Saldakonti - Avtomatski test
Uporaba avtomatskega testa je priporočljiva vedno, kadar imamo občutek, da s podatki ni vse v redu. V vsakem primeru pa se je smiselno vsaj enkrat mesečno s pomočjo tega testa prepričati, da so podatki medsebojno usklajeni. Vsa neskladja se izpišejo na tiskalnik ali na ekran.
Slika 1 - Meni Ostalo in opcija Avtomatski test
Vhodni podatki so:
- enota : organizacijska enota (opcija);
- partner : šifra poslovnega partnerja;
Programsko lahko izvedemo naslednje teste:
1. Osnovni testi
V primeru, da imamo označeno izvajanje osnovnega testa, se drugi testi ne izvajajo. Osnovne teste je potrebno odznačiti, šele nato program testira dejanske knjižbe.
Slika 2 - Osnovni test
Izvaja se:
- Usklajenost podatkov pri zaključevanju leta:
V primeru, da se zaključek leta ni ustrezno izvedel. Program javi obvestilo: "Zaključeno leto (XLETO) ni v skladu z otvoritvami - pokličite vzdrževalca programske opreme."
V tem primeru je potrebno:
a) Preveriti sistemsko spremenljivko XLETO- ali se je ob zaključku leta sistemska spremenljivka ustrezno obrnila na zadnje zaključeno leto. Sistemska spremenljivka je na nivoju vzdrževalca programske opreme.
b) Preveriti podatke, ali so se otvoritvene knjižbe ustrezno vzpostavile. V meniju
Poročila\Kartica partnerja so otvoritve na dan 1.1.2012 vidne, polje Simbol je prazen, saldi postavk so 0. Če je sistemska spremenljivka postavljena na ustrezno leto, otvoritvenih vknjižb pa ni, vzdrževalec programske opreme prestavi sistemsko spremenljivko na preteklo leto in s tem omogoči ponovno izvedbo zaključka leta.
Vsi zapisi v zaporedne številke vknjižb oziroma obstoj zaporedne številke knjižbe 0.
V primeru, da v času knjiženja pride do izpada električne energije in določeni postavki zaporedna številka knjižbe ni bila dodeljena, program takšne knjižbe zazna. "Manjkajo zaporedne številke knjižb (ZSTK=0) - pokličite vzdrževalca programske opreme."
V tem primeru je potrebno: Kontaktirajte z vzdrževalcem programske opreme, ki bo preveril števce zaporednih knjižb in omogočil postavkam ponovni zagon knjiženja.
Neusklajenost med knjižbami in oznakami K (kupec) in D (dobaviteljem) kot tipom konta v kontnem planu.
V primeru, da je bila postavka knjižena z vnešeno šifro partnerja, program izvaja kontrolo na to, ali ima ta konto v kontnem planu pod Tip konta vpisano ustrezno oznako za kupca oziroma dobavitelja. "Navedeni konti niso označeni v kontnem planu kot konti kupcev oz. dobaviteljev".
V tem primeru je potrebno: Preveriti konte iz obvestila na avtomatskem testu in primerjati vpisane oznake v kontnem planu.
- Prenos podatkov v Glavno knjigo
Pregled knjiženih podatkov, ki še niso bili prenešeni v Glavno knjigo:
Program preverja vse knjižene postavke, ki še čakajo na prenos v Glavno knjigo. "V bazi obstajajo knjiženi neprenešeni dokumenti za paket GK ki imajo prazen protikonto". Po seznamu dokumentov se izvede kontrola oziroma pregled še neprenešenih knjiženih postavk.
Pri prenosu podatkov program preverja polje PKONTO - protikonto. V primeru da je v polje PROTIKONTO vpisan konto, program zahteva izvedbo prenosa.
- Pregled neprenešenih podatkov za Glavno knjigo po datumu veljave
Program preverja podatke za prenos po datumu veljave: "V bazi obstajajo knjiženi neprenešeni dokumenti za paket GK z nižjim datumom veljave, kot je najvišji datum veljave že prenešenih dokumentov v GK".
Po predloženem seznamu knjižb, ki imajo knjižen sporen datum veljave se izvede pregled podatkov.
- Kontrola na datum valute.
Program preverja vpisan oziroma ne vpisan datum valute v primeru, da ne gre za plačilo. Pri kontih kupcev preverja valuto za zneske v Breme, pri dobaviteljih pa vpisano valuto za zneske v Dobro.
" V bazi obstajajo knjiženi dokumenti brez vpisanega datuma valute"
2. Usklajenost salda kartic in odprtih postavk - osnovni test
Slika 3 - Testiranje podatkov med saldom kartic in odprtih postavkah
V primeru neusklajenosti podatkov na Odprtih postavkah in Kartici partnerja program pripravi seznam neskladij.
Test je namenjen odkrivanju neskladnosti predvsem po izvedbi zaključka leta v paketu SAK in pred usklajevanjem podatkov z Glavno knjigo (brutobilanca). Vzrok za neskladnost so lahko napačne otvoritve zaključenega leta v tekočem letu ali napaka pri vezavi dokumentov (plačila-faktura).
Vsako postavko posebej je potrebo preveriti, če so Vezave pravilno postavljene in usklajene.
Slika 4 - Prikaz neusklajenih podatkov med kartico in odprtimi postavkami
3. Usklajenost vezav in salda knjižb - posamezne knjižbe.
S testom ugotovljena neskladja je možno korigirati z odpiranjem postavk s strani naročnika na pregledu kartice partnerja, odprtih postavk ali zapadlih terjatev.
Slika 5 - Test vezav in salda posameznih knjižb
Uskladitev je možni izvesti tudi na pregledu neusklajenih podatkov z opcijo desnega menija Uskladitev (lahko tudi z dvoklikom na znesek v polju Salddo). Pri tem pa je potrebno paziti, da ne usklajujemo postavk, za katere so že bile pripravljene otvoritvene knjižbe, torej stare knjižbe. Torej usklajujemo samo knjižbe tekočega leta.
Slika 6 - Napake na posameznih knjižbah in možnost uskladitve
4. Podatki partnerjev
Z opcijo se izvaja kontrola na šifrant Partnerji za knjižbe v saldakontih.
Pogoj za testiranje je:
- da je partner aktiven (Aktiven=0)
- da nima vpisanega ali sektorja (za SFR) ali klasifikatorja (za SKV)
- da je datum knjižb v SAK večji ali enak otvoritvi
- sa so postavke partnerja v SAK knjižene
Pripravi se seznam vseh partnerjev, ki za omenjene obrazce nimajo podatkov.
V šifrant
Partnerji je potrebno vnesti manjkajoče podatke.
Slika 7 - Manjkajoči podatki v šifrantu Partnerji
5. Preplačila partnerja
Seznam kontov in partnerjev pri katerih je saldo na strani plačila in konto v kontnem načrtu ni označeno, da gre za konto avansa ali avansnega računa.
Program javi seznam partnerjev in konto kupcev kjer je saldo v dobro in seznam partnerjev in konto dobaviteljev kjer je saldo v breme.
Slika 8: Seznam ugotovljenih preplačil