računa lahko pozicije prejetega računa uvozimo iz datoteke Excel. V podatkih so lahko uporabljene šifre (protikonto, stroškovno mesto, projekt, davčna oznaka, inventarna številka, interni telefon), ki v šifrantih obstajajo. Datoteka mora biti ustrezno pripravljena (v datoteki ena stran, format polj General, brez sklicevanj na druge celice ali enačbe..., zneskovna polja numerična polja). Prva vrstica datoteke je naslovna vrstica namenjena imenom polj.
Pri pomiku med rubrikami si pomagamo s tipko <TAB> in z vpisom prave črke. Za naslednji uvoz so podatki stolpci že prednastavljeni, zato je smiselna uporaba datoteke z isto razvrstitvijo stolpcev.
Slike 1: Možnost uvoza pozicij iz Excel datoteke v programskem paketu Zajem prejetih računov
Program po izboru možnosti desnega menija Uvoz pozicij iz Excel-a ponudi okno na katere določimo pot, kjer je Excel datoteka shranjena. Pri podatkih, ki jih bomo uvažali izberemo stolpec iz datoteke, kjer podatek je in zraven opisa mora biti kljukica (potrditev). Program neizbranih polj ne bo uvažal na pozicijo. Podatkov, ki jih na pogovornem oknu ni predvideno določiti, ni možno uvažati.
Pri izboru podatka o protikontu lahko protikonto izberemo iz stolpca (iz primera je to stolpec B) oziroma protikonto vpišemo v polje zraven izbora stolpca protikonta, ki pa je aktiven v primeru, da imamo vključeno
opcijo uvoza pozicij stroškov telefona.