V okviru sistema Orkester je omogočeno spremljanje investicij preko opcije Projekti ali preko opcije Investicij v teku programa Osnovnih sredstev.
Podatek o projektu lahko spremljamo preko celotnega sistema (proizvodnja, nabava, prodaja, prejeti, izdani računi, osnovna sredstva, svoj program o spremljanju projektov).
V primeru, da v okviru sistema Orkester nimamo opcije spremljanja projektov, se lahko odločimo, da evidenco spremljanja investicij v teku vzpostavimo z opcijo, ki jo omogoča modul Investicije v teku v okviru programa Osnovna sredstva.
Opcija omogoča pregled in izpis investicij v teku s podatki o knjiženih prejetih računov, ki imajo na poziciji vpisano šifro investicije v teku. Ko investicijo zaključimo, vnesemo podatke kot novo nabavo v okviru modula Nova nabava. Pri novem zapisu vpišemo tudi šifro investicije v teku, kar nam omogoča vpogled in nadzor s katerimi novimi osnovnimi sredstvi smo investicijo knjižili v Register osnovnih sredstev.
Opcija Investicije v teku
Pravica za delo v meniju OS_INVEST - ARWDPT
Če ima uporabnik atribut A potem lahko vidi vse investicije v teku. Če je brez A, potem lahko vidi le tiste, katere je vnesel sam. Pri prikazu podatkov se upošteva tudi pravica do šifer stroškovnih mest. Ali ima uporabnik pravico do stroškovnega mesta ali ne.
Ob vstopu možnost omejitve na:
- šifro investicije v teku (znak * brez omejitve ali izbor iz šifranta),
- šifro delavca=odgovorne osebe za investicijo (znak * brez omejitve ali izbor iz šifranta),
- stroškovno mesto investicije v teku (znak * brez omejitve ali izbor iz šifranta),
- status investicij v teku (možnosti Vsi, 0=v teku, 7=aktivirano, 9=zaključeno).
Slika 1: Omejitveni pogoji modula investicij v teku
Postopek dela:
1. Ko se v podjetju sprejme odločitev o novi investiciji, v šifrant investicij v teku vnesemo novo šifro.
Poleg tega vnesemo tudi nekaj osnovnih podatkov.
To naredimo v programu Osnovna sredstva - meni Dokumenti / Investicije v teku.
- Prosta številka za določitev investicije - šifra investicije v teku
- Naziv - naziv, opis investicije v teku
- Odgovorna oseba - izbor šifre iz šifranta delavcev
- Dogovorjeni rok - datum investicije, lahko prazno
- Predvidena vrednost brez DDV - ni obvezen vnos
- Stroškovno mesto, ki je nosilec investicije, vnos ni obvezen
- Opomba - dodaten poljuben opis
- Datum aktiviranja - predviden datum aktiviranja - privzeto prazno
- Status - možnosti in kontrola na polje: 0=privzeto, 9-neaktiven zapis. Prazno se ne dovoli.
- (kdo in kdaj je vnesel zapis) LOGNAME, DAT_VNOS, LOGPOTRD, DATPOTRD
Pregled je razdeljen na dva dela. V zgornjem delu so podatki iz šifranta investicij v teku, kjer se lahko tudi dodajajo nove šifre investicij v teku (poleg šifre delavca tudi ime in priimek delavca). Dodan je seštevek iz računov prejetih in knjiženih za investicijo v teku, seštevek že vnesenih osnovnih sredstev v register in razlika.
Z izdajo 907-000 je dodana akcija, ki jo je omogočeno priklicati preko ikone s št. 7 in omogoča avtomatično spremembo statusa aktivnosti investicijam v teku iz aktivno=0 na aktivirano=7, ki imajo seštevek računov usklajen s seštevkom vnesenih osnovnih sredstev v register. Razlika je 0 in seštevek računov različno od 0.
Slika 2: Modul investicij v teku z ikono št. 7, ki omogoča avtomatično spreminjanje statusa glede na Razliko
V spodnjem delu pa je pregled razdeljen na:
- - V levem zavihku je prikaz računov, ki imajo vpisano šifro investicije v teku.
Podatki so delno iz glave in delno iz pozicije računa.
Datum veljave računa se upošteva iz pozicije računa. Prikazani so knjiženi računi (status 9).
Podatki iz računa:
- protikonto iz pozicije računa, znesek pozicije računa v EUR, ki je lahko tudi negativen (breme-dobro), stroškovno mesto iz pozicije, števec računa, datum veljave, dob. št. računa, datum računa, znesek iz glave računa in deviza, status računa, zaporedna št. računa.
Na desni klik v povezave dodati vse pozicije računa.
- - V desnem zavihku je vpogled v register Osnovnih sredstev, ki so nastale na podlagi investicije v teku na katerem stoji pregled.
Vpogled v podatke osnovnih sredstev. V tabelo registra, ko je knjiženje izvedeno in v vhodno tabelo vnesenih novih nabav osnovnih sredstev pripravljenih za knjiženje. Prikazani so podatki kot so inventarna št., nadrejena inv. številka, naziv, vsa konta, stroškovno mesto, nahajališče, vrednosti, amortizacijska skupina, stopnja, datum aktiviranja... in številko investicije v teku ID na kateri stoji program.
Modul omogoča tudi dodajanje priponk za investicije v teku in vpogled na priponke prejetega računa, ki so bili za posamezno investicijo prejeti (ikona priponk - omogočen izbor med priponkami dokumenta in priponkami prejetih računov).
Slika 3: Modul investicij v teku
Izpisa:
Na desni klik in ikono tiskalnik je omogočen izpis kartice investicij v teku. Na poročilu so zajete tiste investicije v teku, ki so bile izbrane na vsaj eno pozicijo knjiženega računa. Na izpisu so podatki o investicijah v teku in podatki o povezanih računih (številke računa, partner, datumi, znesek računa, znesek na poziciji), spodaj seštevek pozicij računa.
Drugi izpis na desni klik pa je izpis seznama - poročilo, seznam o investicijah v teku.
Slika 4: Izpis seznama investicij v teku
Program NABAVA:
Nabava - pozicije naročilnic:
- možnost odprtja polja na poziciji naročilnice s pomočjo na šifrant investicij v teku - ponudijo se vnesene investicije v teku s statusom <>'9'.
polje INVEST_ID - JE_SQL('OS_INVEST';'';'';'';.T.)
Program Zajem prejetih računov:
- pozicije prejetih računov - nova pomoč na polju INVEST_ID - ponudijo se vnesene investicije v teku s statusom aktivnosti različno od '9'=neaktivno.
- dopolnjen postopek kreiranja pozicij iz povezanih naročilnic (ikona 3), da se vpiše še podatek investicij v teku iz izbrane naročilnice. V primeru, da se povezave izvajajo na druge načine je potrebno šifro investicije v teku na poziciji vnesti. Vnesemo jo samo na poziciji, ki bo kasneje osnova za aktiviranje osnovnega sredstva. Na poziciji davka (DDV) kjer imamo pravico do odbitka šifre investicije v teku ne vnašamo.
Slika 5: Prejeti računi in vnos šifre investicije na pozicijo računa
AKTIVIRANJE investicije v teku:
Uporabnik vstopi v meni Dokumenti / Nove nabave.
Polje za vnos številke investicije v teku je dodano na drugo mesto (za inventarno številko). Polje je aktivno za vnos v primeru vključene opcije. Pomoč na polju omogoča vpogled za izbrano investicijo v teku, kakšna je vrednost na knjiženih prejetih računih, kakšna je vrednost na že vpisanih osnovnih sredstvih v programu OS in kakšna je razlika.
Slika 6: Aktiviranje investicij v teku (vnos nove nabave)
Program za aktiviranje ponudi tiste šifre investicij v teku, ki imajo povezan vsaj en prejeti račun s statusom knjiženo.
Uporabnik izpiše zapisnike o aktiviranju v meniju Nove nabave. Nove nabave tudi potem knjiži in s tem se prenesejo v register osnovnih sredstev, tabelo kartice OS, glavno knjigo....
Ko v celoti razporedi investicijo v teku na nova osnovna sredstva se naj spremeni status aktivnost v 7=Aktivirano (dodatni meni Sprememba statusa ali ikona št. 7).
Podatek investicije v teku se prenese tudi v tabelo Register osnovnih sredstev in tabelo knjižb osnovnih sredstev (OS_REGISTER, OS_VKNJIZ1).
Ko je osnovno sredstvo knjiženo je vključeno tudi v poročilo Register osnovnih sredstev in nastale knjižbe se bodo prenesle v glavno knjigo
(breme konto nabavne vrednosti, protikonto je konto investicij v teku).
Slika 7: Aktivirana investicija v teku