Zajem prejetih računov - Vrednotenje prevzemnic iz prejetih računov
Opcija omogoča povezavo več prevzemnic s pozicijami prejetih računov. Omogočen je vpis vrednosti na pozicije prevzemnic v MBK.
Postopek dela - Prednastavitve:
V kontnem načrtu označimo konto, da se bo izbrani konto uporabljal kot prehodni konto med MBK in Zajemom prejetih računov. Na tem kontu bomo knjižili nabavno vrednost materiala, blaga. V kontnem načrtu izberemo v polju MBK prevzemi oznako MV.
Najprej vnesemo glavo prejetega računa, davčno pozicijo za odbitni DDV in na to (podpisniki) računovodstvo vnese eno pozicijo prejetega računa na prehodni konto med MBK in ZAJ, stran knjiženja B-breme. Znesek pozicije je znesek, ki ga bomo razporedili na prevzemnice (znesek, ki vključuje morebitne popuste, rabate).
Za vzpostavitev povezave med računom in prevzemnicami nadaljujemo z delom z izborom opcij na desnem kliku. Izbiramo med naslednjimi postopki:
- Izbor / povezava s prevzemnicami MBK;
- Kalkulacija prevzemnice z računom;
- Vpis dodatnih stroškov;
- Razveljavitev povezave s prevzemnico.
Slika 1: Desni meni s postopki za vrednotenje prevzemnic iz modula pozicije prejetih računov
Izbor / povezava s prevzemnicami MBK
Z uporabe te opcije nam program pripravi pregledno okno, kjer lahko določimo omejitvene pogoje za izbor prevzemnice. Če ne izberemo dodatnih omejitvenih pogojev nam program prikaže prevzemnice po naslednjih omejitvenih pogojih:
- so na statusu knjiženo,
- partner v MBK je vnesen kot dobavitelj na prejetem računu,
- datum prevzemnice ni v zaključenem letu,
- ta prevzemnica še ni bila izbrana na nobeni poziciji prejetih računih.
Dodatni omejitveni pogoji pa so po:
- številki prevzemnice (števec prevzemnice),
- št. dobavnice (polje št. dobavnice na prevzemnici),
- št. naročilnice (polje št. naročilnice na prevzemnici).
Slika 2: Omejitveni pogoji za izbor prevzemnic
Po potrditvi možnosti V redu, nam program pokaže prevzemnice. V primeru, da imamo opcijo povezave na glavi prejetega računa s pozicijami naročilnic, nam program že sam označi prevzemnice glede na št. naročilnice kar vidimo kot kljukica v oknu potrditev. Poleg izbranih zapisov lahko tudi sami izberemo prevzemnice s kljukico v oknu <Potrditev>,<točka 1>.
Na pregledu prevzemnic za partnerja lahko pregledamo posamezne pozicije prevzemnice z opcijo Povezave.
Izbor prevzemnic moramo potrditi z ikono za potrditev (zelena kljukica) - oziroma opcija na desnem kliku <Vpis pozicij> (slika 3, točka 2.).
Program zapre okno za povezavo s prevzemnicami in se vrne na prejšnje okno - Pozicije prejetih računov.
Program kreira toliko pozicij prejetega računa kolikor smo izbrali prevzemnic. Vrednost pozicije prejetega računa je ista kot je skupna vrednost prevzemnice. Stran knjiženja v breme. Na poziciji prejetega računa se vpiše zaporedna številka prevzemnice.
Slika 3: Izbor prevzemnic in vpis pozicij računa
V primeru, da smo namesto opcije <Vpis pozicij> izbrali izhod iz okna <Esc> program ne naredi nič. Z delom nadaljujemo v desnem meniju Kalkulacija prevzemnice z računom.
Kalkulacija prevzemnice z računom
Klik na to opcijo nam najprej pokaže pozicije prevzemnice, ki je povezana z izbrano pozicijo prejetega računa. Na tem delu lahko preverimo pravilnost prevzemnice in tudi popravimo podatke na prevzemnici v MBK. Vnesemo lahko novo dobaviteljevo ceno in se preračuna glede na količino Nov dobaviteljev znesek oziroma vnesemo Nov dobaviteljev znesek in se preračuna Nova dobaviteljeva cena.
Slika 4: Pregledno okno, ki omogoča vpis cene, vrednosti na pozicije prevzemnice v tabele programa Materialno blagovno knjigovodstvo
Ko smo vnesli pravilne cene (program nam znesek preračuna glede na količino) potrdimo shranitev z opcijo na desni klik ali uporabo hitre tipke. Izbiramo med možnostmi:
- Uskladitev prevzemnice s pozicijo prejetega računa (tipka <F11> ali klik na ikono), ki nam nove vrednosti vpiše le na prevzemnico;
- Uskladitev prevzemnice IN pozicije prejetega računa (tipka <F12> ali klik na ikono), ki nam nove vrednosti vpiše na prevzemnico in skupni znesek povezane prevzemnice na pozicijo prejetega računa.
Slika 5: Desni meni preglednega okna za vpis vrednosti na pozicije prevzemnic iz modula pozicije prejetih računov
Če izberemo izhod iz okna brez shranitve, nas program obvesti o tem in lahko v tem trenutku shranimo in uskladimo vrednosti prevzemnice in pozicije prejetega računa.
Slika 6: Obvestilo ob izhodu iz preglednega okna za vpis vrednosti na prevzemnice in pozicij prejetih računov
Ob potrditvi program izvede uskladitev na prevzemnici v MBK in (odvisno od izbrane opcije ob shranitvi) tudi znesek pozicije prejetega računa. Tako shranjena korektura nabavne vrednosti prevzemnice se knjiži neposredno v dokument prevzemnica. Na prevzemnico program vpiše tudi številko dobaviteljevega računa in datum računa.
Slika 7: Obvestilo ob vpisu vrednosti na prevzemnice iz programskega menija za vnos pozicij prejetih računov
Vrednosti v koloni "Nova vrednost" se na prevzemnici ustrezno preračunajo šele ob potrditvi nabavne kalkulacije prevzemnice v programskem paketu Materialno blagovno knjigovodstvo. Datum nabavne kalkulacije je odvisen od sistema vrednotenja. V programu Materialno blagovno knjigovodstvo se izdelajo - za morebitna odstopanja vrednosti pozicije prejetega računa in vrednosti prevzemnice - temeljnice nabave ali izvede popravek vrednosti na prevzemnici. Akcija je odvisna od stanja sistema (zaključeno obdobje v MBK, takojšni prenos ob knjiženju v MBK).
Datum temeljnice za razliko je odvisen od sistema vrednotenja v MBK (npr. če je vključena opcija takojšnjega prenosa iz MBK v GK je datum veljave temeljnice za popravke tekoči datum izvedbe nabavne kalkulacije). V primeru, da imamo na računu še dodatne stroške npr. prevoza, ki ga bomo vpisali na isti konto kot je vrednost materiala nadaljujemo delo z opcijo Vpis dodatnih stroškov.
Vpis dodatnih stroškov
V primeru dodatnih stroškov na prejetem računu, za katere želimo spremeniti nabavno vrednost prevzetega materiala na povezanih prevzemnicah z računom, lahko z dodatno opcijo na desnem kliku "Vpis dodatnih stroškov", spremenimo najprej znesek pozicij prejetega računa glede na vrednost pozicije s prehodnim kontom. V polje znesek vpišemo znesek za katerega želimo v skupnem znesku popraviti pozicije prejetih računov (vnos negativnega zneska pa zneske pozicij prejetih računov zmanjša).
Slika 8: Programsko okno za vpis dodatnih stroškov za katere bomo spremenili nabavno vrednost materiala prevzemnic, ki so povezane s pozicijami prejetega računa
Kliknemo na <V redu>, da program preračuna in popravi zneske pozicij prejetega računa, ki imajo povezano prevzemnica za znesek, ki smo ga vpisali v oknu.
Slika 9: Obvestilo ob vpisu dodatnih stroškov na pozicije računov povezanih s prevzemnicami
Program nas opozori, da moramo z novimi zneski pozicij prejetega računa uskladiti tudi povezane prevzemnice. To lahko naredimo z opcijo "Kalkulacija prevzemnice z računom" (prikazano na sliki 5) ali pa si pomagamo s hitrimi tipkami za uskladitev vrednosti <F11> ali <F12> že na oknu pozicije prejetega računa (ali klik na ikono).
Klik na povezave pa nam na drugem zavihku pokaže vrednost povezane prevzemnice v MBK (npr. 584,92 EUR), znesek pozicije v programu Zajem (npr. 600,00 EUR) in razliko za uskladitev. Glede na to ali bomo izvedli uskladitev le na prevzemnici ali tudi v Zajemu izvedemo klik na ikono ali hitro tipko <F11> ali <F12>.
Slika 10: Pregledno okno pozicij prejetih računov s povezavo do povezanih prevzemnic
Razveljavitev povezave s prevzemnico
Opcija razveljavi povezavo pozicije prejetega računa s povezano prevzemnico. Na poziciji prejetega računa je namreč zapisana unikatna številka prevzemnice in prevzemnica na drugi poziciji istega ali drugega računa ne more biti izbrana.
Kontrole ob knjiženju prejetega računa
Ob knjiženju prejetega računa se izvaja kontrola, da je znesek na poziciji prejetega računa usklajen z zneskom prevzemnice. Ob knjiženju program javi obvestilo npr. Račun 11-003555 - znesek pozicije ni usklajen z zneski prevzemnice.
Program knjiženje prejetega računa zavrne v primeru, da znesek pozicije prejetega računa ni usklajen z zneskom povezane prevzemnice.
Povezano prevzemnico na poziciji prejetega računa lahko vidimo na podmeniju POVEZAVE - Pozicije MBK na glavi prejetega računa ali na poziciji prejetega računa. Številka prevzemnice (zaporedna številka) se na poziciji prejetega računa vidi v polju Povezava PZ.
Avtomatski storno prejetega računa
Avtomatski storno prejetega računa briše povezavo s prevzemnicami na računu, ki ga storniramo in tudi storno računa nima na pozicijah povezave s prevzemnicami.
Kopiranje prejetega računa
Kopiranje prejetega računa povezave prevzemnice ne kopira na nov dokument. Na starem zapisu dokumenta ostaja povezava s prevzemnicami nespremenjena.
Nadaljnje aktivnosti v programu Materialno blagovno knjigovodstvo in kaj je potrebno narediti za zaključek nabavne kalkulacije
Za prevzemnice, kjer se popravek dobaviteljevega zneska na knjiženi prevzemnici vnaša v programskem paketu Zajem prejetih računov, je na glavah prevzemnic v dodatnem meniju 'Razlaga, Povezave' omogočeno videti prejete račune, ki so povezani s to prevzemnico.
Za prevzemnice, kjer se popravek dobaviteljevega zneska na knjiženi prevzemnici vnaša v paketu Zajem, je potrebna potrditev nabavne kalkulacije. Taka prevzemnica v polju <'Če kalk'.> v glavi prevzemnice dobi oznako 'N', kar pomeni da je potrebno v programskem paketu MBK nabavno kalkulacijo potrditi.
Postopek potrditve nabavne kalkulacije:
Najprej v meniju na desni klik izberemo možnost Izpis in obračun kalkulacije in nato še potrditev kalkulacije. V polju 'Če kalk.' se status kalkulacije spremeni v 'P'- potrjeno.
Potrditev kalkulacije lahko istočasno naredimo za več prevzemnic - izberemo zaporedno številko prevzemnice od - do. Pri tem pa moramo ustrezno določiti tudi ustrezni datum, ki je drugi izborni pogoj pri potrditvi kalkulacije.
Test ob potrditvi kalkulacije za prevzemnico preračuna in zapiše nove vrednosti in preveri ali je status povezanega prejetega računa v paketu Zajem že knjižen.
V primeru, da je status prejetega računa knjižen, program ob potrditvi kalkulacije izdela ustrezno knjiženo temeljnico za razliko med staro in novo nabavno vrednostjo prevzemnice. Številka temeljnice se vpiše na pozicijo prevzemnice. To lahko preverite v povezavah.
V primeru opcije takojšnjega prenosa iz MBK v GK nam program ponudi okno za vpis ustrezne protilokacije in stroškovnega mesta.
Če teh podatkov nismo ustrezno vpisali oziroma prenos v glavno knjigo prenašamo naknadno po ustreznem zaključku meseca, se temeljnica pripravi v programskem meniju Dokumenti /
Temeljnice - status neknjiženo. V tem meniju izvedemo knjiženje temeljnice in prenos v GK, VP v primeru vključene opcije takojšnjega prenosa oziroma izvedemo prenos v meniju Ostalo.
Slika 11: Programsko okno za izdelavo temeljnice v programskem paketu Materialno blagovno knjigovodstvo