Fakturiranje: Pogodbe za avtomatsko fakturiranje
Opcija OFA 730 omogoča pripravo faktur za pogodbeno dogovorjeno obdobno fakturiranje storitev z možnostjo dodajanja pozicij, ki niso predmet pogodbe. Omogoča izdelavo faktur na podlagi pogojev ki so vpisani v pogodbah (količina, cena, datum, veljavnosti, valuta, transakcija, rok plačila, ...).
Opcija zahteva vklop menija Datoteke\Pogodbe za avtomatsko fakturiranje ter nastavitev sistemskih nastavitev FA\XDOD_DF in VSI\XPOGTIPAKC. Preverite tudi sistemsko FA\XFAPGIZR, ki skrbi za zaokrožitev cene pri preračunu.
Nastavitev Fakture - dodatni meni za fakture
- vnos zneska za fakturo
- fakture iz pogodb
Nastavitev Pogodbe PPS - tip akcij (VSI\XPOGTIPAKC)
- na pozicije pogodb ni možno vnašati akcij
- na pozicije pogodb možen vnos količinske lestvice - cenovna lestvica s kriterijem po količini
- na pozicije pogodb možen vnos datumske lestvice - akcijski cenik
- kombinacija 1 in 2 (PRIVZETO)
- Izjema pri opciji fakture iz pogodb
Vstop v šifrant se prične s pogovornim oknom, ker določimo pregled pogodb za posameznega partnerja, konkretno pogodbo ali ustrezen status (aktivne, neaktivne ali pogodbe v pripravi).
Šifrant se loči na glavo dokumenta - pogodbe in pozicije pogodb.
Glava pogodbe
V glavi pogodbe določimo partnerja in osnovne podatke za pripravo fakture.
Podatka Popust in Rabat, ki sta na voljo v glavi ponudbe, se uporabljata le kot pomočnika pri vnosu pozicij. Nobeden od teh podatkov se kasneje pri fakturiranju ne bo upošteval.
Slika 1 - vnosna polja za določitev glave fakture iz pogodbe
Med polja za vnos glave je mogoče dodati prejemnika računa in/ali prejemnika blaga. Če sta dodana, se prenese/ta na račun.
Pozicije pogodbe
Na pozicijah pogodbe določimo storitve, ki jih bomo zaračunavali našim partnerjem.
Popust in rabat se ponudita taka, kot sta določena v glavi pogodbe. Lahko jih spremenimo.
Datume lahko določimo ali jih pustimo prazne. Obvezno moramo določiti planirane količine. Če gre za planirano letno količino, ki jo bomo fakturirali po dogovorjenih obdobjih, količino pustimo prazno in postopek nadaljujemo preko desnega menija.
Slika 2 - določitev pozicij
Na desnem meniju je na voljo meni Fakture iz pogodb\Preračun iz letne količine v količino za fakturo. Ponudi se pogovorno okno, na katerem izberemo preračun na mesec, kvartal, polletje ali letno količino. Po potrditvi bodo nastale nove pozicije za artikel na katerem je bil kazalnik v trenutku izbire desnega menija na podlagi katerih se bo izdelala faktura.
Postopek ponovimo za vsak artikel posebej. Delitev je lahko za vsak artikel drugačna.
Slika 3 - delitev letne količine na mesečne, kvartalne ali polletne
Na desnem meniju je na voljo tudi meni Spremembe cen artikla. Cene se bodo spremenile na osnovni poziciji in na vseh pozicijah na podrejenih pogodbah, ki ustrezajo izbiri (ne glede na ceno ali samo artikle, ki imajo enako ceno.
Slika 4 - sprememba cene artikla