Modul omogoča:
- Izbor in povezava prejetega računa s komercialnimi dokumenti - naročilnica (blagovna, storitvena...), prevzemnica za nabavno vrednost blaga/materiala;
- Kreiranje pozicij, specifikacije računa po artiklih;
- Kreiranje knjigovodskih pozicij računa.
Predlagane prednastavitve, da se avtomatično kreirajo ustrezne knjigovodske pozicije so:
- šifrant artiklov - polje konto nabave (KONTO_NA): podatek se bo vpisal na pozicije računa v polje protikonto pri povezavi do naročilnic
- šifrant artiklov - polje davčna stopnja (DAVEK%): podatek se bo upošteval pri izračunu davka
- šifrant partnerjev - davčna zavezanost partnerja: podatek se bo upošteval pri izboru in vpisu davčne oznake na davčni poziciji.
Pri delu nas vodijo ikone na glavi računa s številkami 1, 2, 3.
Najprej vnesemo glavo računa.
Slika 1: Delitev okna na glavo in pozicije računa (knjigovodske, specifikacija po artiklih)
Ikona 1
Izbor ikone 1 nam odpre okno kjer lahko izbiramo med:
- nabavnimi naročilnicami partnerja;
- prevzemnicami partnerja za nabavno vrednost prevzema.
Z izdajo 914.000 je bil kot izborni pogoj dodan tudi prevoznik iz glave nabavne naročilnice oziroma prevzemnice. Šifra in naziv prevoznika je dodana tudi v vrstici kjer so prikazani sumarni podatki oziroma podatki iz glave prevzemnice oziroma naročilnice.
Omejitveni pogoj glede na datumsko obdobje:
Pri nabavnih naročilnicah program prikaže naročilnice z datumom starejšim od 24 mesecev glede na trenutni datum.
Pri prevzemnicah program prikaže prevzemnice v nezaključenem poslovnem letu v programu Materialno blagovno knjigovodstvo (XDAT_ZS). Ocenjuje se, da se leto zaključi, ko smo za prevzemnice prejeli vse račune in jih tudi ustrezno ovrednotili.
Izberemo dokument s klikom na vrstico. Pozicijo lahko odznačimo, spremenimo količino, nabavno ceno.
Naslovni del okna s kontrolnimi seštevki:
- Vsota vseh pozicij - seštevek vseh pozicij komercialnega dokumenta kjer stoji program
- Vsota izbranih pozicij - seštevek vseh izbranih pozicij komercialnega dokumenta, ki ga obdelujemo
- Vsota vezanih dokumentov - seštevek že vezanih komercialnih dokumentov za račun
- Znesek računa za povezavo - Znesek računa za plačilo (polje NETO) zmanjšan za evidenčni davek na glavi računa (DAVEK) zmanjšan za že kreirane pozicije računa specifikacije po artiklih.
- Razlika - razlika med Zneskom računa za povezavo in Vsota izbranih pozicij in že vezanimi dokumenti. V primeru, da seštevek izbranih pozicij presega razliko za povezavo je podatek obarvan rdeče.
Klik na gumb V redu vpiše izbrane podatke v okno Specifikacija po artiklih. S potrditvijo izbora kreiramo povezavo med dokumenti. Vrednost se na povezanem dokumentu ne spreminja. Če vrednost prevzemnice ni pravilna, jo je potrebno urediti preko programa Materialno blagovno knjigovodstvo.
Izberemo lahko naslednji dokument. Gumb Prekliči zapre okno brez shranitve sprememb.
Izbor Prosti dokumenti (kljukica pri opciji, kar je osnovna nastavitev): Program ponuja samo dokumente, ki še niso bili izbrani in povezani na noben račun. V primeru, da za isti dokument prejmemo več računov nam bo program pri drugem računu komercialni dokument ponudil za izbor, če opcijo odznačimo (odstranimo kljukico).
Isto funkcionalnost uporabimo tudi v primeru povezave računa in dobropisa na isti komercialni dokument.
Vrstni red stolpcev si lahko nastavimo sami. Ob tem ne smemo umakniti stolpcev za izbor.
Ikona priponk omogoča vpogled na priponke prejetega računa. Ikona v vrstici glave dokumenta pa omogoča vpogled na sliko pdf dokumenta naročilnice oziroma prevzemnice, če imamo nastavitev, da se ob izpisu komercialnega dokuementa kreira in shrani pdf slika na naročilnico oziroma prevzemnico. Če slike ni, program s klikom na sliko ikone javi, da slika ne obstaja, sicer odpre sliko v programu, ki ga imamo določenega za pregledovanje pdf dokumentov.
1. Izbor povezave med računom in nabavno naročilnico:
Na poziciji naročilnice, ki smo jo izbrali za povezavo, program dovoljuje spremembo naročene količine in nabavno ceno. Vrednost se bo preračunala. Sprememba se upošteva samo v tabeli povezav. Naročilnica, ki je bila izdana v programu Nabava se s tem ne spreminja.
Slika 2: Ikona 1 - izbor naročilnice in pozicije naročilnic
2. Prevzemnice - povezava s pozicijami prevzemnice
Povezava pri prevzemnicah se dela za nabavno vrednost materiala/blaga. Partner je odprt za izbor v primeru, da imamo prevzemnico/naročilnico knjiženo na drugo šifro npr. lokacijo partnerja, ki ni sedež podjetja. Pri povezavi lahko izbiramo pozicijo prevzemnice. Korigiramo lahko povezavo za količino, dobaviteljevo vrednost, odstotek davka.
Program omogoča dodatno filtriranje komercialnih dokumentov in sicer po Stroškovnem mestu, Projektu, Artiklu iz pozicije, Storitvenem nalogu iz pozicije, Partnerju. Najprej izberemo polje po katerem bomo podatke filtrirali in v polje Vsebuje vpiše niz znakov (isto polje se uporablja za vse tipe filtra zato ni pomoči na polju). Po vpisu omejitvenega pogoja kliknemo na ikono osveži. Potrditev vseh pozicij dokumenta na katerem stoji program izvedemo na ikoni Potrdi (modra kljukica).
Slika 3: Ikona 1 - izbor pozicij prevzemnic
3. Izbor prevzemnic po zbiru
Na izdajo 909.000 je bila vključena dopolnitev programa, ki omogoča izbor dokumenta prevzemnice po zbiru prevzemnic. Zbir prevzemnic je opcija v okviru programa Materialno blagovno knjigovodstvo, ki omogoča, da se pripravi za več prevzemnic dokument zbir, ki ima isto povezovalno številko. Zbir se posreduje dobavitelju, ki pripravi in pošlje prejeti račun.
V primeru, da je izbrana opcija Označi zbir program aktivira okno v katerega je omogočeno izbrati številko zbira. Izbor potrdimo z modro kljukico. V primeru, da kliknemo na ikono osveži nam program odznači izbrani zbir. V primeru, da imamo na istem računu več zbirov lahko dodamo naslednji zbir. Dodamo lahko tudi prevzemnico, ki ni bila vključena v zbir s klikom v stolpec Potrditev.
Ko kliknemo na ikono V redu bo program kreiral povezavo do prevzemnic za pozicije, ki so bile na pregledu.
Povezava po zbiru je predvidena za celotni dokument prevzemnice. V primeru, da pa vključimo filtriranje po artiklu,... pa bo povezavo kreiral le za te pozicije. Program upošteva tudi opcijo Prosti dokumenti. V primeru, da smo na prevzemnico že vezali nek dokument npr. dobropis, nam bo program ponudil prevzemnico za povezavo na drugem računu le, če odznačimo opcijo Prosti dokumenti.
Slika 4 - Ikona 1 - povezava prevzemnic po zbiru
Ikona 2
Bližnjica preko ikone 2 pokaže okno kjer Specifikacija po artiklih. Isto okno lahko kličemo preko desnega menija na glavi računa ali pa preko dvojnega klika na zavihku spodnjega okna Specifikacija po artiklih.
V tem oknu lahko vnašamo specifikacijo računa po artiklih. Lahko dopolnimo pozicije kreirane na podlagi povezave s komercialnimi dokumenti.
Opcija na desnem meniju nam omogoča prepis protikonta na vse pozicije računa.
Protikonto se pri povezavi do naročilnic zapiše iz izbranega artikla - konto nabave. Pri povezavi do prevzemnic pa je to konto katerega imamo navedenega v kontirni tabeli za MBK in sicer pri protilokaciji (98).
Na spodnjem delu okna so seštevki pozicij: osnova, ddv, skupaj, znesek računa za povezavo in razlika med zneskom računa za povezavo in med seštevkom osnove in davka.
Opcija Brisanje vseh pozicij pomeni brisanje Specifikacije po artiklih za ta račun.
Dodatne možnosti so še Brisanje pozicij z isto številko naročilnice ali isto številko prevzemnice.
Slika 4: Specifikacija po artiklih - možnosti desnega menija
Ikona 3
Bližnjica na ikoni 3 ponudi okno za izbor kako bomo kreirali knjigovodske pozicije. Ali jih bomo dodajali v primeru, da že obstajajo od prej oziroma bomo prejšnje knjigovodske pozicije brisali in povozili, prepisali z novimi zapisi pozicij.
Slika 5: Kreiranje knjigovodskih pozicij (možnost izbora za dodajanje ali prepis obstoječih knjigovodskih pozicij)
Pregled knjigovodskih pozicij računa, ki so osnova tudi za prenos v glavno knjigo, davčna poročila je omogočeno preko desnega menija na glavi računa, dvojnega klika na glavi računa, zavihek na spodnjem delu okna.
Davčne pozicije:
program vzame prvo davčno oznako katera ustreza vsem pogojem v šifrantu davčnih oznak (v primeru, da obstajata za isti promet, dogodek dve različni davčni oznaki).
DDV pozicija - program pri generiranju davčne pozicije upošteva naslednje nastavitve v šifrantih:
1. šifrant artiklov
- polje davek100 za stopnjo obdavčitve
- polje OBRDAVOBV ali gra za obrnjeno obdavčitev za 76. a člen
- tip artikla ali je storitev ali ne.
2. šifrant partnerjev
- tip partnerja je zapisana v polju DDV_ST - ali je partner DDV zavezanec, tujec, iz EU, pavšalist
Davčne pozicije katere je omogočeno avtomatično kreirati:
- domači promet s pravico do odbitka (nižji/splošni stopnji)
- samoobdavčitev blaga iz EU s pravico do odbitka
- samoobdavčitev storitve iz EU s pravico do odbitka
- samoobdavčitev storitve iz tretjih držav s pravico do odbitka
- samoobdavčitev po 76.a členu (npr. kovinski odpadni materiali) pod pogojem, da ni bila že obdavčena prevzemnica.
Ni možno vedeti:
- ali je/ni pravice do odbitka
- če je stopnja 0 na artiklu ali to pomeni, da stopnja ni vnesena ali je promet oproščen
- ali gre za nakup OS oziroma nepremičnine
- uvoz blaga
- samoobdavčitev od uvoza
Slika 6: Knjigovodske pozicije računa