Spremljanje projektov: Uvoz iz Excel datoteke
Dokumenti - Vnos in knjiženje:
Vir podatkov za vrednostno spremljanje stanja na projektih in stroškovnih mestih so lahko prenosi iz pomožnih knjig, lahko posamezne zapise vnesemo v programskem meniju Vnos in knjiženje. V primeru, da je potrebno vnesti več knjižb oziroma uporabljamo pomožna knjigovodstva v drugem sistemu, pa lahko knjižbe uvozimo v programski paket Spremljanje projektov z uporabo Excel datoteke.
Ob vstopu v meni Vnos in knjiženje izberemo ustrezen status dokumentov (Vsi neknjiženi ali Začasne knjižbe). Izberemo možnost desnega menija - Uvoz iz Excela. Program prikaže okno kjer izberemo simbol iz šifranta simbolov. Vse knjižbe, ki jih bomo uvozili ob posameznem uvozu bodo imele izbran simbol.
Za posamezno polje izberemo ustrezen stolpec v Excel datoteki. V primeru, da posameznega podatka, ki ni ključne narave (konto, datum veljave, znesek, deviza, stroškovno mesto, projekt), ne uvažamo, izberemo stolpec Z, ki ga uvoz izgnorira.
Obvezno je potrebno imeti nameščene ustrezne gonilnike: Microsoft office Acces database engine 2007.
V primeru, da nimamo ustreznega gonilnika, program javi obvestilo:
Slika 1: obvestilo v primeru nameščenega neprimernega gonilnika
Uvoz iz excel-a:
Slika 2: Programsko okno za določitev stolpcev iz Excel datoteke, kjer so pripravljeni podatki za uvoz
Izbor potrdimo s klikom na gumb <Uvozi>. Med uvozom podatkov iz datoteke le-ta ne sme biti odprta, zasedena. V datoteki lahko imamo več listov. Programu pokažemo kje imamo datoteko shranjeno in katero datoteko bomo uvažali.
Po potrditvi datoteke bo program javil morebitne nepravilnosti oziroma izvedel vnos.
Slika 3: Obvestilo po uvozu zapisov iz Excel datoteke
V primeru, da imamo vključen način dela v programskem paketu Spremljanje projektov, da se po prenosu knjižbe takoj knjižijo (XTAKOJ=.T.), bodo tudi uvožene knjižbe takoj dobile status knjiženo.
Slika 4: Izbor statusa za pregled zapisov po uvozu s statusom knjiženo
V nasprotnem primeru jih program prikaže na pregledu neknjiženih dokumentov in jih
knjižimo z izborom ene od opcij za Knjiženje v desnem meniju.
Uvožene knjižbe dobijo status knjiženo ob vključeni opciji takojšnjega knjiženja.