Fakturiranje: Fakture iz dobavnic
Meni je namenjen za avtomatično formiranje faktur iz dobavnic, ki jih pripravi drug sistem oz. iz dobavnic, ki se pripravijo v Materialno/Blagovnem knjigovodstvu v meniju Dobavnice in so tako pripravljene za zbirno fakturiranje.
Gre za navadno zbirno fakturiranje, ki združuje vse še ne-fakturirane dobavnice do datuma, ki ga določimo.
Priprava faktur pomeni avtomatsko formiranje faktur iz dobavnic. Podatki za fakturo se združujejo glede na enake prodajno plačilne pogoje. Zbirne fakture izdelamo avtomatsko preko menija na desni klik Dobavnice za zbirne fakture.
Slika 1 - Izbor in priprava zbirnega računa iz dobavnic
Ročni vnos zbirnih faktur ni možen, saj se zbirne fakture generirajo avtomatsko.
Ročno dodajanje pozicij je nadzorovano s sistemsko nastavitvijo XZBDODAJ, ki omogoča nadzorovano dodajanje artiklov na že ustvarjeno zbirno fakturo ne glede na status zbirne fakture. Sistemska nastavitev ima lahko naslednje vrednosti:
0 - na zbirno fakturo ni dovoljeno dodajati artiklov
1 - na zbirno fakturo je dovoljeno dodajati artikle - prikaže se obvestilo da je pozicija finančna (če gre za artikel s spremljanjem zalog)
2 - na zbirno fakturo je dovoljeno dodajati artikle brez spremljanja zalog (samo finančne artikli)
Privzeta vrednost nastavitve je 1. Nastavitev lahko ureja MIT.
Kriteriji za združevanje oz. ločevanje dobavnic na isto fakturo v določenem obdobju so:
organizacijska enota (če je ta opcija vključena) plačnik stroškovno mesto (če je ta opcija vključena) oznaka dobavnice dni za valuto konto kdaj faktura (možne vrednosti):
0 - pomeni ena dobavnica je ena faktura
1 - pomeni, da bo dokument samo dobavnica
2 - ob prvem fakturiranju vrsta fakture denarna enota datum odpreme
Pri zbirnem fakturiranju je pomemben podatek kdaj se dobavnica fakturira. Možni vnosi v to polje so (vrednosti polja Kdaj_fa):
Korekture izvajate lahko le na neknjiženih dokumentih. Pri tem je možno popravljati le določena polja v glavi zbirne fakture. To so polja dni za valuto, referent, tip dokumenta, jezik (v kolikor so ta polja na pregledu). Na pozicijah fakture korekture niso možne.
V primeru opustitve korektur, program ne shrani opravljenih korektur. Brišete lahko le neknjiženo zbirno fakturo (brisanje je vezano na geslo) s pritiskom na tipko F2. Ponudilo se vam bo okno za potrditev izbora brisanja z možnostjo določitve intervala zaporednih številk zbirnih faktur. Uporabnik lahko briše samo zbirne fakture, ki jih je izdelal sam.
V primeru, da zbirna faktura že ima dodeljeno številko (izpis s potrditvijo) se tak dokument pojavi na pregledu brisanih dokumentov. Izpis zbirne fakture izvedete s pritiskom na tipko F5.
Pri zbirnem fakturiranju je pomemben podatek kdaj se dobavnica fakturira. Razlika med prvim in drugim načinom je v različnem času formiranja dokumentov.
Če imamo možnost izdelave dobavnic iz nalogov za odpremo, ki jih pripravi prodajni oddelek, bo vrednost 0 v "Kdaj fakture" na nalogu za odpremo povzročila, da bo nastala dobavnica in faktura, ki bosta imeli enako številko in se bosta knjižili hkrati (prvi način!)
Pri zbirnem fakturiranju (vse še nefakturirano) je datum nastanka obveznosti plačila (DUR) enak dnevu, do katerega zbirno fakturirate.
Če nastane na fakturi pozicija, ki ima količino nič, se taka pozicija briše. V kolikor so vse pozicije s količino nič, se faktura ne izdela. V polje "Opombe" na dobavnici se vpiše številka fakture, ki bi ji dobavnica pripadala, če se pozicije ne bi med seboj izničile, v polje "Faktura" pa se vpišejo devetice (999999999).
Določitvena polja pred samo izdelavo faktur iz dobavnic so: | Polja |
Opis |
| Obdobje od |
datum, od katerega se opoštevajo dobavnice glede na datum odpreme (datum je lahko tudi prazen) |
| Obdobje do |
datum, od katerega se opoštevajo dobavnice glede na datum odpreme. Če vpišemo samo ta datum se prikažejo še vse nefakturirane dobavnice do izbranega datuma. |
| Dat.fakture |
datum računa, vnos ni obvezen; če je prazen, je datum računa dejanski datum izpisa, sicer se vpiše datum, ki ga določite |
Oznaka |
oznaka dobavnic, za katere naj se naredijo zbirne fakture (* pomeni vse) |
Plačnik |
šifra plačnika, za katerega naj se pripravijo zbirne fakture (* pomeni vse) |
Referent |
šifra referenta, ki se prenese za podpisnika fakture (polje se ne pokaže če referent
ni vnosno polje za fakturo) |
Izdelava |
(.) vse nefakturirano ( ) DBP/BMP |
Zbirne fakture nastanejo iz dobavnic določenega obdobja glede na podatek, kdaj se dobavnica fakturira.
DBP/BMP pomeni, da se fakturirajo samo dobavnice z oznako, da je dobropis ali bremepis. Iz ene dobavnice, ki ima oznako DBP ali BMP, nastane ena faktura DBP ali BMP.
Pri opciji enotnih napisov na vseh zbirnih fakturah enega obdobja je dodana možnost vnosa tega besedila, ki ga lahko prednastavimo v datoteki Napisi na dokumentih (V polje "Vrsta dok." morate vnesti oznako "ZB".) Ponujeno prednastavljeno besedilo lahko spremenimo ali brišemo. Na vse novo nastale fakture se bo prenesel enak tekst.
|
|