Odvisno od nastavitev sistema Orkester izvajamo prenos vknjižb iz osnovnih sredstev v glavno knjigo:
- vsako knjiženje poslovnega dogodka je hkrati oblikovanje in prenos temeljnice v glavno knjigo;
- naknadni prenos zbirnih podatkov po kontih in stroškovnih mestiih v izbranem obdobju, kar izvedemo v modulu Ostalo / Prenos v glavno knjigo.
Začetna stanja se ne prenesejo v glavno knjigo. Prenos v glavno knjigo je za posamezno vknjižbo s statusom knjiženo ali storno, enkraten.
Na knjižbo nastalo v programskem modulu Osnovna sredstva, program ob prenosu zapiše številko temeljnice, na kateri je ta knjižba zajeta v glavni knjigi.
Slika 1: Vnosno okno za določitev pogojev prenosa knjižb v Glavno knjigo
Določimo poslovno obdobje OD - DO dne datuma veljave knjižb na osnovnih sredstvih. Datum veljave temeljnice v glavni knjigi bo zadnji dan do izbranega obdobja. V primeru, da od izbranega dne obstajajo knjižbe v okviru programskega paketa s statuso knjiženo ali storno in še niso bile vključene na temeljnici za glavno knjigo nas program o tem obvesti. Če želimo prikaz teh knjižb izberemo možnost Da in jih bo program prikazal. Če ne želimo prikaza neprenesenih zapisov pa izberemo možnost Ne in s tem nadaljujemo z vnosom pogojev prenosa za glavno knjigo.
Iz šifranta Simbolov izberemo simbol, ki ga bodo imele knjižbe vključene na temeljnico glavne knjige, Oznako dokumenta (interno številčenje temeljnic), Opis - besedilo dodano na vseh knjižbah temeljnice.
Prenos iz Osnovnih sredstev v druga knjigovodstva izvajamo za tekoče poslovno leto.
Pred prenosom za naslednje leto je potrebno najprej zaključiti leto v programskem modulu Osnovna sredstva.
Slika 2: Desni meni modula Prenos v Glavno knjigo
Po potrditvi pogojev za prenos v glavno knjigo, program prikaže zbirne knjižbe na predogled. Z izborom opcije desnega menija Prenos v Glavno knjigo, program izvede prenos.
Slika 3: Obvestilo po izvedenem prenosu v glavno knjigo v modulu Prenos v Glavno knjigo
Po izvedenem prenosu nas program obvesti ali je bil prenos izveden uspešno ali ne. V primeru, da je bil prenos izveden program javi številko temeljnice v glavni knjigi. V primeru, da prenos ni bil izveden pa javi razlog zakaj prenos ni bil izveden (npr. poslovno obdobje v glavni knjigi je zaključeno...).