PODPISOVANJE
V okviru namiznega programa Podpisovanje je omogočeno podpisovanje naslednjih dokumentov:
NI - Interno naročilo
NN - Nabavna naročilnica
PF - Prejeti računi
PG - Pogodbe
PI - Izdana pošta
PP - Prejeta pošta
RD - Reklamacije dobavitelju
RK - Reklamacije kupca
PT - Potni nalogi
PU - Obračun potnih nalogov
SN - Storitveni nalogi
A1 - Artikli
PZ - Prevzemni listi
(NI,NN,PF,PI,PP,PT,PU,A1,PZ)
Vsak dokument predstavlja ločeno opcijo in možnost spremljanja in potrjevanja oziroma podpisovanja. Podpisovanje v okviru šifranta Artiklov pomeni potrditev spremne dokumentacije. Artikel, ki se ga spremlja preko podpisovanja se ne sme vključiti v morebitno prešifracijo.
OPODD001 - Pošilji email seznam nepodpisanih dok.
Program pošilja preko emaila uporabnikom seznam nepodpisanih dokumentov (pošiljanje seznama nepodpisanih dokumentov po emailu) skladno z nastavitvijo urnika (npr. enkrat dnevno).
Obveščanje se izvaja z nastavitvijo naloge na strežniku.
Slika 1: Obvestilo podpisniku
OPODNA00 - Program PODPISOVANJE Internih naročilnic
Omogoča potrjevanje internih naročilnic. Ob vnosu interne naročilnice uporabnik določi podpisno verigo in s tem podpisnike.
Podpisnikom oziroma njegovim namestnikom je omogočen pregled internih naročilnic, ki:
- čakajo na potrditev,
- jih mora podpisati ali zavrniti,
- jih je podpisal ali zavrnil,
- jih je zavrnil nekdo drug.
OPODPS00 - Program PODPISOVANJE Potnih nalogov
Omogoča potrjevanje potnih nalogov. Podpisniku je omogočeno:
- preveriti vnesene podatke potnega naloga,
- pogledati digitalizirano sliko potnega naloga oziroma prilog k potnemu nalogu,
- pošiljati obvestilo po e pošti,
- skladno z nastavitvami seznama podpisnikov je omogočeno naknadno dodajanje podpisnikov v verigo za podpis,
- potrditev / zavrnitev potnega naloga.
OPODPS00 - Program PODPISOVANJE Obračuna potnih stroškov
Omogoča odobritev potnih stroškov. Podpisniku je omogočeno:
- preveriti vnesene stroške službene poti,
- pogledati digitalizirano sliko potnega naloga in potnih stroškov oziroma prilog k potnemu nalogu,
- pošiljati obvestilo po e pošti,
- skladno z nastavitvami seznama podpisnikov je omogočeno naknadno dodajanje podpisnikov v verigo za podpis,
- potrditev / zavrnitev obračuna potnih stroškov.
OPODVP00 - Program PODPISOVANJE Odobritev projektov
Potrditev predaje dokumentacije vodji projekta, potrditev finančnega pregleda projekta in dovoljenje za začetek del na projektu, s strani odgovorne osebe vodji projekta.
Elektronski podpisi se izpišejo na Delovnem nalogu - Odobritev za začetek del na projektu.
Na izpisu so še osnovni podatki o projektu, o projektni pogodbi, predračunu, kdaj je predviden začetek del in konec del.
OPODZAJ00 - Program PODPISOVANJE Prejetih računov
Potrjevanje prejetih računov po naprej pripravljenemu seznamu podpisnikov. Podpisniku oziroma njegovemu namestniku je omogočeno v ločenemu programu pregled računov, ki:
- čakajo na njegovo potrditev,
- jih mora podpisati ali zavrniti,
- jih je podpisal ali zavrnil,
- jih je zavrnil nekdo drug.
Podpisniku je omogočeno na istem pregledu:
- preveriti vnesene podatke prejetega računa,
- pogledati digitalizirano sliko prejetega računa,
- pošiljati obvestilo po e pošti,
- skladno z nastavitvami seznama podpisnikov je omogočeno naknadno dodajanje podpisnikov v verigo za podpis,
- potrjevanje prejetega računa s kreiranjem stroškovne pozicije na računu,
- zavrnitev prejetega računa,
- sprememba statusa prejetega računa ob zavrnitvi ali potrditvi s strani zadnjega podpisnika, ki omogoča uporabnici v Zajemu prejetih računov, da nadaljuje z delom.
Ob vključeni opciji povezave med Prejetimi računi in med Naročilnicami, je podpisniku omogočena povezava prejetega računa s celo pozicijo naročilnic. Pri tem jo omogočen pregled priponk shranjenih na interno naročilnico, naročilnico, pogodbo in podpisih interne naročilnice (ob vključeni opciji podpisovanja internih naročilnic).
Uporabnica v programu Zajem vidi na neknjiženemu prejetemu računu grafično oznako kdaj je bil račun podpisan oziroma zavrnjen, da lahko nadaljuje s knjiženjem prejetega računa oziroma dokončno zavrnitvijo prejetega računa.