Pri pripravi datoteke s strukturo XML je potrebno vpisati krog pobota, leto pobota, datum pobota, kot je objavil organizator večstranskega pobota (sedaj Ajpes). Pri tem moramo biti pazljivi saj so to obvezni podatki na datoteki in tudi ti podatki se vpišejo na prejeti račun v Zajem, če izberemo opcijo Vpis pobota na prejete računa. Če izberemo opcijo brez vpisa pobota na račune, se ne vpišejo ti podatki na prejete račune.

Slika 2 - Vpis pobota na račune

Program ponudi mesto shranitve v mapo EXE, ki ga spremenimo in izberemo s pravicami ustrezno zaščiteno mesto. Ponudi se nam tudi določitev imena datoteke in oblika XML.

Zakonodajalec predvideva naslednje tipe obveznosti:

1 -  račun je v zamudi. Prijavljamo ga prvič v obvezni pobot.

2 - račun ni zapadel. Prijavimo ga v dogovoru z našim kupcem.

3 - račun je bil že prijavljen v pobot v prejšnjih krogih. Račun ni bil poravnan. Ta računa lahko prijavimo v pobot. Ni pa obvezno.

Program določa te tipe obveznosti na naslednji način:

1 – ob pripravi datoteke določimo datum Kroga. Zapadlost pred tem datumom pomeni, da je račun zapadel. V primeru, da je polje namen v zajemu prazno ali pa je številka kroga, leto  enaka kot smo jo določili na oknu (ponovno generiranje datoteke), so to obveznosti tipa  - obvezna prijava.

Opozorilo: V primeru, da bi ob vstopu vpisali npr. številka kroga 07 in leto 2011 in bi na račune vpisali oznako Komp. 201107,  bi ob naslednjem vstopu, ko bi vpisali številko 7 in leto pobota 2011 program določil za vse račune iz kroga 201107, da se ponovno prijavljajo v pobot in bi vpisal v oznako tipa pobota oznako 3 (prostovoljni pobot) in ne 1 (obvezni pobot).

2 - račun glede na datum kroga pobota ni zapadel.

3 - krog zapadlosti različen kot datoteka in račun je zapadel:

Program vpiše pri obveznostih, ki imajo na računu oznako, da so bili vključeni v pobot s številko različno kot je izbrana ob vstopu (leto+krog).

Številka in leto kroga se v zajem vpisuje na obveznostih, ki imajo to polje prazno. To pomeni, da se sedaj na računih ohrani, kdaj je bil prijavljen v prvi, obvezni pobot.

Datoteko z rezultati pobota, ki smo jo prejeli od Agencije za plačilni promet oz. E-kompenzacije uvozimo v program za dekodiranje datoteke in pri tem dobljeno datoteko z nazivom komp.txt uvozimo v saldakonte. To naredimo na naslednji način:

Na vstopni maski izberemo številko multikompenzacije. Na pregledu vidimo obveznosti do dobaviteljev, ki smo jih predlagali za pobot.

Desni klik na pregledu, izberemo opcijo Multikompenzacije - Uvoz TXT.

 Slika 3 - Uvoz podatkov pobota

Odpre se okno za uvoz rezultatov pobota, ki je razdeljeno na dva okna Dolžniki/Upniki in Rezervirano.

Okno Dolžniki/Upniki:

Na levi vidimo oznako K/D. Oznaka K pomeni, da je vknjižba pobotana terjatev in oznaka D pomeni, da je vknjižba pobotana obveznost in za kakšen znesek. Naprej sledi naziv podjetja, davčna številka, šifra partnerja.

 

Okno rezervirano:

Za vknjižbo od dobaviteljev se pokažejo vknjižbe, ki so bile predlagani za kompenziranje. Če se je pobot za tega dobavitelja izvedel v celoti, vidimo v spodnjem oknu razlika 0 in v oknu Izbrano se znesek ujema z zneskom Znesek.

Če se je pobot za tega dobavitelja izvedel v nižjem znesku kot je bilo predlagano za pobot, potem imamo v desnem oknu možnost, da posamezno vknjižbo odkljukamo oziroma ji znižamo znesek.

 

Ta postopek se ponovi za vsakega dobavitelja.

 

Slika 4 - Obdelava uvoženih podatkov

Določanje vknjižb za kupca:

Za naše dolžnike nismo naredili še nobene rezervacije, ko smo oddali podatke za pobot. To naredimo pri postopku uvoza rezultatov pobota.
Desni klik na oknu pobota od kupca lahko izberemo:
- Kupci - izbor dokumentov za zapiranje (s tem izberemo račune od kupca in po potrditvi kompenzacije imamo v saldakontih tudi že račune zaprte)
- Vpis knjižb za razliko (izberemo konto terjatve in vpišemo na kupca v skupnem znesku plačilo iz naslova kompenzacije brez označitve računov)
- Vpis vseh knjižb za razliko pomeni isto kot druga opcije le da nam vpiše knjižbe za razliko za vse kupce