Konsolidacija: Uvoz podatkov
Uvoz podatkov izvajamo z izborom desnega menija Uvoz iz Excela, ki se nahaja v meniju Temeljnice.
Prva vrstica se nikoli ne uvaža, saj se predpostavlja, da so v njej zapisani nazivi polj.
Izberemo šifro podjetja, za katerega uvažamo podatke. Vpisani simbol in datum veljave veljata za vse uvožene postavke. Za uspešen uvoz potrebujemo v Excelovi tabeli vsaj konto, znesek v breme in dobro.
Če želimo ob uvozu podatkov izvajati še prekontacijo kontov, moramo obkljukati opcijo Prešifracija - menjava kontov ob uvozu. Za uspešno prekontacijo mora biti ustrezno izpolnjena datoteka Prešifracija kontov. Program namreč podatke uvozi samo, če so vsi konti prekontirani na ustrezne konte iz kontnega načrta ali če konti iz uvozne datoteke že v osnovni sovpadajo s kontnim načrtom.
Uvozna datoteka: izberemo mesto, kjer se datoteka za uvoz nahaja.
Podjetje: izberemo šifro podjetja iz seznama podjetih
Simbol: izbor simbola pod kateri bomo uvozili podatke
Datum veljave: izbor datuma veljave, po katerem se predlaga tudi Tečaj na dan
Denarna enota: izbor denarne enote zneskov v excel-u. Polje se odpre v primeru izbora Prešifracije - menjave konta. Če je denarna enota različna od osnovne denarne enote, se odpreta tudi polja za vnos tečaja.
Tečaj na dan in Povprečni tečaj sta podatka, ki se ponudita iz tečajnice, lahko pa jih spremenimo. Ta dva tečaja se upoštevata za konte, ki so v Kontnem planu označeni v polju Vrsta tečaja (DAY=tečaj na dan, "prazno"=povprečni tečaj). Vnos tečaja je aktiven samo, če izberemo denarno enoto, ki je različna od XDEVIZA (EUR).
Konto: uskupinjevalni popravek kapitala. Na ta konto se knjižijo razlike, ki nastavejo pri preračunu po tečaju, da je končna temeljnica usklajena.
Stran knjiženja Konta je lahko v Breme ali v Dobro
Slika 1: Programsko okno za določitev stolpcev iz Excel datoteke, kjer so pripravljeni podatki za uvoz
Med podatki v Excelovi tabeli so lahko napake. Nekatere logične napake program preverja in nanje opozarja:
Slika 2: Primeri napak pri uvozu podatkov iz Excelove tabele
Če program najde logične napake, podatkov ne uvozi, kar tudi javi. Uvožene podatke je mogoče popravljati, saj se zapišejo kot neknjiženi podatki.
Pri uvozu lahko nastanejo težave zaradi različnih verzij Excela in različnih programskih vmesnikov za branje in pretakanje podatkov (gonilnikov). Težave so lahko pri najnovejših verzijah, pa tudi pri preveč starih verzijah.