Programski paket Spremljanje projektov je Specialna rešitev sistema Orkester. Odvisno od nastavitev sistema Orkester, izvajamo prenos vknjižb iz osnovnih sredstev v programski paket Spremljanje projektov:
- vsako knjiženje poslovnega dogodka je hkrati oblikovanje in prenos zapisov v Spremljanje projektov;
- naknadni prenos podatkov po kontih in stroškovnih mestih, projektih v izbranem obdobju, kar izvedemo v modulu Ostalo / Prenos v Vodenje projektov.
Prenos vknjižb iz osnovnih sredstev v program Spremljanje projektov izvedemo za konta, ki so v kontnem načrtu določena, da se na njih spremljajo v okviru programskega paketa Spremljanje projektov. Začetna stanja se ne prenesejo. Prenos je za posamezno vknjižbo enkraten. V prenos so zajete knjižbe s statusom knjiženo oziroma storno.
Vknjižbe na kontih za prenos v program vodenje projektov morajo imeti tudi vpisano stroškovno mesto. V primeru opcije razdelitvenih ključev, se osnovnim sredstvom, ki imajo vpisana stroškovna mesta prenese znesek s tem stroškovnim mestom. Osnovnim sredstvom, ki pa imajo vpisan razdelitveni ključ, pa se znesek razdeli glede na faktorje in stroškovna mesta vpisana v šifrantu razdelitvenih ključev (vklop opcije s sistemsko nastavitvijo XSTRM_KLJ.
Slika 1: Vnosno okno za določitev pogojev prenosa v programski paket Spremljanje projektov
Določimo poslovno obdobje OD - DO dne datuma veljave knjižb na osnovnih sredstvih. V primeru, da od izbranega dne obstajajo knjižbe v okviru programskega paketa s statuso knjiženo ali storno in še niso bile vključene pri prejšnjih prenosih, nas program o tem obvesti. Če želimo prikaz teh knjižb izberemo možnost Da in jih bo program prikazal. Če ne želimo prikaza neprenesenih zapisov, izberemo možnost Ne in s tem nadaljujemo z vnosom pogojev prenosa v programski paket Spremljanje projektov.
Iz šifranta Simbolov izberemo simbol, ki ga bodo imele knjižbe v programskem paketu Spremljanje projektov, Oznako dokumenta (interno številčenje zapisov), Opis - besedilo dodano na vseh zapisih prenosa.
Prenos iz Osnovnih sredstev v druga knjigovodstva izvajamo za tekoče poslovno leto.
Pred prenosom za naslednje leto je potrebno najprej zaključiti leto v programskem modulu Osnovna sredstva.
Po potrditvi pogojev za prenos v programski paket Spremljanje projektov, program prikaže knjižbe na predogled.
Slika 2: Desni meni modula prenosa v programski paket Spremljanje projektov
Z izborom opcije desnega menija 'Prenos v Vodenje projektov', program izvede prenos. Po izvedenem prenosu nas program obvesti ali je bil prenos izveden uspešno (Knjižbe so pripravljene) ali ne (razlog zakaj prenos ni bil izveden).