Knjiženje blagajne je postopek, ki ga sprožimo vedno po koncu vnosa blagajniških izdatkov in blagajniških prejemkov za določen dan. Knjiženje blagajne izvedemo z izborom desnega menija - Knjiženje blagajne.
Testi programa ob knjiženju:
- stanja blagajne (program zavrne knjiženje, če je stanje gotovine pri blagajni negativno);
- v primeru spremljanja specifikacije plačila (različne kartice, gotovina) program preverja ali se specifikacija prejemka ujema z zneskom blagajniškega prejemka (program zavrne knjiženje v primeru neujemanja);
- saldo blagajne glede na blagajniški maksimum (program blagajnika opozori - ni blokade knjiženja).
Knjiženje redne blagajne:
- avtomatična izdelava blagajniških izdatkov za vzpostavitev terjatev do banke v primeru plačila z uporabo plačilnih kartic;
- avtomatična izdelava protiknjižb na kontu blagajne;
- sprememba statusa dokumentov blagajne na knjiženo (5);
- prenos v druga knjigovodstva v primeru, da imamo vključeno opcijo takojšnjega prenosa ob knjiženju.
Ob prvem knjiženju blagajne v novem letu program vpraša za nastavitev števca blagajniškega prejemka oz. blagajniškega izdatka (avtomatično kreirane dokumente) in za nastavitev števca blagajniškega dnevnika.
Po knjiženju blagajne sprememba dokumentov blagajne ni več mogoča. Omogočen je le ponovni izpis dvojnika dokumenta in blagajniškega dnevnika. Blagajniški dnevnik izpišemo v meniju Poročila / Blagajniški dnevnik.
Dokumente knjižene blagajne vidimo v programskem meniju Prejemki in izdatki v primeru, da ob vstopu izberemo status 'Knjiženi dokumenti'.
Slika 1: Vstopno okno za pregled knjiženih dokumentov redne blagajne v programskem paketu Blagajniško poslovanje