Pri uvozu moramo biti pozorni na izbrano leto na vstopnem oknu. V primeru, da imamo v excel preglednici postavke za več let, se uvoz ne bo izvedel.
Narediti je potrebno ločene excel-e po letih. Kontrola se izvaja na izbrano leto okna za uvoz.
Glede na predpripravljene podatke v xcel-u moramo določiti, kakšen podatek se nahaja v posameznem stolpcu. V primeru, da tega podatka nimamo, stolpca ne potrdimo s kljukico oziroma izberemo prazno.
Slika 2 - Primer excel tabele za uvoz podatkov
Slika 3 - Imenovanje polj za prenos
Opozoriti je potrebno na nekaj posebnosti:
1. V prvi vrstici Excel-a morajo biti navedena imena polj. Prve vrstice Excelove tabele program ne uvaža.
2. V primeru, da v polju Breme in Dobro ni vpisanih zneskov, se uvoz teh postavk iz excel-a ne bo izvedel.
3. V tekstovni tabeli se uvozijo vse vrstice, tudi prva.
4. Datum je lahko zapisan v obliki DD.MM.LLLL ali LLLLMMDD.
5. Znesek je lahko zapisan v obliki 999,99 ali 999.99.
6. Tekstovna datoteka mora uporabiti za ločilo med polji znak podpičje (;), znak # ali Tab.
7. Datoteko excel moramo pred uvozom »očistiti« vseh formul, vmesnih seštevkov.
Kako očistimo datoteko?
1. Osnovni pripravljeni excel kopiramo - copy vseh podatkov.
2. Odpremo nov excel (nov list ni dovolj) in prilepimo podatke. Pri tem obvezno izberemo Posebno lepljenje in Vrednosti.
3. Preverimo davumska polja, popravimo obliko celic, če je na priumer datum neustrezno prepisan.
Očiščeno datoteko potem uvažamo v program.
Tekstovna datoteka ne sme imeti naslovne vrstice.
S klikom na gumb V redu se prenos izvede. Ob uvozu se izvajajo kontrole na šifrante in na zaključena obdobja (datum veljave, davčni datum).
Če podatek v katerem od stolpcev za uvoz ni ustrezen, se prenos ne izvede, program pa javi napake. Potrebno je dopolniti šifrant ali popraviti podatke v Excelu. V primeru, da temeljnica ni saldirana, se prav tako prenos ne bo izvedel.
Če se Glavna knjiga ne vodi po stroškovnih mestih (XSTRM_GK=.F.) se kontom, ki so v kontnem načrtu označeni, da se spremljajo po stroškovnih mestih, iz excelove tabele prepiše tudi podatek o stroškovnem mestu. Ob knjiženju take temeljnice se izvede prenos v paket Spremljanje projektov in se postavki POBRIŠE podatek o stroškevnem mestu. Pobrisati se mora zato, ker morajo biti pri zaključku razredov 4,7 in pri zaključku leta v primeru, ko se Glavna knjiga ne vodi po stroškovnih mestih, ti podatki prazni.
Če je vpisan razdelilni ključ, se postavka iz excela ob uvozu razdeli na toliko postavk, kolikor je stroškovnih mest. Pogoj za delitev je, da ima razdelilni ključ razdeljenih vseh 100%.
Če je vklopljena opcija vnosa podatkov v Spremljanje projektov takoj ob vnosu temeljnice (XEN_ST=.T.) se podatki ob uvozu temeljnice zapišejo le v Glavno knjigo, ob knjiženju temeljnice pa se prenesejo še v paket Spremljanje projektov.
Program pa gleda tudi zaprto davčno obdobje. Če imamo oktober zaprt in danes,
novembra, uvažamo temeljnico, bo na vse davčne konte dal datum 1.11.2017 (prvi
dan naslednjega odprtega obdobja).
Temeljnica se vedno uvozi med neknjižene temeljnice uporabnika (tudi če je vklopljena opcija takojšnjega knjiženja temeljnic XTAKOJ_KNJ=.T.).
Devizni zneski se uvozijo, če je vklopljeno spremljanje deviznih zneskov v Glavni knjigi (XDEVRAC=.T.) in je konto v naboru kontov, kjer se spremljajo devizni zneski v glavni knjigi (XKDEVRAC).