Skip Ribbon Commands
Skip to main content
Navigate Up
Sign In

Navodila

:

Splošno_e_računi

MIT navodila za uporabo programa Orkester
​​​​​

E- računi

Zakonska in pravna podlaga e-računov:
 

 

 

- 26. člen26. člen Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (Uradni list RS, št. 59/10 in 111/13)

- Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke ( Uradni list RS, št. 9/11 in 109/12)

 

 

Ponovna priprava XML:




V primeru, da želimo izpisati ali ponovno kreirati XML datoteko, lahko to naredimo tudi na knjiženih dokumentih. Novo XML datoteko naredimo tudi v primeru spremembe podatkov na partnerju, ko moramo narediti novo datoteko s spremenjenimi podatki. 
Pogoj, da se podatki v XML datoteki prepišejo z novimi je odprto davčno obdobje in nezaključen mesec.
V nasprotnem primeru program javi obvestilo, da nove datoteke XML ni kreiral.
Kontrola se izvaja na Datum veljave računa in zaključenim davčnim obdobjem. 

9942674.JPG


OVOJNICA

Pošiljanje eRačunov po mailu in uvoz računov v Zajem prejetih računov: zakaj program ne uvozi priloge pdf? Kako prepoznamo xml ovojnico iz prilog, ki jih dobimo po mailu?

 

 
 
 
 

 

Ime za ovojnico ni predpisano. Komunikacija in prepoznavanje kaj je eračun in kaj ovojnica je v samih xml tagih iz prvih par vrstic xml datoteke.

Bančni programi ob uvozu podatkov sicer ponudino možnost uvoza z ali brez ovojnice (jo kreirajo same) vendar v tem slednjem primeru ni prilog pdf, ta kreirana ovojnica

je nadalje samo osnova za pripravo plačilnega naloga. Prilogo je v tem primeru potrebno dodati ročno (primer iz Halcom-a če potrdimo eračun brez ovojnice, v tem primeru PDF računa ne uvozi, samo XML).

Eslog nima nobene veze z uvozom podatkov. Razlika med 1.5 in 1.6 je samo na samem eračunu (xml), 1.6 ima določene dodatne podatke, ki jih 1.5 nima.

Gre za to, da vse banke zahtevajo za svoje programe ovojnico, saj iz nje razberejo katere priloge ima posamezen račun. Če ovojnice ni, program ne more vedeti, kateri dokumenti pašejo skupaj, teh zapisov o prilogah samo xml račun ne nosi.

Predlagamo, da se s poslovnim partnerjem, ki vam pošilja račune po mailu, dogovorite, da vam zraven pošlje še ovojnico.

Torej če ni ovojnice naš ZAJ ob uvozu ne ve katere dokumente pripeti na en prejeti račun., Za naprej smo se sicer že zmenili, da bomo u Priponke potegnili vsak eRačun xml, še vedno pa bo v primeru, ko ni ovojnice, potrebno vse ostale priloge priložiti ročno.

OVOJNICA
PDF_ZAJ2.JPG
 
RAČUN
 
PDF_ZAJ1.JPG
 

Zakonska podlaga se nahaja v »Pravilnik o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke ( Uradni list RS, št. 9/11 in 109/12)«

 

PDF_ZAJ3.JPG 


 
Kako po 1.1.2015

 

 

ERAČUN_SPLOŠNO.JPG 
Obvestilo vsem proračunskim uporabnikom 23.1.2015
 

 

 

 

Obvestilo vsem PU.tifObvestilo vsem PU.tif

 

Kaj morata storiti izdajatelj in prejemnik pred izmenjavo e-dokumentov?

 





Izdajatelj pred izdajo e-dokumentov sklene dogovor z banko, kjer ima odprt transakcijski račun, da se želi vključiti v izmenjavo e-dokumentov.

Prejemnik se mora na prejem obvezno pripraviti pri izdajatelju eRačuna. To lahko stori z e-prijavo, ki jo omogoča sistem eRačuni ali na kak drug način, ki ga določa posamezen izdajatelj. Ali prejemnik pred prejemom e-dokumentov sklene dogovor tudi z banko, kjer ima odprt transakcijski račun, je odvisno od pogojev posamezne banke.

Primer dogovora: Izjava  izdajatelja e-računov.pdfIzjava izdajatelja e-računov.pdf

V zvezi z ID referenco , iz navodila raznih bank izhaja, da v IT sistemu, šifrantu partnerjev,  izdajatelj računa potrebuje ( formira) podatek ID Referenca Prejemnika, ki ga sporoči prejemniku ali objavi na svoji web strani.

Izdajatelj in prejemnik se med seboj  prepoznavata po tej referenci. Gre za unikatno številko, za katero predlagamo, da navedete svojo davčno številko plus neko dodatno oznako. 
 

Kako poteka izmenjava dokumentov?





Banka na podlagi izjave izdajatelja le-tega vključi v javno objavljen Register izdajateljev. Po objavi v Registru izdajateljev le-ta lahko prične z izdajo e-dokumentov.
Prejemnik po oddaji e-prijave na prejem eRačunov lahko prične prejemati e-dokumente.
Izdajatelj lahko, ni a obvezno, pošlje prejemniku e-povratnico na prejeto e-prijavo/e-odjavo o prejemanju računov.

eračuni_potek.JPG

Kateri so dovoljeni formati prilog e-dokumentov?






Dovoljeni formati prilog e-dokumentov so: XML, PDF, TXT, CSV, TIFF in JPG. Za kakeršenkoli drugi format se mora izdajatelj predhodno dogovoriti z banko.

Ali lahko proračunski uporabniki pošiljajo/prejemajo račune v pdf obliki na elektronske naslove prejemnikov?





Proračunski uporabnik izdajatelj lahko izdaja eRačune izključno prek enotne vstopne in izstopne točke za eRačune, ki je vzpostavljena pri UJP.
Proračunski uporabniki ne smejo pošiljati eRačunov mimo enotne vstopne in izstopne točke pri UJP npr. prek drugih ponudnikov elektronske poti, ki niso vključeni v sistem UJP, ali neposredno do fizičnih in pravnih oseb na elektronske naslove. Kršitev te prepovedi oziroma izmenjava eRačunov zunaj enotne vstopne in izstopne točke pri UJP se šteje za prekršek po četrti alineji prvega odstavka 31. člena ZOPSPU.

Proračunski uporabniki lahko prejemajo eRačune samo prek UJP in sicer prek spletne aplikacije UJPnet.

Ali je prejemniku proračunskemu uporabniku prek UJPnet omogočeno potrjevanje oziroma zavračanje prejetih eRačunov?
 
 

 


V UJPnet je proračunskim uporabnikom omogočena elektronska potrditev in zavrnitev prejetega eRačuna, če je izdajatelj eRačuna proračunski uporabnik.

Če je izdajatelj eRačuna pravna ali fizična oseba, elektronska potrditev oziroma zavrnitev ni mogoča, saj prenosa elektronske potrditve oziroma zavrnitve ne omogočajo vse banke in ponudniki elektronske poti, vključeni v izmenjavo eRačunov.
 
Kdaj se bo lahko začelo s pošiljanjem eRačunov prek portala UJP in kdo bo lahko pošiljal eRačune prek tega portala?

 




Prek portala UJP bodo lahko izdajatelji pošiljali eRačune neposredno v javni sektor oziroma proračunskim uporabnikom. Portal UJP bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje in bo omogočal ročni vnos eRačunov.

Portal UJP bo podpiral pošiljanje eRačunov za manjše izdajatelje, ki v javni sektor na letni ravni posredujejo majhno število eRačunov in ne bo podpiral masovnega pošiljanja eRačunov.

 
Ali se obveza pošiljanja eRačunov proračunskim uporabnikom nanaša tudi na spremljajoče dokumente računa (npr. dobavnice, naročilnice, specifikacije)? 

 

 
 
 

Proračunski uporabniki morajo od 1. 1. 2015 dalje prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski obliki.

Izmenjava spremljajoče dokumentacije eRačuna se pošilja kot priloga eRačuna.

Katera tehnološka priporočila so predpisana za elektronski račun?

 

 
 

Uporaba tehnoloških priporočil zapisa za eRačun je prosta in odvisna od dogovora med izdajateljem in prejemnikom elektronskega računa.

 

Sistem za proračunske uporabnike sprejema eRačune v zapisu eSlog različice 1.5 in 1.6.

Skupaj z eRačunom lahko izdajatelj računa posreduje tudi k eRačunu obvezne priloge (specifikacija k računu na primer), ki so lahko v poljubnem zapisu. Priporočamo, da je priloga izdelana v uporabniku prijaznem zapisu (na primer PDF), sicer mora biti zagotovljena ustrezna vizualizacija le-te (na primer v formatu PDF). Takšna priloga je lahko tudi drug tip zapisa za eRačun. 

 

Na kakšen je priporočena izmenjava prejetih/izdanih računov s proračunskimi uporabniki če gre za pravno ali fizično osebo?

 

 
 
 
eRačun lahko pošljemo prek poljubne elektronske poti oziroma v dogovoru s prejemnikom eRačuna.
Proračunski uporabniki prejemajo in izdajajo eRačune izključno prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke za izmenjavo eRačunov za javni sektor.
 
Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo eRačune proračunskim uporabnikom prek:
 
  • bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov prek procesorja Bankart;
  • ponudnikov elektronske poti (ZZInet) 
  • portala UJP eRačun
 
Katere so obvezne datoteke eRačuna?

 

 

eRačun sestavljajo:
- Ovojnica: dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju eRačun
- eRačun v e-slogu verzije 1.5 ali 1.6– enotna standardizirana oblika eRačuna v xml strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije
- poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki).poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki).
 
UJPnet zavrne račun ker v strukturi ni navedena pravilna BIC koda. Katera BIC koda se uporablja v ovojnici eRačuna, kadar je prejemnik ali izdajatelj eRačuna  proračunski uporabnik?

 






V primeru, da je izdajatelj eRačuna proračunski uporabnik, se v polje Značke »sender_agent« obvezno vpiše BIC koda UJPLSI2DICL. V primeru, da je prejemnik eRačuna proračunski uporabnik, se v polje značke »receiver_agent« obvezno vpiše BIC koda UJPLSI2DICL.
V nasprotnih primerih UJP eRačun zavrne  

 

e-SLOG izmenjava dokumentov neposredno preko e-maila

 

 

 

Pri takšnem postopku gre predvsem za interni dogovor med podjetjema, saj dokumenti ne vsebujejo elektronskega podpisa in povratnic o prejemu. Obvestilo o tem je lahko izpisano tudi v vsakem tako poslanem e-mailu. To pomeni tudi naknadno uporabo dokumentacije z veljavnim žigom in podpisom!

Uvoz eRačuna v Halcom:

 


 

 

1. V primeru, da nam pri uvozu v Halcomov program javi obvestilo na spodnji sliki (Priloga 1 ni podpisana), je potrebno narediti po navodilih Halcoma naslednje:

Povzetek iz navodil Halcoma:
za rešitev te težave vam svetujemo sledeče
Program EinvoiceImport.exe, ki se nahaja na sledeči povezavi ftp://ftp.halcom.si/outgoing/Helpdesk/Temp/EInvoiceImport.exe  si najprej prenesite lokalno na vaš računalnik.
Zatem ga kopirajte in nato prilepite v namestitveno mapo e-banke Hal E-Bank/Personal (slednja se običajno nahaja na C:\Program Files\Halcom\Personal E-Bank), in sicer v njeno podmapo converteres-podmapo market_independent (pri tem obstoječi program EinvoiceImport.exe zamenjajte s tem, ki se nahaja na zgornji povezavi).

V kolikor to ne bo rešilo težave nas, prosimo, pokličite – ko boste pri računalniku – na telefonsko številko 01/200-33-69 (dosegljivi smo vsak delavnik, od ponedeljka do petka, med 08:00 in 16:30), saj vam bomo tako lažje pomagali.

ERAČUN_SPLOŠNO1.JPG

2. V primeru, da program javi napako iz spodnje slike, je problem v izboru tipa eDokumenta, če uvažamo dobropis. 

9938595_1.JPG


V programu Halcom je v primeru, da imamo dobropis ali bremepis, potrebno izbrati TIP DOKUMENTA eDobropis in NE eRačun!!!

erac_020819.JPG