Osnovna sredstva - Priprava podatakov za popis osnovnih sredstev
Ko smo vsa osnovna sredstva in nahajališča opremili s podatki o črtni kodi in imamo v šifrantu Struktura datotek vneseno strukturo datotek kot jo bomo potrebovali za popisovanje, nadaljujemo s pripravo datotek s podatki o osnovnih sredstvih, nahajališčih, (zadožencih osnovnih sredstev).
V datoteko osnovnih sredstev se ne izvozijo podatki o osnovnih sredstvih, ki imajo status izločenih (L) ali pa imajo nahajališče prazno.
V datoteko nahajališč se izvozijo samo tiste šifre in pripadajoči nazivi nahajališč, ki so v registru osnovnih sredstev uporabljeni na osnovnih sredstvih, ki imajo status različno od izločeno.
V datoteki zadolžencev se izvozijo samo aktivni delavci - šifre in pripadajoči priimki.
Popis podatkov z uporabo terminalov Špica, Gambo, Densa
Priprava datotek s podatki
Na vnovsnem oknu določimo datum veljave popisa in za pripravo datotek s podatki o osnovnih sredstvih, nahajališčih, zadolžencu izberemo opcijo "Priprava podatkov za popisne terminale Špica, Gambo, Densa".
Izberemo ustrezno strukturo datoteke in pot kam bomo shranili datoteke. Datoteke shranimo na terminal s katerim bomo izvajali popisovanje.
Slika 1: Vstopno okno modula Popis osnovnih sredstev s čitalcem
Najprej datoteka za osnovna sredstva;
Slika 2: Izbor strukture in shranitev datoteke za osnovna sredstva
ki izgleda tako:
Slika 3: Datoteka s podatki za osnovna sredstva
Sledi prenos podatkov v datoteko za nahajališča osnovnih sredstev in izvoz datoteke zadolžencev v primeru, da imamo vključeno opcijo zadolžencev osnovnih sredstev in smo vnesli strukturo datoteke za zadolžence.
Popis podatkov z uporabo terminala in programskega paketa Popis.Orkester
Priprava podatkov za izvedbo popisa
Pri popisu podatkov z dodatno opcijo za popis, kliknemo na opcijo "Priprava podatkov za popisni program Orkester". Program nas vpraša kam želimo shraniti podatke o osnovnih sredstvih in nahajališčih. Po shranitvi podatkov nas program obvesti:
Slika 4: Vstopno okno za pripravo popisa s programom Popis.Orkester
Slika 5: Priprava datoteke s programsko opcijo Popis.Orkester
Izvožene podatke s programom Popis.exe shranimo na prenosnik oziroma računalnik s katerim bomo izvajali popis. Kreira se mapa POPIS v kateri so shranjene vse potrebne datoteke in program za izvajanje popisa.
Po zagonu programa za popis moramo najprej določiti dolžino vpisanih inventarnih številk in nahajališč. Dolžina polja je lahko daljša kot je vpisana vsebina teh polj. Tu se torej definira največja dolžina vpisanih inventarnih številk in nahajališč. Dolžina polj inventarnih številk in nahajališč ne smeta biti isti.
Po izvedenem popisu uvozimo v program osnovnih sredstev datoteke s podatki o popisu.