Osnovna sredstva - Podatki za register osnovnih sredstev
Modul Podatki za register služi za osnovni pregled in seznam podatkov o osnovnih sredstvih. Na tem pregledu je možnost tudi popravka del podatkov (podatki, ki ne vplivajo na obračun amortizacije...).
Ob vstopu je omogočeno omejevanje podatkov po:
- inventarni številki iz registra (če spraznimo polje se vključi pomoč na izbor šifre inventarna številka iz registra, znak * pa so vse inventarne številke),
- statusu osnovnega sredstva, ki se izračunava glede na vrednost osnovnega sredstva (vsa, aktivna, neaktivna, izločena, brez izločenih),
- dodatni izbor po polju iz registra OS, ki ga izberemo s klikom na ikono (pred nastavljeno je "Ni filtra"). V rubriki <Vsebuje> vnesemo šifro, besedilo... po katerem želimo dodatno omejiti podatke na predogledu in na izpisu Seznama OS.
Primer:
V rubriki <Polje> izberemo npr. po Naziv OS.
V rubriki <Vsebuje> pa vnesemo npr. *ŽELEZ* Program bo pokazal osnovna sredstva, ki imajo del besede ŽELEZ v svojem nazivu (BLAGAJNA ŽELEZNA, OMARA GARDEROBNA ŽELEZNA, POLICA ŽELEZNA MONTAŽNA...).
Slika 1: Vstopno okno v modul Podatki za register z možnostjo omejitve po
Pregled podatkov o osnovnih sredstvih
Omogočen je pregled podatkov o osnovnih sredstvih in sicer po inventarnih številkah, naziv osnovnega sredstva, konto, konto popravka vrednosti, konto preostanka vrednosti, status osnovnega sredstva, lastništvo osnovnega sredstva, nahajališče, datum nabave, datum aktiviranja, konto amortizacije, obstoj spremembe na osnovnem sredstvu, dobavitelj, številka dokumenta, ISO številki, morebitne opombe... Odvisno od specialnih rešitev, ki jih imamo vključene.
Stroškovno mesto, vrednosti osnovnega sredstva, amortizacijska skupina, stopnja so informativne narave - preračunano na zadnje stanje (če nismo izbrali opcije na desnem kliku "Izračunaj stanje na dan").
Možnost desnega menija:
Slika 2: Desni meni programskega modula Podatki za register
Popravki podatkov na osnovnih sredstvih, Arhiv sprememb
Spremembe narejene na inventarni številki v meniju Podatki za register, zavihek Korekture, se evidentirajo v svoji tabeli arhiv.
Popravljamo, dopolnjujemo lahko le podatke, ki nimajo neposrednega vpliva na obračune in ostale spremembe na osnovnih sredstvih.
Ti podatki so:
- nadrejena inventarna številka osnovnega sredstva,
- naziv osnovnega sredstva,
- lastništvo,
- nahajališče,
- ključ stroškovnih mest (lahko prazno, če ima osnovno sredstvo vneseno stroškovno mesto),
- zadolžitev delavca,
- šifra dobavitelja in datum nabave (le pri osnovnih sredstvih iz začetnega stanja, pri novih nabavah to naredite že pri vnosu),
- številko dokumenta prejema,
- opombe,
- datum aktiviranja, če ni vnesen že ob vnosu. Po potrditvi vnesenega datuma aktiviranja, tega polja ni več možno popravljati
- reg. številka vozila
- datum odpisa, datum odtujitve - če osnovno sredstvo izločimo z uporabo temeljnice,
- polja vnesena pri novi nabavi osnovnega sredstva (podatki o zavarovanju, zavarovalnici, garancijski list).
Shranjene so stare, nove vrednosti podatkov, datum spremembe in kdo je spremembo naredil. Spremembe je omogočeno pregledati za inventarno številko na kateri stoji kazalček. Arhiv za posamezno inventarno številko je omogočeno tudi izpisati - Izpis kartona osnovnega sredstva.
Desni klik Razlaga / Povezave ali na ikono za povezave nam omogoča za posamezno osnovno sredstvo vpogled na:
- kartico osnovnega sredstva,
- dokumenti, ki so bili osnova za knjižbe,
- arhiv sprememb - spremembe narejene v meniju Podatki za register / Korekture.
Stanje osnovnega sredstva, osvežitev vrednosti na trenutno stanje
Osvežitev osnovnega sredstva ali Osvežitev vseh osnovnih sredstev omogoča pregled, preračun in osvežitev trenutnih vrednosti za osnovno sredstvo oziroma vsa osnovna sredstva sredstva v tabeli register. Vrednosti vključujejo vse knjižene zapise za osnovna sredstva.
Slika 3: Stanje osnovnega sredstva v programskem modulu Podatki za register
Status osnovnega sredstva se izračuna glede na vrednost osnovnega sredstva. Status osnovnega sredstva se osveži ob knjiženju dokumenta oziroma v meniju na desni klik - Osvežitev statusa OS. Status osnovnega sredstva se osveži za vsa osnovna sredstva.
Glede na sistemsko nastavitev XKOMBSM je odvisno ali imajo osnovna sredstva dva oziroma tri različne statuse:
Če je sistemska nastavitev XKOMBSM =.F.:
A - osnovno sredstvo je aktivno, če je sedanja vrednost različna od 0,00 EUR (zelena oznaka)
O - osnovno sredstvo je odpisano, sedanja vrednost je enaka 0,00 EUR (rdeča oznaka)
L - osnovno sredstvo je izločeno, prodano ... (rdeča oznaka)
L - osnovno sredstvo je trajno iz uporabe - prenos na konte, da se amortizacija ne obračunava (rdeča)
Če je sistemska nastavitev XKOMBSM= .T.:
A - Aktivno: sedanja vrednost<>0
L - Izločeno: nabavna vrednost=0
Število preostalih obrokov:
Program izračuna število preostalih obrokov glede na enačbo (sedanja vrednosti / nabavna vrednost brez preostanka vrednosti * amortizacijska stopnja na leto * 12 mesecev. V primeru, da rezultat ni celo število se rezultat zaokroži navzgor na celo število.
Klasifikator osnovnih sredstev
V meniju podatki za register nam je omogočeno oblikovati klasifikator osnovnih sredstev.
![]()
Sestava klasifikatorja os
Izračun stanja na dan
Osvežitev osnovnega sredstva ali Osvežitev vseh osnovnih sredstev omogoča izračun in zapis teh vrednosti za osnovna sredstva na vneseni datum veljave. Ponuja se datum 31.12.9999, ki osveži vrednosti za osnovna sredstva z upoštevanje na vseh knjižb s statusom v tabeli OS_REGISTER. Lahko izberemo tudi poljubni starejši datum veljave glede na knjižbe, ki jih imamo in naredimo osvežitev vrednosti osnovnih sredstev na npr. zadnji dan preteklega leta (31.12.2008). Program ne izračunava načrta amortizacije za naprej ampak le osveži vrednosti na trenutno stanje ali na stanje preteklega datuma. Osnovna sredstva, ki so bila nabavljena, knjižena po izbranem datumu dobijo status na pregledu L-neaktivno. Te vrednosti lahko s pomočjo lastnih poročil izvozimo v ustrezno datoteko. Po izvozu podatkov z vrednostmi na želeni datum, moramo obvezno ponovno osvežiti osnovna sredstva v meniju Podatki za register na dan 31.12.9999, da osnovna sredstva dobijo prave statuse.
Ob knjiženju sprememb na osnovno sredstvo program osvežuje podatke na ta trenutek - kot če bi izbrali osveževanje na dan 31.12.999.
Pri izpisu registra v meniju Poročila niso zajete vrednosti osvežene na tak način ampak se vrednosti izračunavajo v trenutku pregleda poročila.
Polje AKTIVEN - Za izločeno osnovno sredstvo je možno popraviti v polju Status vrednost iz 7 na 0 ali 9.
Vsebina polja Aktiven 8 pomeni, da je omogočen izbor inventarne številke na vstopnih maskah v meniju Dogodki (knjiženi dokumenti) in na vstopnih maskah v meniju Poročila, Ostalo, kjer je pomoč na inventarne številke. Inventarna številka, ki ima status 8 pa ni zajeta v hitri pomoči v meniju Dogodki / Spremembe, Izločitve, Temeljnice, Prevrednotenja, ko vnašamo nove spremembe, dogodke na osnovna sredstva. V meniju Podatki za register je za izločeno osnovno sredstvo možno popraviti v polju Status vrednost iz 8 na 0 ali 9-neaktivno. Ob nadgradnji vsa osnovna sredstva, ki so bila izločena in imajo vpisan datum odtujitve, dobijo status 8, ostala osnovna sredstva pa status 0-aktivno.
Karton osnovnih sredstev
Izpis kartona osnovnega sredstva z osnovnimi podatki iz tabele register. Dodani so tudi podatki iz tabele arhiv sprememb.
Naknadno aktiviranje osnovnih sredstev
Osnovna sredstva, ki jim ob vnosu nove nabave (pred knjiženjem) nismo določili datuma aktiviranja in obdobja začetka amortiziranja lahko s postopkom naknadnega aktiviranja to naredimo v meniju Podatki za register.
Slika 4: Naknadno aktiviranje osnovnega sredstva v modulu Podatki za register
Razveljavitev aktiviranja osnovnega sredstva
(Novost z izdajo 901-000) V primeru napake ob aktiviranju osnovnega sredstva je postopek naslednji:
1. Storno knjižb v meniju Ostalo / Storno knjižb OS. Tu izberemo možnost storniranja vseh knjižb izbranih osnovnih sredstev razen knjižb tipa dogodka Z-začetna stanja in N-nove nabave.
2. Storno knjižbe se pripravijo in jih moramo potrditi s postopkom knjiženja v meniju Dogodki / Temeljnice.
3. Razveljavitev aktiviranja pa izvedemo v meniju Dogodki / Podatki za register - desni meni De-aktiviranje OS.
Dodajanje opomb več osnovnih sredstvom hkrati
Osnovna sredstva izberemo s klikom v stolpcu Potrditev. Desni meni - 'Dodajanje opomb' - odpre okno v katerega vpiše želeno besedilo. Po shranitvi teksta, se bo isti tekst vpisal na vsa izbrana osnovna sredstva.
'Zamenjaj izbor' - dodatna možnost v desnem meniju pomeni, da se obrne izbor.
Slika 5: Dodajanje opomb v meniju Podatki za register osnovnih sredstev
Iskanje osnovnih sredstev z vpisano opombo izvajamo preko ikone iskanje - polje TEKST. V primeru, da izberemo opcijo Filter program pokaže samo zapise z izbranim tekstom. V iskanje po tekstu lahko vpišemo tudi del vpisane opombe npr. OLAJŠAVA.
Izpis preko ikone Tiskanje upošteva filter iz pregleda.
Slika 6: Iskanje opomb v polju TEKST
Povezava osnovnega sredstva s prejetimi računi
Osnovno sredstvo lahko povežemo s prejetimi računi tudi naknadno, ko je osnovno sredstvo že knjiženo. To naredimo v meniju Podatki za register - klik na ikono (zelena puščica PF), ki odpre okno za izbor protikonta in datuma veljave knjiženih prejetih računov.
Po potrditvi omejitvenih pogojev se odpre okno kjer izvajamo povezavo.
Povezavo naredimo tako, da se postavimo na zapis pozicije računa in izberemo zavihek Korekture. V polju Znesek OS vnesemo znesek, ki smo ga upoštevali pri osnovnem sredstvu.
Iz tega preglednega okna je omogočen tudi izpis priponke prejetega računa. Omogočen je tudi izpis seznama računov, s katerim smo osnovno sredstvu kupili oziroma nadgradili.
Slika 1: Podatki za register - bližnjica za naknadno povezovanje prejetih računov z osnovnim sredstvom
Slika 2: Podatki za register - povezava s pozicijami računov
Slika 3: Podatki za register - povezava s pozicijo računa
Razveljavitev povezave naredimo tako, da spremenimo Znesek OS na 0,00.
Slika 4: Shranjena povezava med osnovnim sredstvom in računom
Klik na ikono za tiskanje omogoča izpis seznama računov povezano s tem računom.
Seznam prejetih računov
Seznam prejetih računov omogoča pripravo in pregled prejetih računov, ki so bili povezani z osnovnim sredstvom. Postopek povezave se izvaja lahko preko pozicije prejetega računa ali naknadno iz programa Osnovna sredstva - Podatki za pregister.
Omejitveni pogoji pri pripravi seznama so:
- Inventarna številka (*) ali izbor iz registra;
- Št. računa - števec računa ali 00-00000 (brez omejitve) iz glave prejetega računa;
- Partner - (*) pomoč iz šifranta partnerjev.
Slika 5: Omejitveni pogoje vstopnega okna za pripravo seznama prejetih računov po katerih se je izvedel nakup osnovnih srestev
V primeru, da se pustijo privzete nastavitve omejitvenih pogojev se upoštevajo omejitveni pogoji za vstop v meni Podatki za register.
Po potrditvi pogojev naj program na pregled prikaže podatke:
- Inventarna številka, Naziv OS, Nadrejena inventarna številka, šifra in naziv partnerja glede na povezavo, števec in zaporedna številka prejetega računa, znesek in deviza računa, znesek povezave, status računa, datum veljave računa, davčni datum in datum računa, dobaviteljeva številka računa.
Iz pregleda je omogočen izpis, ki upošteva filter iz preglednice.
Slika 6: Seznam prejetih računov OS