Kadrovska evidenca: Prenos in osvežitev dopustov
Spremljanje dejanskega stanja dopusta je v veliki meri odvisna od izplačila. Odobritev dopusta namreč ne pomeni nujno tudi koriščenje le tega. Izplačane in arhivirane plače so dejanska potrditev koriščenja.
Po arhiviranju plače je smiselno izvesti Osvežitev koriščenega dopusta. Na pogovornem oknu se bo letnica dopusta avtomatično postavila na leto zadnje arhivirane plače. Če osvežitev delamo samo enkrat - ko izračunavamo novi dopust tekočega leta, je potrebno paziti, da je leto dopusta enako preteklemu letu, ki vpliva na št.koriščenih dni dopusta.
Določiti moramo še ključe, ki jih plače uporabljajo za izračun dopusta. Označimo tiste ključe, za katere tudi vodimo dopust. Če npr. študijskega dopusta ne vodimo v kadrovski evidenci, ključa za študijski dopust ne označimo v seznamu ključev za osvežitev koriščenega dopusta. Če ne izberemo vseh ključev, kjer se vodijo ure dopusta, se ne more pripraviti prava vrednost koriščenih dni, in ne prava specifikacija koriščenja po mesecih!
Za redno mesečno osvežitev izberemo samo funkcijo Osvežitev koriščenega dopusta. Po osvežitvi se bo avtomatično ponudilo vnosno okno za izpis koriščenja dopusta. Avtomatično se izvede vpis koriščenega dopusta tudi v šifrant Delavci. Prav tako se v ustrezno polje zapiše zadnja plača s katero je bila osvežitev narejena.
Osvežitev koriščenega dopusta lahko izvajamo poljubnokrat.
Slika 1 - prikaz osvežitve koriščenega dopusta v povezavi s plačami in vnosno okno za izpis pregleda koriščenja
Ročni vpis se aktivira, ko je izbrana opcija Osvežitev koriščenega dopusta in ni vpisanih ključev v rubriki Ključi za dopust. Uporabi se, ko želimo popraviti dni že porabljenega dopusta. Npr. ko se zaposleni ponovno vrne v podjetje mu izračunamo in vpišemo sorazmerni del dopusta za tekoče leto. Koriščen in Preostali dopust pa ostaneta iz prejšnje zaposlitve v našem podjetju, zato z ročnim vnosom vnesemo temu zaposlenemu negativno vrednost ur koriščenega dopusta, da se te prištejejo in trenutnim in se koriščen dopust postavi na 0, nekoriščen pa je enak tekočemu dopustu.
Ponastavitev lanskega dopusta
Večina kolektivnih pogodb predvideva, da je lanski dopust potrebno koristiti najkasneje do 30.6. naslednjega leta glede na leto odločbe dopusta. Podjetja lahko sprejme interni akt, ki koriščenje dopusta zahteva pred datumom.
Ob predpostavki, da je dopust potrebno koristiti do 30.6. bomo Ponastavitev lanskega dopusta izbrali po arhivirani junijski plači.
Ker je postopek dokončen, priporočamo da najprej izvedemo Osvežitev koriščenega dopusta, preverimo ali je Upoštevan mesec koriščenega dopusta zares npr. 201206 in šele nato ponovno izvedemo hkrati osvežitev in ponastavitev. Upoštevan mesec je razviden na izpisu (glej sliko 1).
Ponastavitev lanskega dopusta bo število dni lanskega dopusta postavilo na vrednost 0. Posledično pa se bo spremenila vrednost v polju Dopust, saj se bo pravočasno koriščen lanski dopust prištel k odobrenemu letnemu dopustu za tekoče leto.
Prenos v lanski dopust
Pred ponovnim obračunom novega letnega dopusta je potrebno preostali (zdaj že) lanski dopust prenesti v ustrezno polje Lanski dopust.
Ker je postopek dokončen, priporočamo da najprej izvedemo Osvežitev koriščenega dopusta, preverimo ali je Upoštevan mesec koriščenega dopusta zares npr. 201212 in šele nato ponovno izvedemo hkrati osvežitev in prenos. Upoštevan mesec je razviden na izpisu (glej sliko 1).
Prikaz dinamike dopustov ob različnih akcija
V tabeli je razvidna dinamika sprememb dopustov ob posamezni akciji. Posebno pozornost posvetimo Ponastavitvi lanskega dopusta.
Iz tabele je razvidno, da je delavec imel 6 dni lanskega dopusta. Ker je v prvih 6-tih mesecih koristil samo 5 dni, se je teh 5 dni prištelo k številu Dni dopusta. Posledično je delavec izgubil dan dopusta. Po ponastavitvi lanskega dopusta stanje Dni dopusta ni enako številu odobrenega dopusta za izbrano leto, torej številu na odločbi.